Mehr Produktivität, Flexibilität und Sicherheit im Arbeitsalltag

Dabei hilft eine Checkliste, die die wichtigsten Anforderungen zusammenfasst:

  1. Die Aufgabe im Team angehen
  2. Die Mitarbeitenden mitnehmen
  3. Klare Richtlinien formulieren
  4. Kultur entwickeln und Gesundheit fördern
  5. Das Vorgehen schrittweise planen

1. Im Team Richtung Zukunft

Um den Arbeitsalltag der Belegschaft auf hybrides Arbeiten einzustellen, sollte ein funktionsübergreifendes Team zusammengestellt werden. Dazu gehören neben der Geschäftsleitung auf jeden Fall Verantwortliche von Real Estate, der Personal- und der IT-Abteilung sowie die Führungskräfte. Nur durch ineinandergreifende, abgestimmte Lösungen ist ein erfolgreicher Wandel möglich.

2. Kollaborative Prozesse statt Top-down-Kommunikation

Eine durchdachte Kommunikationsstrategie gehört zu den Grundlagen des Changemanagements. Da hybrides Arbeiten den Alltag der Mitarbeitenden beeinflusst, sollten im Zuge des Change-Prozesses auch Methoden zur Erfassung von Beiträgen und Stimmungen eingesetzt werden. Eine vorherige Abstimmung der Kommunikation mit der Belegschaft gewährleistet, dass alle Akteure dabei an einem Strang ziehen. Das betrifft insbesondere die Phase, in der die Belegschaft vom Homeoffice an den Arbeitsplatz zurückkehrt.

3. Richtlinien für den Übergang festlegen

Eindeutige Richtlinien helfen bei der Transformation und geben Sicherheit und Orientierung. Verantwortliche sollten etwa von vornherein entscheiden, ob eine Mindestanzahl von Arbeitstagen im Büro vorgeschrieben werden soll. Da alle Vorgaben technische und organisatorische Überlegungen nach sich ziehen, sollte für die Planungs- und Umsetzungsphase ausreichend Zeit einkalkuliert werden.

4. Kulturelle und gesundheitliche Aspekte gehören dazu

Wenn Arbeitsbedingungen sich plötzlich ändern, sind die Folgen auch in Form von kulturellen und gesundheitlichen Auswirkungen spürbar. Verantwortliche müssen deshalb etwa sicherstellen, dass Mitarbeitende auch im Homeoffice oder Mobile Working mit den übrigen Mitgliedern ihres Teams in Kontakt bleiben – selbst, wenn der Zeitpunkt für die Rückkehr ins Büro und die Häufigkeit der Präsenztage sich bei den einzelnen Teammitgliedern unterscheiden. Arbeitgeber sollten den Prozess möglichst proaktiv mitgestalten.

5. Ein Schritt nach dem anderen

Die umfassende Anpassung eines gesamten Arbeitsmodells ist ein weitreichender Prozess. Einige Mitarbeitende kommen mit diesem Wandel besser zurecht als andere. Verantwortliche sollten sich dieser Herausforderungen bewusst sein und zeigen, dass es beim Wechsel zu neuen Arbeitsweisen immer auch darum geht, auszuprobieren und zu lernen. Eine fließende, offene Kommunikation hilft der Belegschaft, alle Schritte mitzugehen und sich selbst als mitspracheberechtigten Teil des Wandels zu verstehen.

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Als Unternehmen sicher und erfolgreich zur neuen Normalität kommen

Der Wandel zu hybridem Arbeiten umfasst mehr als den tageweisen Verzicht auf die Fahrt ins Büro: „New Normal“ bedeutet, dass sich der gesamte Charakter der Arbeit ändert. Verantwortliche im Unternehmen müssen sich bewusst werden, dass dieser Wandel längst kein „Nice to Have“ mehr ist. Insbesondere für junge Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind Möglichkeiten wie individuelle Arbeitszeiten, Homeoffice, mobiles Arbeiten und flexible Arbeitsplatzmodelle bereits selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags und gehören zu den festen Erwartungen.

Um die Wünsche der Belegschaft zu erfüllen und die Voraussetzungen für effiziente Arbeitsergebnisse gleichermaßen zu erfüllen, ist das Smart Office eine wesentliche Voraussetzung. Intelligente Gebäude, vernetzte Systeme und kollaborative Arbeitsmodelle machen aus dem Arbeitsplatz ein Ökosystem, in dem Mitarbeitende sich wohlfühlen und das eine nachhaltige Entwicklung dauerhaft gewährleistet.

Smart-Office-Lösungen von Siemens vernetzen verschiedene Gewerke und Technologien miteinander – so können Unternehmen den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden. Das Konzept umfasst sowohl Hard- und Softwarelösungen für das Internet of Things (IoT) als auch Applikationen und Services, die zusammen mit dem Gebäudemanagementsystem intelligent auf Benutzereingaben und Umgebungsdaten reagieren.

Neben der Sicherheit für alle Mitarbeitenden steht dabei auch die IT- und Cybersicherheit im Fokus. Das Konzept „Security by Design“ gewährleistet, dass Smart-Office-Daten möglichst gut gegen Cybersecurity-Bedrohungen von außen geschützt werden: gegen Hacking und Phishing ebenso wie gegen Trojaner und Viren. Für die Sicherheit der Informationen gilt in diesem Sinne das gleiche wie für die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeitenden: Ein integriertes, ganzheitliches Konzept bietet Unternehmen beste Voraussetzungen, um die Transformation zum „New Normal“ sicher, effizient und erfolgreich durchzuführen.