Kostenfalle Businesssoftware: Unterlizenzierung und ungenutzte Anwendungen erhöhen Kosten
Autor/Redakteur: Torsten Boch, Senior Product Manager bei Matrix42/gg
Unternehmen haben eine Vielzahl unterschiedlicher Softwarelösungen im Einsatz. Die meisten davon mittlerweile in der Cloud. Doch auch in der modernen Zeit mit florierender Cloud-Nutzung bleibt das Thema „Lizenz-Audit“ eine ein wichtiges Anliegen für viele Firmen. Tritt dabei ans Tageslicht, dass Unternehmen ihre Software nicht oder falsch lizenziert haben, kommen in der Regel hohe Kosten durch eine Nachlizenzierungen auf sie zu. Bei konformer Lizenzpaket-Buchung erhalten Firmen üblicherweise Preisnachlässe. Diese entfallen bei der falschen Lizenzierung. Die Nachzahlungsforderungen, auch für bereits zurückliegende Zeiträume, sind sehr teuer und auf Unternehmensseite nicht in der Finanzplanung enthalten, sodass zusätzliche, ungeplante Kosten auf sie zukommen.
Doch stehen Unternehmen damit nicht allein da. Lösungen für das Software Asset Management (SAM) unterstützen sie dabei, sich auf solche Situationen vorzubereiten und den Einsatz ihrer gekauften Software-Lizenzen im Blick zu behalten. Unterlizenzierung ist also kein Los, dass auf einen fällt. Vielmehr resultiert es aus dem eigenen Fehlverhalten im Umgang mit Softwarelizenzen und einer nachlässigen Dokumentation fortlaufender Verträge und ihrer Änderungen. Geben sich Unternehmen jedoch Mühe und setzen SAM nachhaltig im Unternehmen ein, haben sie nur selten Nachzahlungen durch ein Audit zu fürchten und können signifikant Kosten einsparen.
Audits: kein Zufall, sondern gängiges Verfahren
Das Softwareanbieter die Korrektheit der Lizenzierung verkaufter Software überprüfen, ist ein gängiges Verfahren. Die langjährige Erfahrung hat die Softwareherausgeber gelehrt, dass sie durch die Nachforderungen ein bedeutendes Zusatzgeschäft zum reinen Lizenzverkauf generieren können. Oftmals ist es aufwendig, Neukunden für sich zu gewinnen und vom Kauf zu überzeugen. Bestandskunden hingegen nutzen bereits die eigene Software und Anbieter finden bei der Prüfung fast immer Nutzungsverstöße. Die Rechnung auf Basis von Listenpreisen geht damit auf und ist leicht verdientes Geld vor allem, wenn in den meisten Fällen mehrere Nutzungsjahre geprüft werden.
Gründe für Audits gibt es viele: Softwareanbieter werden hellhörig, wenn es zu medialen Veröffentlichungen zu Unternehmenskäufen oder Fusionen, nicht verlängerten Rahmenverträgen oder diskreten Hinweisen durch verärgerte Mitarbeiter ihrer Kunden kommt. Ist ein Softwareanbieter besonders gewieft, analysiert er sogar, ob seine Kunden allzu zyklisch Lizenzen nachkaufen. Die Informationen nutzen sie, um noch vor der nächsten zu erwartenden Sammelbeschaffung den nächsten Audit anzusetzen und eine mögliche Unterlizenzierung aufzudecken.
Ist das offizielle Schreiben erstmal eingetroffen und die Lizenzüberprüfung in Aussicht stellt, fragen die Anbieter die ersten Informationen ab. Für Softwarenutzer gilt es dann, strukturiert vorzugehen und gebündelt mit dem Absender zu kommunizieren. Ohne eine lückenlose Dokumentation durch ein etabliertes SAM entsteht in den Unternehmen üblicherweise Hektik. Liegen jedoch die validierten Daten über die Softwarenutzung im SAM-System vor, sind Firmen für die Prüfung gut gerüstet.
