Wie sich das volle Potenzial von Collaboration-Tools ausschöpfen lässt

Autor/Redakteur: Sion Lewis, VP EMEA bei GoTo/gg

Corona hat zahlreiche Veränderungen gebracht, vor allem für die Arbeitswelt. Viele Unternehmen stellten auf mobiles und hybrides Arbeiten um. Und das wird auch nach dem Ende der Pandemie so bleiben. Laut einer IDC-Studie im Auftrag von GoTo wird der Anteil der Mitarbeiter, die von zuhause arbeiten, nach Corona bei 27 Prozent liegen. Vor der Pandemie waren es 17 Prozent. Viele Führungskräfte und ihre Teams haben die Vorzüge des Home-Office zu schätzen gelernt und wollen sie in Zukunft nicht mehr missen.

Mit den Remote-Arbeitsplätzen haben die Unternehmen neue Technologien eingeführt, mit denen sich diverse Arbeitsbereiche optimieren lassen. So haben laut Umfrage 29 Prozent der Studienteilnehmer in den letzten anderthalb Jahren in Videokonferenzlösungen investiert, darauf folgen Verwaltungs- und Sicherheitssysteme für Endgeräte (26 Prozent) sowie deren Upgrades (25 Prozent). 24 Prozent der Befragten haben team-orientierte Lösungen implementiert, und 25 Prozent wollen diese auch künftig verwenden. Voraussetzung für die virtuelle Zusammenarbeit ist jedoch, dass alle relevanten Funktionen zum Einsatz kommen.

Tool-Funktionen kennen und nutzen

Um die Collaboration-Lösungen optimal in Arbeitsprozesse einbinden zu können, müssen die Mitarbeiter wissen, welche Möglichkeiten sie bieten. Das beginnt schon mit der Videokonferenz: Das Stummschalten von Meeting-Teilnehmern, das virtuelle Handzeichen bei Wortmeldungen, das Teilen des eigenen Bildschirms, die Aufnahmefunktion oder das Weichzeichnen des Hintergrunds – all dies sind Basics, die jedem regelmäßigen Nutzer vertraut sein sollten. Etwas anspruchsvollere Funktionen sind etwa digitale Whiteboards, auf denen sich Ideen „zu Papier“ bringen und anschließend als PDF speichern lassen. Und mithilfe von sogenannten Break-Out-Rooms können die Teilnehmer in kleinere Arbeitsgruppen eingeteilt werden.

Neben Videokonferenzen weisen Collaboration-Lösungen jedoch noch eine ganze Reihe weiterer Funktionen auf – etwa den unternehmenseigenen Chat. Zur Vermeidung langer E-Mail-Verläufe ist die Gruppenkommunikation über diesen Kanal eine sinnvolle Alternative. Gerade für die morgendliche Begrüßung oder schnelle Absprachen bieten Chats deutliche Vorzüge im Vergleich zur klassischen E-Mail. Sie fördern den Zusammenhalt im Team sowie den gegenseitigen Austausch. Die Option, den eigenen Status auf “online”, “nicht erreichbar” oder “nicht stören” zu setzen, ist ebenfalls hilfreich. Die Nutzer können außerdem Nachrichten im Chat mit „Likes“ oder Quick Reactions kommentieren sowie Dokumente gemeinsam bearbeiten.

Viele Collaboration-Tools verfügen zudem über eine Telefonanlage. Gerade bei kurzen Absprachen ist nicht immer ein Videomeeting erforderlich. Anrufe bleiben weiterhin ein wichtiges Tool für die interne und externe Kommunikation. Ist eine entsprechende Funktion in der gewählten Lösung integriert, können sich die Mitarbeiter schnell und unkompliziert gegenseitig kontaktieren – über eine einzige Plattform.

Trainings und Know-How-Transfer

Um das volle Funktionsspektrum ausschöpfen zu können, müssen die Mitarbeiter entsprechend geschult werden. In gezielten Trainings lernen sie, wie sie das Potenzial der Collaboration-Lösung bestmöglich nutzen können. Das gilt vor allem für den effizienten Know-how-Transfer innerhalb des Unternehmens. Denn wenn jeder nur seine Arbeit erledigt, kann es passieren, dass sich verschiedene Mitarbeiter gleichzeitig mit der Lösung desselben Problems befassen. Durch den Einsatz von Collaboration-Tools und Best Practices können Firmen den Austausch fördern und auf diese Weise Arbeitsabläufe und Teamwork optimieren.