Die Entwicklung des Modern Workplace

Optimierungspotenzial gibt es dementsprechend noch reichlich und kann anhand eines stufenweisen Plans vorgenommen werden, um eine darauffolgende willkürliche Implementierung von Technologie zu vermeiden und die weiteren Schritte auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und das Geschäftsziel anzupassen. Um den Status Quo der bisherigen Digitalisierung zu ermitteln müssen Unternehmen verstehen, in welcher Phase sich ihre Transformation befindet, um an der richtigen Stelle anzusetzen. Dabei sind folgende Stufen zu beachten:

1. Die Schaffung einer Datengrundlage, in der Informationen kontrolliert, angemessen verwaltet und für alle Teams, die sie benötigen, zugänglich gemacht wird. Diese Stufe enthält die Definition der Kerngeschäftslogik.
2. Das Heranführen der Nutzer an das System, um grundlegende Arbeitsabläufe zu verstehen und wiederholbare Prozesse zu erklären, die Mitarbeiter effektiver arbeiten lassen.
3. Die Automatisierung von Prozessen zur Produktivitätsverbesserung.
4. Die End-to-End-Integration, um Silos aufzubrechen, das Kundenerlebnis mit einzubinden und sicherzustellen, dass Daten von einem Teil des Unternehmens zu einem anderen gebracht werden, damit dieser die nächste Stufe des Prozesses effektiv ausführen kann.
5. das Erreichen eines Zustands, in dem das Unternehmen eine 360-Grad-Sicht auf die Geschäftsprozesse und den Kunden hat. Das Unternehmen kann die Informationen, die es aus nahtlosen, durchgängigen Prozessen gewonnen hat, effektiv zur Entscheidungsfindung nutzen. Das Reporting findet im gesamten Unternehmen statt, nicht nur auf Abteilungsebene. Das Unternehmen ist für eine kontinuierliche Verbesserung gerüstet. Wenn bestehende oder neue Schwachstellen im Prozess aufgedeckt werden, ist der Weg zu ihrer Behebung klar, und es können entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Weniger Komplexität und Kosten, mehr Produktivität und Kundenzufriedenheit

Trotz der immensen Herausforderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt, sind Großbetriebe aufgrund ihrer Ressourcen eher in der Lage, dementsprechende Projekte auf den Weg zu bringen, als der Mittelstand. Dennoch sollten auch diese Unternehmen nicht in digitale Trägheit verfallen. Und zwar nicht nur, weil sie es ansonsten schwer haben könnten, ihre Marktposition zu behaupten, sondern auch, weil die Digitalisierung Vorteile mit sich bringt.

Den Studienergebnissen zufolge konnten lediglich sieben Prozent der Befragten nach der Implementierung von Software keine Erfolge erkennen. Die Mehrheit hingegen, die sich für die Digitalisierung papiergebundener Arbeitsprozesse entschieden hatte, profitiert heute längst nicht nur von kleineren Papierbergen, sondern von Zeiteinsparungen, einer Produktivitätssteigerung im Home-Office, schnelleren Freigabeprozessen, reduzierten administrativen Aufgaben, einer geringeren Fehlerquote und damit natürlich auch von Kosteneinsparungen und einer höheren Kundenzufriedenheit.

Fazit & Ausblick

Nachdem sich erste Maßnahmen zur Bewältigung der Herausforderungen im Home-Office bewährt haben, wird anhand der Studienergebnisse der nächste Schritt in Richtung digitale Transformation deutlich: Das Schaffen eines Modern Workplace, indem Mitarbeiter neuer Technologien und Aufgaben entsprechend geschult und deren Bedürfnisse, die sich aus der neuen Situation ergeben, berücksichtigt werden.

Mit dem krisenbedingten Home-Office wird klar, dass das Arbeiten von zu Hause aus, eine echte Alternative zum Büro darstellt, um das Geschäft aufrechtzuerhalten und um positive Effekte, wie Zeiteinsparungen und Produktivitätssteigerung zu erzielen. Gleichermaßen kann sich jedoch noch nicht jeder Mitarbeiter mit dem Home-Office anfreunden, sei es aus privaten Gründen, dem Bedürfnis nach direktem Kontakt zu den Kollegen oder aufgrund langjähriger angeeigneter Arbeitsgewohnheiten, wie zum Beispiel die Arbeit mit dem Drucker und Unterlagen, die im Büro vorliegen. Daraus ergibt sich seitens Unternehmen der Gedanke, das klassische Büro beizubehalten und es primär für den Austausch zu nutzen und Mitarbeitern die Wahl zu lassen, von welchem Ort aus sie am produktivsten arbeiten. 

Unternehmen, die sich an dieser Stelle jedoch auf der Implementierung von Technologien zur Aufrechterhaltung des Geschäfts ausruhen, schränken das Potenzial zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ein. Klar ist nämlich, dass die Innovationsdynamik weiter anhalten und neue Arbeitsprozesse, Produkte, Dienstleistungen und Geschäftsmodelle auf den Weg bringen wird. Um die Wettbewerbsfähigkeit zu begünstigen, darf der Fokus nicht nur auf dem Menschen oder nur auf der Technologie liegen. Ganze Teams müssen in die weiteren Digitalisierungsprozesse einbezogen werden. Auch die Studie verdeutlicht, dass noch Optimierungspotenzial bei der Schulung der Mitarbeiter und bei der Integration von Technologien, Prozessen und Teams herrscht. Dabei gilt, dass Unternehmen in ihrer Strategie ganzheitlich denken und das Aufbrechen von Silos begünstigen müssen, um einen Modern Workplace der Zukunft zu schaffen.