Mit optimiertem Software-Portfolio Kosten und Sicherheitsrisiken reduzieren
Autor/Redakteur: Mirco Tirelis, seit 2010 Leiter des SLM Consulting DACH bei SoftwareONE/gg
Ein gut im Unternehmen integriertes Software Lifecycle Management (SLM) maximiert neben einem klar definierten, reduzierten Portfolio den Wertbeitrag der IT erheblich. So lassen sich durch gut gemanagte SLM-Prozesse nicht nur erheblich Kosten sparen, sondern auch Sicherheitsrisiken reduzieren.
Software Lifecycle Management (SLM) bildet den gesamten Lebenszyklus einer Software innerhalb eines Unternehmens ab und beginnt bei der Planung für den Einsatz einer Software, also der Frage, welche Software im Unternehmen genutzt werden soll. Ist diese Entscheidung getroffen – ob durch Fachbereiche oder die IT – ist der nächste Schritt in der Regel die Anschaffung der jeweiligen Software. Ziel dabei ist es unter anderem, die Lizenzierungskosten zu optimieren, zu reduzieren sowie Compliance-Vorgaben einzuhalten. So ergab auch schon eine im Jahr 2016 durchgeführte Analyse von Gartner – die auch auf heute noch genauso übertragbar ist – dass Unternehmen durch SLM durchschnittlich zirka 30 Prozent an Kosten einsparen können. Dazu gehört beispielsweise, Software mit ähnlichen Funktionen aufzudecken, Synergien zu nutzen sowie Transparenz zu schaffen. Zudem helfen speziell auf SLM ausgerichtete Programme dabei Kosten zu reduzieren.
Sparpotenzial erkennen und umsetzen
Wer Software- und Cloud-Portfolio-Ausgaben optimieren möchte, benötigt Transparenz. So ist ein Unternehmen beim Erwerb neuer Softwarelizenzen dazu verpflichtet, diese ordnungsgemäß zu dokumentieren. Vor allem im Falle eines Audits müssen die zuständigen Mitarbeiter eine detaillierte Dokumentation zur Hand haben. Unternehmen, ab einer Größe von 500 Mitarbeiter, sollten SLM priorisieren und relevante Voraussetzungen schaffen, um Transparenz, Kosten und Risiko zu managen. Darunter fallen Maßnahmen wie die Verwendung von SLM-Tools, die Einführung und Kontrolle von auf das Unternehmen zugeschnittenen SLM-Abläufen sowie das Management der Softwareverträge und der erworbenen Nutzungsrechte. Zudem sollten sämtliche Prozesse, die das Software Lifecycle Management betreffen, zu jeder Zeit Unterstützung der Unternehmensführung und IT-Entscheidern genießen. All diese Faktoren spielen eine entscheidende Rolle, um von Grund auf eine solide Basis für den kostenoptimierten Einsatz von Software zu schaffen. Ein wichtiger Schritt ist deshalb, neben der Regelungen der Verantwortlichkeiten auch grundsätzlich die Planung und Budgetierung bei einem SLM zu berücksichtigen. Die Investition zahlt sich, wenn man es richtig macht, um ein Vielfaches aus!
Insgesamt gilt es, sowohl einen Lizenzüberschuss als auch eine Unterdeckung zu vermeiden. Denn für Lizenzen zu zahlen, die schlussendlich nicht benutzt werden, genauso wie Mitarbeiter, die aufgrund mangelnder Lizenzverfügbarkeit nicht arbeiten können, verursachen Kosten, die durch ein gutes Management des Portfolios vermieden werden können. Die zuständigen SLM Fachkräfte sollten zudem in regelmäßigen Abständen die Installationen im Unternehmen abgleichen und prüfen, inwieweit, beziehungsweise ob die Software tatsächlich genutzt wird. Ferner lassen sich durch eine realistische Planung der Bedarfe Softwareausgaben weiter optimieren.
Um bei einem Audit hohe Strafen zu vermeiden, ist es essenziell, vor der Anschaffung einer neuen Software einige wichtige Fragen zu beantworten und zu berücksichtigen. Definierte IT-Mitarbeiter sollten im Rahmen einer Rolle als Produkt- oder Herstellerverantwortliche festlegen, welche Software für welche Funktion und Einsatzzwecke im Unternehmen genutzt und infolgedessen auch beschafft werden soll. Durch die gemeinsame Abstimmung des so definierten Software-Portfolios vermeidet ein Unternehmen direkte und indirekt entstehende Kosten für die Beschaffung und den Einsatz der Software, indem der Einsatz und die Nutzung von ähnlichen Programmen im Unternehmen vermieden wird. Je konsequenter die Strategie des Software Portfolio Managements umgesetzt wird, desto weniger Risiken bleiben oder entstehen und desto mehr Ausgaben und Kosten können eingespart beziehungsweise reduziert werden.
