Lizenzmanagement strategisch nutzen

Autorin/Redakteur: Eva Balderi, Business Unit Leitung Software Asset Management bei Axians IT Solutions/gg

Als rein taktische Maßnahme dient Software Asset Management (SAM) dazu, dem Druck von Audits und Compliance standzuhalten. Immer mehr Unternehmen verleihen solchen Projekten aber auch eine strategische Komponente und verfolgen damit einen ganzheitlichen Ansatz, der über den Abgleich vorhandener IT-Lizenzen mit der tatsächlichen Nutzung hinausgeht. So lassen sich mit SAM IT-Trends wie Cloud und IT-Security auch komplexe Lizenzierungsstrategien leichter umsetzen.

Für Unternehmen und Behörden ab 250 PC-Arbeitsplätzen wird es zunehmend zur Herausforderung, den SAM-Überblick zu behalten. Virtualisierung, neue Lizenzmetriken und Vertragsformen der Hersteller sowie Cloud-Lösungen gestalten das Lizenzmanagement immer komplexer. Gleichzeitig ist SAM längst Chefsache geworden. Laut einer aktuellen Gartner-Analyse zielen Unternehmen damit nicht mehr nur darauf ab, in Hersteller-Audits zu bestehen, compliant zu sein und Strafzahlungen zu vermeiden, sondern nutzen es auch zur Prüfung der Qualität ihrer IT-Prozesse und als konkreten Beitrag zur Wertschöpfung. Ähnliche Umfragen bei CIOs und anderen IT-Verantwortlichen ergeben ein vergleichbares Bild. Für viele zählt SAM zu den Top 5 der aktuellen IT-Themen.

Experten unterstützen beim ganzheitlichen SAM-Konzept

Die reine Lizenzbilanzierung bleibt weiterhin wichtig, denn sie bildet die Basis eines ganzheitlichen SAM-Konzeptes. Konkrete Wertschöpfung ergibt sich dann beispielsweise aus der Verknüpfung mit den IT-Dauerbrennern Cloud Readiness und Security sowie der häufig fehleranfälligen Datenbank-Lizenzierung (etwa SQL). Aus dem reinen reaktiven taktischen “Zählen, Messen und Wiegen” der Softwarelizenzen und -anwender wird so ein proaktives strategisches Instrument mit dem Potenzial, Mehrwert zu generieren.

Dazu ist es nötig, das Lizenzmanagement als Gesamtes zu betrachten, wozu sich der Workshop eines erfahrenen SAM-Experten anbietet. Dabei analysieren der Experte und die Teilnehmer gemeinsam die Ausgangsituation und stecken Ziele ab. Sie klären, welche Geschäftsmodelle das Unternehmen umsetzen möchte und suchen nach Möglichkeiten, wie IT- und Unternehmensstruktur dabei unterstützen können und entscheiden, wie sie dafür ausgerichtet werden sollten. Das zukünftige Asset Management gliedert sich mit zielgerichteten Maßnahmen und einer klaren Planung in diese Vorhaben ein.

Fundierte Datenbasis schaffen

Wichtiger nächster Schritt auf dem Weg zum ganzheitlichen SAM-Konzept sind kaufmännische und technische Analysen, die die Datenbasis für die folgenden Maßnahmen schaffen. Dazu werden detaillierte Vertrags- und Lizenzdaten gesammelt und gleichzeitig eine technische Bestandsaufnahme aller Installationen und Zugriffe der Infrastruktur durchgeführt. Schon bei dieser Datenerhebung ist es zielführend, wertvolle Informationen für eine spätere Optimierung festzuhalten. Dadurch lässt sich eine reproduzierbare Vorgehensweise für eine nachhaltige Datenverwaltung sicherstellen.

Anschließend vergleichen SAM-Experten die kaufmännischen und die technischen Daten, also die gültigen Lizenzmetriken der Hersteller und die eingesetzte Software, und erstellen daraus eine Lizenzbilanz. Hier setzt die ganzheitliche Betrachtungsweise an, bei der aus den erhobenen Daten ein echter Mehrwert generiert wird. Sie dienen dann als Informationsquelle für IT-Trendthemen, die im ersten Moment gar nicht so viel mit SAM zu tun zu haben scheinen.