Ohne die Mitarbeiter keine nachhaltige Transformation

Autor/Redakteur: Daniel Gemke, Service Lead Austria bei SoftwareONE/gg

Die Kunst bei einem Adoption und Changemanagement-Prozess besteht darin, alle Mitarbeiter, die unterschiedliche Arbeitsweisen, Bedürfnisse, Fähigkeiten und Kennnisse haben, mitzunehmen und mitzureißen. Diesen Effekt verspricht ein durchdachtes Adoption & Change Management (ACM) – vorausgesetzt es ist individuell an die kulturelle Gegebenheiten des Unternehmens angepasst und wird schrittweise umgesetzt.

Daniel Gemke, Service Lead Austria, SoftwareONE (Quelle: SoftwareONE)

Die Corona-Pandemie hat den Digitalisierungsschub enorm beschleunigt: Viele Unternehmen haben von jetzt auf gleich ihre Mitarbeiter ins Home Office geschickt, ohne vorher die technischen Voraussetzungen schaffen zu können. Seitdem hat sich viel getan. Dennoch kämpfen viele der Heimarbeiter noch mit Infrastruktur-Problemen. Die Internetbandbreite muss sich die ganze Familie teilen und am Arbeitsplatz neben dem Kinderzimmer ist konzentriertes Arbeiten schwierig. Zugleich besteht die Gefahr, dass Beschäftigte sich immer weniger mit dem Unternehmen identifizieren, wenn sie nicht mehr vor Ort im Büro sind.

Diese Herausforderungen, vor den Firmen und ihre Belegschaften stehen, sind typisch für das Umstellen auf Remote Work in der Corona-Krise. In ähnlicher Form treten sie jedoch auch bei jeder Veränderung auf, die ein Unternehmen anstößt. Es spielt daher nicht die entscheidende Rolle, mit was eine Firma mehr Umsatz, bessere Geschäftsergebnisse oder Neugeschäft generieren will, sondern wie sie eine technologische, organisatorische oder personelle Neuerung angeht, begleitet und umsetzt. Strukturiert gelingt das mit Adoption & Change Management (ACM), das sich auf den Menschen konzentriert.

Ablehnung in Akzeptanz ummünzen

Denn sobald intern die Implementierung beispielsweise von einer angepassten Abteilungsstruktur für neue Arbeitsfelder oder neue Workflows anläuft, zeigen Menschen typische Verhaltensmuster. Sie sind zunächst geschockt, was für eine Veränderung da auf sie zurollt. Soll etwa eine Software genutzt werden, von der die Mitarbeiter nicht verstehen, warum diese Veränderung umgesetzt wurde und von der nicht alle wichtigen Funktionen bekannt sind, sind sie zunächst mal überfordert, dann frustriert und schließlich ineffizient, weil sie ihre Arbeit nicht so erledigen, wie sie eigentlich könnten. An dieser Stelle schlagen Schock und Skepsis in Ablehnung um. Zum Gegensteuern in Richtung Akzeptanz und selbstverständlicher Nutzung des neuen Tools braucht es Verständnis für die Veränderung, Trainings, Anleitungen und andere Methoden. Aber das allein genügt oft nicht.

Die erfolgreiche Transformation setzt voraus, die Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie stehen. Doch nur wer die Bedürfnisse, Wünsche und Ängste des Personals erkennt, kann den Veränderungsprozess moderieren und dabei stets motivieren. Auf diesem Weg bleibt ein Unternehmen auf Kurs, das eine konstruktive Feedback-Kultur lebt. Das Ziel gibt sie sich selbst mit einer Change-Management-Strategie vor, die sie mit dem ACM umsetzt. Dieses definiert das Vorgehen auf den verschiedenen Ebenen, es umfasst aber auch Kommunikationspläne und eine Roadmap inklusive Meilensteine.

Ein ACM-Konzept sollte pragmatisch sein und transparent aufzeigen, welche Veränderungen anstehen und wie sie sich auf den Einzelnen auswirken. Mit diesem Ansatz lassen sich die Risiken eines Change-Prozesses minimieren oder komplett umschiffen. Die Gefahr zu ignorieren, die vom schwindenden Vertrauen und fehlender Akzeptanz der Mitarbeiter in das Neue ausgeht, schlägt negativ auf deren Produktivität und das Betriebsergebnis durch. Stimmen die Rahmenbedingungen nicht, wechseln engagierte und fähige Fachkräfte zur Konkurrenz. Diejenigen, die bleiben, behelfen sich bei ausbleibender technischer Unterstützung selbst, indem sie Apps nutzen, die nicht compliant sind. In der Folge entsteht Schatten-IT, die in der Regel Sicherheitslücken aufweist.