Prozesse wirklich erfolgreich digitalisieren – ein Leitfaden für kleine und mittlere Unternehmen

Autor/Redakteur: Oliver Kraus, Software Consultant bei MicroNova/gg

Vorneweg: Ein vollständig papierloses Büro sei hiermit nicht versprochen. Aber ein Weg zu deutlich, wirklich deutlich weniger Papier und sauberen Prozessen. Sowie zu einer Lösung, mit der sich dieses glorreiche Ansinnen erreichen lässt.

Zunächst einmal gibt die Digitalisierung von Prozessen folgende Versprechen: Arbeitsabläufe vereinfachen, die Produktivität steigern und/oder Kosten senken sowie den ökologischen Fußabdruck reduzieren. Warum aber gelingen entsprechende Projekte oft nicht zur Zufriedenheit oder werden im Alltagsstress erst gar nicht in Angriff genommen? Einer der wichtigsten Gründe dafür ist, dass vor jedem Sieg die Vorbereitung steht – und sie kommt nicht selten zu kurz. Dabei steigt mit der sorgfältigen Planung der Gesamtzeitaufwand nicht, im Gegenteil.

Der erste Tipp lautet demnach: Wer Prozesse erfolgreich digitalisieren möchte, braucht vor allem anderen eine strukturierte Herangehensweise. Um noch ein wenig mehr zu spoilern: Der zweite wichtige Tipp ist, eine leistungsstarke und gleichzeitig wirklich einfach einzusetzende Technologie zu verwenden. Und last but not least: Das Thema muss felsenfest auch auf Ebene der Unternehmensführung verankert sein.

Geordnete Prozess-Analyse als Grundstein

So banal es klingt, so wichtig ist es und so oft werden hier die ersten Fehler gemacht: Jede erfolgreiche Transformation beginnt mit einer sauberen Analyse bestehender Prozesse. Denn wer darauf setzt, schlicht den Bestand zu übernehmen, lässt sehr viel Potenzial liegen – denn ein digitaler Prozess ist noch lange kein leistungsfähiger. Darum gilt es, die Gunst der Stunde zu nutzen und Vorgänge sowie Abläufe zu hinterfragen und bei Bedarf neu zu gestalten – nicht alle auf einmal, dafür mit Plan und Ziel. Diese Investition wird sich doppelt auszahlen: in einer leistungsfähigeren Organisation und einer einfacheren Transformation; der Hebel setzt also bei OPEX und CAPEX gleichermaßen an.

Denn eines der Ziele ist es ja, ineffiziente, papierbasierte Abläufe zu identifizieren und zu verstehen. Zu diesem Vorgang gehört die genaue Betrachtung, wie Dokumente erstellt, geteilt und archiviert werden. Wie alle Beteiligten mit ihnen arbeiten. Welche Freigaben an welcher Stelle erforderlich sind. Wie viel Zeit für welche Schritte erforderlich ist, etc. Ein umfassendes Verständnis der Arbeitsabläufe zu gewinnen hilft außerdem, entsprechende Widerstände in der Belegschaft abzubauen. Folglich ist es dabei entscheidend, wirklich alle Beteiligten einzubeziehen oder zumindest zu berücksichtigen – also auch gegebenenfalls externe Parteien.

Machen Sie es sich leicht – mit Low-Code-Lösungen

Erst wenn die Abläufe entstaubt sind, geht es an deren eigentliche Digitalisierung. Natürlich wird eine gute Digitalisierungslösung bereits bei diesem Vorgang unterstützen – indem sie hilft, die optimierten Prozesse zu visualisieren. Damit die folgende Umsetzung klappt, ist es wichtig, dass sich Abläufe einerseits schnell und einfach anlegen lassen. Andererseits darf die dahinterstehende Software nicht zu komplex sein, denn andernfalls entsteht schnell ein Kostenproblem. Mit den sogenannten Low-Code- beziehungsweise No-Code-Plattformen steht hier inzwischen glücklicherweise ein Ansatz zur Verfügung, der genau diese Herausforderung erfolgreich aufgelöst hat.

