Prozesse mit elektronischer Signatur konsequent digitalisieren
Autor/Redakteur: István Lám, CEO der Tresorit AG*/gg
Geringere Kosten, ortsunabhängiger Zugriff, höhere Effizienz – die Vorteile des digitalen Büros liegen auf der Hand. Doch wer über Smartphone und Co. die Kommunikationsprozesse eines Unternehmens verbessern will, braucht einen holistischen Ansatz.
Schon seit vielen Jahren träumen Unternehmen vom papierlosen Arbeiten. Sie haben große Summen in Dokumentenmanagement- und Archivsysteme investiert. Doch dem Ziel näher brachten sie erst die Notwendigkeiten der Corona-Pandemie. Diese hat bewirkt, was viele lange für unmöglich hielten: den flächendeckenden Einsatz digitaler Arbeitsplätze. Zahlreiche Unternehmen arbeiten seither auch mit Lösungen für elektronische Signaturen. Allzu oft jedoch wirken diese wie ein Fremdkörper und finden vielerorts wenig Anwenderakzeptanz. Es mangelt entweder an Nutzungsfreundlichkeit oder Integrationsmöglichkeiten in bestehende Abläufe.
Dabei könnten die Unternehmen große Effizienzgewinne erzielen, wenn sie elektronische Signaturen in den Arbeitsalltag integrieren würden. Denn nicht nur in der Beschaffung, sondern auch im Personalwesen oder zum Schutz geistigen Eigentums beim Austausch mit Partnern und Lieferanten bieten elektronische Signaturen Vorteile. In der Tat ließe sich jede Art von geschäftlicher Transaktion damit einfacher, schneller und (rechts-)sicherer ausführen. Unternehmen profitieren unter anderem von:
- effizienteren Workflows
- verringerten Kosten
- kürzeren Suchzeiten für Dokumente
- einfachem Zugriff auf Dokumente unabhängig von Zeit und Ort
- einfacherer Durchsetzung firmeninterner Compliance-Richtlinien
- höherem Datenschutz-Niveau
Kosten und Technik sind kein Hindernis mehr
Den Rechtsrahmen dafür setzt die „Verordnung Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG“, auch unter dem Kürzel eIDAS-Verordnung bekannt. Mit dem eIDAS-Durchführungsgesetz und dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) vom 18. Juli 2017 hat Deutschland die EU-Vorgaben in nationales Recht übernommen.
Seither müssen Unternehmen keine teure und komplizierte Infrastruktur mehr aufbauen – auch nicht, um den höchsten Standard elektronischer Unterschriften, die so genannte qualifizierte elektronische Signatur (QES), auf geschäftskritische Dokumente anzuwenden. Dazu zählen Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Personalakten und andere Inhalte. Unternehmen können heute also Cloud-Services für elektronische Signaturen rechtssicher nutzen, sofern deren Anbieter die Auflagen der eIDAS-Verordnung erfüllen.
Unternehmen brauchen einfache und qualifizierte eSignaturen
Damit sind aus Anwendersicht die technischen und finanziellen Hürden beseitigt. Allerdings bleibt die Frage, in welchen Fällen die Unternehmen welche Art elektronischer Signatur anwenden müssen. In einigen Fällen ist die Gemengelage aus rechtlicher Sicht noch nicht eindeutig geklärt.
Benötigt wird die qualifizierte Signatur zweifellos in Wirtschaftssektoren, die auf Geheimhaltung ihrer Dokumente angewiesen sind, etwa im Gesundheitswesen, der Finanz- und Pharmaindustrie oder im Rechtswesen. Besonders im Fokus stehen dabei Personalprozesse. Erste Urteile, zum Beispiel des Arbeitsgerichts Berlin, zu einem befristeten Arbeitsvertrag (28. September 2021, Az: 36 Ca 15296/20) oder des LAG Berlin-Brandenburg (16. März 2022, Az: 23 Sa 1133/21), weisen darauf hin, dass entsprechende Verträge ohne den Einsatz einer QES unwirksam seien. Dies verwundert nicht, stellt doch der Gesetzgeber nur QES der Schriftform auf Papier gleich (vgl. § 126a des BGB).
Flächendeckend sind elektronische Signaturen in Sachen Justiz, Steuer und Sozialversicherung im Einsatz. So müssen etwa seit Anfang 2022 alle Arbeitgeber ergänzende Unterlagen zu den Entgeltunterlagen in elektronischer Form vorhalten. Dies steht im engen Zusammenhang mit der ab 1. Januar 2023 vorgesehenen Verpflichtung zur Teilnahme an der „elektronisch unterstützten Betriebsprüfung“ (euBP) durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV). In deren Rahmen sind zahlreiche Informationen und Belege elektronisch aufzubewahren und vorzulegen. Solche elektronischen „Unterlagen mit Unterschriftserfordernis“ müssen Arbeitgeber mit einer elektronischen Signatur versehen. Dabei empfehlen die gesetzlichen Krankenkassen bereits heute den QES-Standard für Internetanwendungen.
*Hinweis: Die genannten Informationen geben Hinweise und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl der Autor sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt hat, kann er keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernehmen. Der Text kann keine professionelle Rechtsberatung ersetzen.