Unternehmen sind oft überlizenziert
Unternehmen setzen ihre gekauften Lizenzen in vielen Fällen nicht effizient ein. Analysen haben gezeigt, dass mehr als jedes dritte Unternehmen (bis zu 40 Prozent) ihre bereitgestellten Anwendungen kaum oder gar nicht einsetzen. Das führt zu Überbeständen bei Mietlizenzen, Updates oder Wartungsgebühren und dauerhaften unnötigen Mehrkosten. Identifiziert ein Unternehmen jedoch gezielt ungenutzte Software, können sie auf der einen Seite entsprechenden Lizenzen reduzieren und dadurch unnötige Ausgaben für Software einsparen. Auf der anderen Seite hat die Überlizenzierung jedoch den Vorteil, dass eine gegebenenfalls bestehende Unterlizenzierung seltener vorkommt oder im Prüfungsfall der Softwareeinsatz sogar überkompensiert wird.
Das Audit betrifft jedoch nicht nur On-Premises-Lizenzen, sondern auch viele ungenutzte Komponenten im Rechenzentrum sowie in der Cloud. Dort die entsprechenden Ressourcen zu erkennen, ist allerdings komplexer. Dennoch ist es gerade hier den Aufwand wert. Lizenzen für Cloud-Software sind relativ teure Anwendungen für die Infrastruktur. Sie bergen entsprechend großes Einsparpotenzial in Bezug auf Lizenzen und Wartung – von den Betriebskosten für die Hardware sowie den Räumlichkeiten bereits abgesehen.
Fehlender Überblick straft
Unternehmen stehen also grundsätzlich vor der Herausforderung, ihre bestehenden Softwareverträge und die Anzahl der über die Zeit beschafften Lizenzen zu dokumentieren. Denn dies ist die anfälligste Informationsquelle beim Lizenz-Audit. Dementsprechend ist es ratsam, den erworbenen Bestand sorgfältig zu erfassen und fortlaufend zu pflegen wie viele und welche Lizenzen wo im Einsatz sind. Kaufen Unternehmen Lizenzen innerhalb eines Rahmenvertrags, sind bei der Vertragsverlängerung nicht selten Umrechnungen des Altbestandes vorzunehmen.
Weitere Herausforderungen bietet der Geltungsbereich bei Verträgen und Lizenzbeständen. Unternehmen wachsen selten ausschließlich organisch. Kaufen Organisationen andere Unternehmen zu, fusionieren, beteiligen sich oder Spalten Abteilungen ab, kann es in Bezug auf die Lizenzen problematisch werden. Softwareanbieter nutzen diese Anlässe gerne, da sie unternehmensseitig zu besonders unliebsamen Überraschungen im Audit führen können. Es ist also unerlässlich, dass die Fachleute aus dem Rechnungswesen in den Aufbau und die Pflege der sogenannten Lizenzbilanz eingebunden werden, um solche Problemsituationen zu verringern.
Abhilfe durch SAM
Ein verlässliches Bild über den Status der Softwarelizenzierung sowie eventuell bestehender finanzieller Risiken zu haben, ist vor allem für die Geschäftsleitung des Unternehmens von großer Bedeutung. Daher ist es zu empfehlen, im Bereich IT-Service-Management (ITSM) verantwortliche Rollen zu definieren, die sich um das SAM kümmern. Ebenfalls ratsam ist das Aufsetzen effektiver Prozesse entlang des gesamten Software-Lebenszyklus, um die dauerhafte Dokumentation zu gewährleisten. Das umfasst sowohl die Beschaffung als auch die Bereitstellung der Software und betrifft auch die Fachabteilungen, die letztlich Transparenz über die verursachten Kosten haben sollten.
Eine SAM-Lösung begleitet diesen organisatorischen Prozess. Sie unterstützt dabei, viele Routineaufgaben wie die Lizenzverteilung zu automatisieren und die Veränderungen im technischen sowie vertraglichen Bestand zu dokumentieren. Damit lässt sich der Softwarebestand proaktiv optimieren – idealerweise eng integriert in einer ITSM-Lösung. Langfristig senkt dies die laufenden Kosten und vermeidet das Risiko einer Unterlizenzierungen, während es gleichzeitig die notwendigen Informationen für die nächste Lizenzprüfung bereithält, um jederzeit gelassen Auskunft geben zu können.
