Die Entwicklung des Modern Workplace

Autor/Redakteur: Peter Fuhrmann, Regional Vice President South Europe & DACH bei Conga/gg

Betrachtet man die Unternehmenslandschaft in Deutschland, wird deutlich, dass die digitale Transformation noch nicht allerorts angekommen ist. Ein Beispiel sind die Gesundheitsämter, die Daten zu Corona-Infektionen größtenteils noch per Fax an das Robert-Koch-Institut übermitteln, wo man sie dann per Hand abtippt. Gleichwohl hat der Umzug ins Home-Office Unternehmen gezeigt, wie der Umstieg auf neue, digitale Arbeitsweisen gelingen kann. Selbst Skeptiker mussten erkennen, welchen Stellenwert die Digitalisierung für die Geschäftsstrategie, und nicht zuletzt die Wettbewerbsfähigkeit hat. Jetzt gilt es, aus der digitalen Trägheit zu lernen. Doch wo setzten die mittelständischen und großen Betriebe bei der Digitalisierung an? Wo gibt es noch Optimierungspotenzial? Welche Ergebnisse konnten erzielt werden? Und welche Schlüsse gilt es daraus zu ziehen?

Bild: Conga

Drucker, Scanner, Laufmappe – schöne, analoge Welt?

Im Auftrag von Conga befragte YouGov rund 1.000 Arbeitnehmer in mittelständischen und Großunternehmen zur Digitalisierung in ihrem Betrieb. Demzufolge sind Drucker, Kopierer und Scanner nach wie vor aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken – und damit ebenso wenig die ausgedruckten Dokumente. Betrachtet man die Studienergebnisse gemäß den unterschiedlichen Abteilungen, sind IT, Vertrieb und Personalwesen diejenigen Teams, die den Drucker täglich oder mindestens mehrmals pro Woche nutzen und damit auch am meisten mit ausgedruckten Dokumenten arbeiten. Dementsprechend abhängig ist man an diesen Stellen – wie im Vertrieb – von der handschriftlichen Signatur.

Auf Basis dieser Erkenntnisse ergibt sich die Frage, wie digitalisiert die internen und kundenbezogenen Prozesse im Unternehmen sind. Die gute Nachricht: Der Anteil der Betriebe, die noch komplett papiergebunden arbeiten, liegt im einstelligen Prozentbereich. Den Löwenanteil, knapp 80 Prozent, machen die Unternehmen aus, die heterogen organisiert sind. Hier sind Prozesse teilweise papiergebunden und teilweise digitalisiert. Geht es um eine vollständige Digitalisierung, ziehen Unternehmen, so die Ergebnisse der Studie, die internen Prozesse (16 Prozent) den kundenbezogenen (elf Prozent) vor.

Die Herausforderungen betreffen alle

Doch was bedeuten diese Ergebnisse vor dem Hintergrund der aktuellen Situation, in der das Home-Office alternativlos bleibt? Zunächst einmal sollte man sich ins Bewusstsein rufen, dass alle Unternehmen, ob Mittelstand oder Großbetrieb, derzeit vor denselben Herausforderungen stehen: So erschwert die Remote-Arbeit die Einholung von Unterschriften sowie die Abstimmung zwischen den Kollegen. Ein weiterer kritischer Aspekt ist der Zugriff auf und die Überprüfung von Daten, die lediglich in ausgedruckter Form vorliegen.

Bislang lag der Digitalisierungsfokus vieler Unternehmen allerdings vielmehr auf dem kommunikativen Austausch und dem Datenzugriff, als auf einer Lösungsfindung für die Unterschriftenproblematik. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand und sind von Seiten mittelständischer und Großunternehmen gleichermaßen zu hören: So lösen Datenschutzprobleme bei rund jedem zweiten Befragten nach wie vor Bedenken aus. Gleichzeitig hemmen Integrationsprobleme zwischen Software, Teams und Prozessen ebenso großflächige Digitalisierungsinitiativen wie das fehlende Technologieverständnis.