KI-Einführung: Erfolgreich ist, wer die Mitarbeiter miteinbezieht
Autor/Redakteur: Daniël Gemke, Practice Lead Adoption & Change Management bei SoftwareOne/gg
Bei KI ist es nicht allein Technologie. Ein ganzheitliches Adoption & Change-Management (ACM) befähigt die Mitarbeiter, die smarten Tools anzunehmen und effektiv zu nutzen.
Viele deutsche Unternehmen betrachten Künstliche Intelligenz (KI) als Chance, wie eine neue Bitkom-Studie zeigt. 15 Prozent haben schon KI-Anwendungen im Einsatz, weitere 28 Prozent wollen sie bald einführen. Microsoft wird den Adaptierungsprozess noch beschleunigen. Mit Copilot hält ein KI-Tool Einzug ins Microsoft-365-Universum, das in vielen Büros zum Einsatz kommen wird. Der Copilot für Microsoft 365 basiert auf einem Large Language Model (LLM). Er ist bereits in zahlreiche Anwendungen integriert, darunter Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und so weiter. Doch ist die Belegschaft auch bereit dafür? Betriebe, die gerade erst die Microsoft 365 Collaboration Suite ausgerollt haben, sollten im Vorfeld unbedingt prüfen, ob sie überhaupt schon gewillt ist, diesen nächsten Schritt zu gehen.
ACM: Schlüsselrolle bei der Mitarbeiterakzeptanz
Zögern die Mitarbeiter noch, bereits eingeführte Anwendungen einzusetzen, dann sind gezielte Maßnahmen nötig. Denn wer neue Tools in den Unternehmensalltag implementieren will, muss bedenken, dass es nicht nur allein um die Technik geht. Ein Unternehmen kann nur dann den Nutzen einer KI-Investition maximieren, wenn es die Menschen von Beginn an einbezieht. ACM unterstützt dabei, den Wandel im Arbeitsleben umzusetzen – und ihn auch anzunehmen. Das ADKAR-Modell hat sich als effektiver Rahmen erwiesen, um dauerhafte Veränderungen zu bewirken. Es beschreibt die fünf Schlüsselelemente, die Menschen benötigen, um erfolgreich zu transformieren: Zunächst gilt es, bei den Mitarbeitern ein Bewusstsein zu schaffen, was das Tool überhaupt kann (Awareness), den Wunsch danach zu wecken (Desire), notwendiges Wissen zu vermitteln (Knowledge), zu befähigen, damit umzugehen (Ability), und es in den Arbeitsablauf zu verankern (Reinforcement). Ein erfolgreiches ACM involviert die Mitarbeitenden aktiv und ermutigt sie, selbstverantwortlich zu handeln.
Risiken verstehen und meistern
Bei der Implementierung von LLM-Anwendungen wie Copilot oder ChatGPT stehen nicht nur die Chancen, sondern auch die Risken im Fokus. Daher sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern klare Richtlinien für den Umgang mit diesen Tools in die Hand geben und sie entsprechend befähigen. Insbesondere bei der Vertraulichkeit und Sicherheit von Daten ist Vorsicht geboten: Informationen, die in KI einfließen, werden vom System weiterverarbeitet und möglicherweise an anderer Stelle preisgegeben. Während zum Beispiel Copilot eine datenschutzfreundliche Politik verfolgt, bergen andere LLM-Tools eventuell Risiken für die Datensicherheit.
Selbst wenn im Unternehmen noch gar nicht geplant ist, KI zu implementieren, brauchen die Beschäftigten ein Verständnis für KI-Systeme, die frei verfügbar sind. Sie müssen verstehen, welche Unterschiede es gibt und welche Risiken für die Firma dadurch entstehen können. Vor allem, wenn sie eigenständig Anwendungen verwenden, die ihnen aus ihrem privaten Umfeld bekannt sind.
Auf den KI-Einsatz vorbereitet sein
Das Thema KI ist für Unternehmen heute kaum noch zu ignorieren. Auch wenn sie nicht vorhaben, intelligente Tools einzusetzen, müssen sie sich damit beschäftigen. Denn früher oder später werden Mitarbeiter die neue Technologie anwenden – ob mit dem Wissen der IT-Abteilung oder nicht. Deshalb sollten Unternehmen rechtzeitig Sensibilität schaffen und den verantwortungsvollen Umgang mit KI schulen. So verringern sie Gefahren und machen sich fit für die Zukunft. Die Implementierung von KI-Tools wie Microsoft Copilot und ChatGPT sollte keine überstürzte Entscheidung sein. Damit sie gelingt, brauchen Unternehmen eine durchdachte Adoption & Change-Management-Strategie, die spezifisch auf die Business-Ziele und die Anforderungen der Belegschaft zugeschnitten ist. Ein kompetenter Dienstleister kann dabei helfen und in allen Transformationsphasen unterstützen.
