Geschäfts- und Finanzpläne in Echtzeit synchronisiert
Autor/Redakteur: Martin Farjah/gg
Sensible Daten wie Geschäfts- sowie Finanzpläne verlangen im Rahmen einer gemeinsamen Bearbeitung beziehungsweise Lagerung auf Festplatten ein höchstes Maß an Sicherheit gegenüber Angriffen von außen. Denn im Falle des Datenraubs oder Ausspionierens kann der Schaden für das Unternehmens erhebliche Folgen haben: Einerseits ist das Vertrauen zum Mandanten zerstört, ferner kann der Ruf des jeweiligen Büros in der Öffentlichkeit erheblich leiden. Auch die ENECA Management- und Beteiligungs-GmbH, die sich speziell auf Finanzierung und Förderung junger Unternehmen spezialisiert hat, sah sich im Brennpunkt der hochaktuellen Themen zum “Datenschutz” und “Ausspähaffären” dazu veranlasst, für ihre tägliche Arbeit intelligente Tools im Rahmen des Dokumentenmanagements einzusetzen. Daher führte das Unternehmen im September 2013 für internen Prozesse das Software-Tool eDocSync ein, welches nicht nur die gemeinsame Arbeit an einem Dokument stark vereinfacht, sondern auch für sichere Verschlüsselung und Dokumentensynchronisierung in Echtzeit sorgt. Tom Zeller, Geschäftsführer von ENECA, kann ein positives Fazit ziehen: “Die gemeinsame Arbeit an Projekten wurde durch eDocSync extrem vereinfacht und ist weniger zeitintensiv. Durch sichere Verschlüsselungsmechanismen und die Lagerung der Daten auf den Rechnern der Clients und nicht in einer externen Cloud, versichern wir zudem unseren Kunden, dass wir auf einer vertrauensvollen Basis arbeiten”, erklärt Tom Zeller, Geschäftsführer von ENECA.
Die ENECA Management- und Beteiligungs-GmbH engagiert sich bei Startups primär aus dem Umfeld der “Neuen Technologien”. Sie vermittelt Investoren/Finanzierungen, Fördergelder sowie Management Know-how. Gemäß dem Slogan “Gemeinsam wachsen durch erfolgreiche Zusammenarbeit” steht bei dem Unternehmen Vertrauen in die Projektarbeit und gemeinsame Abstimmungen an erster Stelle.
Bei ENECA steht Sicherheit an erster Stelle
Für die gemeinsame Arbeit an Projekten setzte ENECA bislang auf einen zentralen Server, der als In-House-Variante im Einsatz war. Die externen Partner und Firmen bekamen einen Zugang über ein Virtual Private Network (VPN) und hatten somit Zugriff auf entsprechende Projektdokumente. Doch altbekannte Hindernisse wie gesperrte Dokumente durch gleichzeitigen Zugriff eines anderen Mitarbeiters oder vielfache Versionen des gleichen Dokuments führten zu Überlegungen seitens ENECA, eine effizientere Lösung in die In-house-Prozesse zu integrieren. Die gestiegenen Sicherheitsbedürfnisse im Zuge der aktuellen Debatte zum NSA-Skandal waren schließlich für ENECA ausschlaggebend, aktive Recherchen bezüglich innovativer Software-Lösungen anzustrengen. Größtmögliche Abhörsicherheit in der Vermittlung von Kundendaten und effizientes Dokumentenmanagement waren das erklärte Ziel. “Für uns ist die Sicherheit besonders wichtig. Daher verfolgten wir auch von Anfang an nicht den Ansatz, die Daten in einer externen Cloud zu speichern”, so Zeller.
Cloud-Lösung scheidet aus
Gesucht war daher eine Lösung, bei der die Daten auf den Rechnern der Mitarbeiter verbleiben. Sobald eine Datenübertragung erforderlich ist, sollte diese verschlüsselt nach den höchsten Sicherheitsstandards erfolgen. Ein weiteres Ziel für ENECA war, dass alle Mitarbeiter eines Projektes, aber auch Kooperationspartner zeitgleich an ihren Dokumenten arbeiten können und damit auf dem gleichen Wissensstand sind. “Denn diese Strukturierung führt zu einer effizienten Kooperation und spart Zeit und damit auch Geld”, erklärt Zeller.
Eine Cloud-Lösung war aufgrund der Sicherheitsbedenken keine Alternative. Ein Einsatz eines Sharepoint-Servers war für ENECA ebenfalls unbefriedigend aufgrund der hohen Investitionskosten und des beträchtlichen Administrationsaufwands. Nach weiteren intensiven Recherchen wurde das Unternehmen schließlich auf das Kollaborations-Tool eDocSync des französischen Anbieters SyncEvolution aufmerksam. Das Tool war kostengünstig und versprach hohe Sicherheit und schnelle Implementierung.