Denn diese Plattformen ermöglichen es selbst Personen ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse, wirklich maßgeschneiderte Anwendungen zu entwickeln. Und zwar in kurzer Zeit und mit inzwischen sehr hoher Qualität. Nun ist es nicht so, dass die Nutzung komplett ohne Einarbeitung und Tool-Kenntnisse möglich ist. Doch der entscheidende Unterschied zu früher ist: Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können sich damit eben Individualisierungen leisten. Und gerade das macht den Unterschied: Nur wenn maßgeschneidert auf Anforderungen von Prozessen und Abläufen eingegangen werden kann, stimmen am Ende die Akzeptanz und Performance. Nur so entsteht wahre Nutzerfreundlichkeit. Ein weiterer Vorteil: Was erstellt wurde, ist nicht in Stein gemeißelt. Wenn sich Abläufe im Unternehmen ändern, lässt sich das zeitnah in der Plattform nachziehen.

Einbindung auf Geschäftsführerebene

Wer an dieser Stelle vielleicht einige Male im Stillen mit dem Kopf genickt hat: All das funktioniert nur, wenn ein Digitalisierungsvorhaben die volle Unterstützung der Geschäftsleitung hat. Dass es sich hierbei um ein strategisches Unterfangen handelt, erklärt sich eigentlich von selbst. Denn spätestens, wenn (vermeintlich) bewährte Abläufe angefasst werden müssen, sind auch auf Leitungsebene hinterlegte Entscheidungen erforderlich. Über diese unmittelbare Lenkungsfunktion hinaus darf auch der Faktor Unternehmenskultur nicht vernachlässigt werden. Es gilt, andere Führungskräfte und das ganze Team gleichermaßen „abzuholen“. Eine Vorbildfunktion sowie entsprechende Kommunikation sind hierbei unerlässlich.

Und auch all das wäre noch ohne Wert, wenn nicht die Priorisierung und die Zuweisung von Ressourcen entsprechende Unterstützung erführen. Das gilt ganz offensichtlich für die Investitionen in Software und Dienstleister, geht jedoch darüber hinaus: erforderliche Abstimmungsrunden, womöglich umpriorisierte Kundenprojekte, andere interne Vorhaben … der eigentliche Vorgang, die Prozesse zu digitalisieren, muss irgendwo in der alltäglichen Arbeit seinen Platz und seine eigene Zeit finden. Denn natürlich ist ein solches Vorhaben letztlich nichts anderes als eine klassische Investition: Am Anfang steht der Aufwand, und die Erträge kommen über die Zeit.

Erfolgreiche Nutzung

Trotz aller offensichtlicher Vorteile, Prozesse zu digitalisieren, gibt es also einige Stolpersteine auf dem Weg dorthin. Diese sind jedoch nicht so groß, als dass Unternehmen sie nicht im Grunde recht einfach vermeiden können. Die meisten Maßnahmen müssen dabei auch nur einmal durchgeführt werden. Damit sich jedoch die Wirkung voll entfaltet, ist es ratsam, die Belegschaft immer wieder aufs Neue mit an Bord zu holen: Regelmäßige Schulungsangebote – Stichwort Personalfluktuation – und kontinuierliche Kommunikation sind die simplen und nicht sonderlich aufwendigen Gegenmittel. Denn beides wird ohnehin für die betreffenden Prozesse durchgeführt werden.

Jenseits der User-Seite ist es allerdings auch für das Backend im Unternehmen wichtig, für eine digitale Lösung richtig aufgestellt zu sein. Auch hier sollte im Grunde bereits alles an Bord sein, was erforderlich ist: eine solide, gut abgesicherte IT-Infrastruktur. Wer kein gutes Gefühl oder gar belegbare Herausforderungen rund um die eigene Cybersicherheit hat, sollte jedoch zuerst diese Baustelle angehen und im Anschluss damit beginnen, Prozesse zu digitalisieren. Das mag nach einer Selbstverständlichkeit klingen, ist es aber eben nicht … Ebenfalls im Rahmen üblicher Vorgehensweisen hält sich die Technologieauswahl: Mit Pilotprojekten und herstellerneutraler Beratungen sollte es schnell gelingen, das passende Tool zu finden.

Zukunft sichern

Abschließend bleibt zu sagen: Digitalisierung verhilft Unternehmen auch zu einer besseren Datenqualität und -verfügbarkeit, was zu fundierteren Geschäftsentscheidungen führt. Digitale Prozesse sind zudem flexibler und leichter skalierbar – wichtig, um sich schneller an Marktveränderungen anzupassen, und damit auch wichtig für die eigene Wettbewerbsfähigkeit. Damit ist die Entscheidung, Prozesse (endlich?) zu digitalisieren auch eine Entscheidung, die Zukunft des Unternehmens zu sichern.