Mehr Produktivität, Flexibilität und Sicherheit im Arbeitsalltag

Sichere IT und ergonomische Ausstattung für alle Arbeitsorte

Eine leistungsfähige IT-Ausstattung ist schon lange Standard für das sogenannte Knowledge Work – im Büro und unterwegs. Arbeitgeber müssen für alle gegebenen Arbeitssituationen passende Geräte und Services bieten: Notebooks, Smartphones und Tablets, LAN, WLAN und Voice over IP (VoIP) sowie die notwendigen Voraussetzungen für virtuelle Meetings. Bei alldem muss die Cybersicherheit sichergestellt sein. Verantwortliche müssen die Rahmenbedingungen für mobile Arbeitsplatzumgebungen schaffen und besonders auf die zunehmende Flexibilität reagieren: Wenn Mitarbeitende keinen zugeteilten Arbeitsplatz mehr haben, sondern wahlweise zu Hause, mobil, am Schreibtisch im Büro oder in einem Co-Working-Bereich arbeiten, betrifft diese variable Arbeitsweise nicht nur die Cybersicherheit, sondern auch Einrichtungen wie ergonomische Bürostühle, höhenverstellbare Schreibtische oder mobile Geräte in firmenfremden Netzwerken.

Zusätzlich gilt es, soziale und psychologische Faktoren zu berücksichtigen: Remote an einem Meeting teilnehmende Mitarbeitende dürfen sich im Vergleich zu den vor Ort arbeitenden Kolleginnen und Kollegen nicht benachteiligt fühlen. Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten sollten bereitgestellt werden, damit die Mitarbeitenden produktiv und zufrieden arbeiten können.

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Das Büro war häufig auch Statussymbol des Mitarbeitenden im Unternehmen. Ab einer gewissen Hierarchieebene bestand Anspruch auf ein Einzelbüro. Moderne Bürolandschaften sollten heute idealerweise nicht mehr hierarchisch, sondern funktional, ökonomisch und attraktiv gestaltet werden: Intelligent positionierte Funktionselemente können die offene Bürolandschaft flexibel zonieren und den Raum aufteilen, Transparenz und Sichtachsen schaffen. Arbeitgebende, die diese Anforderungen als Chancen verstehen, können so die Leistung, Kreativität und Kommunikation ihrer Belegschaft erhöhen.

Ein klassisches Bürogebäude kann durch eine funktionale Umgestaltung zu einem Campus werden: Statt Einzel- und Großraumbüros wird dieser von offenen Büroflächen mit Desk-Sharing geprägt, das bedeutet, dass die Mitarbeitenden keinen festgelegten Arbeitsplatz haben, sondern sich täglich einen passenden Platz frei wählen können. Hinzu kommen so genannte Co-Working-Zonen, die die flexible Zusammenarbeit im Team sowie gemeinsame Veranstaltungen ermöglichen und den Austausch und die Kreativität fördern.

Gewählt wird täglich der am besten für die aktuelle Aufgabe geeignete Platz. Ein Bonus: Auch Mitarbeitende anderer Standorte, die vor Ort nur sporadisch einen Arbeitsplatz brauchen, finden immer einen geeigneten Platz, um auch als Besucher produktiv zu sein.

Gemeinsam den Wandel gestalten

Die Vielschichtigkeit der Herausforderungen für Akteure im Unternehmen, die sich durch hybrides Arbeiten ergeben, machen es deutlich: Sich auf die neuen Bedingungen einzustellen und sie aktiv zu gestalten, ist keine Aufgabe für einen einzelnen Verantwortlichen, sondern für das ganze Team. Beauftragte für Sicherheit oder für das Personal müssen sich mit dem „New Normal“ ebenso beschäftigen wie IT-Verantwortliche, Corporate Real Estate Manager oder weitere Experten.