Digitale Kompetenzen der Mitarbeiter stärken

Autorin/Redakteur: Susanne Richter-Wills, Head of Enterprise Sales DACH bei ABBYY/gg

Die digitale Transformation verändert die Arbeitsprozesse in der Geschäftswelt und in jedem einzelnen Unternehmen. Laut Umfrage haben im vergangenen Jahr 61 Prozent der Unternehmen in Deutschland während der Pandemie neue Technologien eingeführt. Mit der bloßen Implementierung von neuen Technologien ist es jedoch nicht getan. Damit Unternehmen wirklich profitieren können, sollten sie auch die Förderung der „digitalen Skills“ von Mitarbeitern beachten und ihren Nutzen klar kommunizieren. Denn wie man in einer weiteren Studie ebenfalls herausfand, bestehen zwischen den verschiedenen Generationen große Unterschiede – nicht nur im Umgang und bei der Häufigkeit in der Anwendung smarter Technologien, sondern auch bei der Meinung, welche Vorteile diese für jeden selbst im Arbeitsalltag bringen. So ist es für Unternehmen häufig eine Herausforderung, Mitarbeiter mit den erforderlichen digitalen Kompetenzen zu rekrutieren. Wenn die Belegschaft sich schwertut, mit den digitalen Kollegen zu arbeiten und Verständigungsprobleme bestehen, stockt die Digitalisierung und die erhofften Effizienz- und Umsatzsteigerungen bleiben aus.

Bild: ABBYY

Wie diese IT-Ausbildung von Geschäftsanwendern gelingt, beleuchten die folgenden fünf Tipps. Sie zeigen, wie man Mitarbeiter mit dem Thema vertraut macht und wie sie eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung digitaler Transformationsinitiativen übernehmen können.

  1. Verfügbare Unternehmensdaten nutzen

Mitarbeiter sind heutzutage häufig nicht mehr nur einem festen Team zugeordnet, sondern arbeiten je nach Projekt oder Aufgabe mit unterschiedlichen Abteilungen zusammen. Neben dem Einsatz von Spezialisten je nach Projektbeschaffenheit bedeutet dies für jeden Mitarbeiter eine ständige Umstellung auf unterschiedliche Prozesse. Für viele Unternehmen liegt die Herausforderung darin, sich einen Überblick zu verschaffen, wie all diese verschiedenen Prozesse gestaltet sind – über unterschiedliche Teams und Abteilungen hinweg – und wie diese in Echtzeit nachvollzogen werden können.

Lange Zeit haben Unternehmen mit einer umständlichen Kombination aus manuellen Techniken und neuen Technologien Einblicke in ihre Prozesse gewonnen. Diese Methode erwies sich jedoch als zeitaufwändig, kostspielig und fehleranfällig. Der Schlüssel zu einer Vereinheitlichung von Prozessen innerhalb eines Unternehmens ist die erfolgreiche Automatisierung. Dazu notwendig sind vollständige Prozessdaten, die Arbeitsprozesse von Anfang bis Ende wiederspiegeln.

Die gute Nachricht ist: diese Daten sind bereits in so gut wie jeder Unternehmenssoftware-Anwendung vorhanden, ganz gleich, ob es sich um eine ERP-, CRM- oder eine andere Anwendung handelt. Für Mitarbeiter bedeutet dies: Sie sind mit den bestehenden Anwendungen bereits vertraut. Ergänzende Process Intelligence-Lösungen ermöglichen es schließlich, die Prozessabläufe zu verstehen, zu visualisieren, zu analysieren und zu verbessern. Diese Lösungen basieren auf KI- und ML-Technologien (Machine Learning) und können dadurch präzise und tiefergehende Analysen und Prognosen liefern – und Verantwortlichen von Automatisierungsprojekten sowie Mitarbeitern dabei helfen, Prozesse zu vereinfachen und zu verschlanken. 

2. Mitarbeitern die Automatisierungsmöglichkeiten aufzeigen

Das vergangene Jahr hat gezeigt, dass viele Unternehmen kurzfristig funktionale Lösungen einführten, um sich an die neue Lage anzupassen. Unternehmen suchten auf die Schnelle nach geeigneten Werkzeugen und Mitarbeiter standen unvermittelt neuen Lösungen gegenüber, die im Einzelfall nicht passend für die jeweilige Situation waren. Mitarbeiter wie Unternehmen wünschen sich grundsätzlich eine schnelle Digitalisierung und Verarbeitung von Inhalten. Das zeigen Beispiele, wie die zeitnahe Extraktion von Ergebnissen bei Testformularen in der heutigen Corona-Situation. Aber auch Online-Bestellungen schnellen in die Höhe und in der Lieferkettenlogistik entstehen unerwartete Spitzen. Diese und viele andere Arten von Formularen und Prozessen erfordern in der Regel weiterhin eine manuelle Eingabe oder Verarbeitung. Unternehmen sollten daher frühzeitig Mitarbeiter in den Digitalisierungsprozess einbinden, denn Mitarbeiter können am besten beurteilen, welche Prozesse im Alltag am langwierigsten sind. Erhält der Mitarbeiter einen besseren Einblick in die Vielfalt der Automatisierungsmöglichkeiten, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Akzeptanz und der Nutzen einer Automatisierungslösung am Ende größer sind. Der Einsatz von digitalen Mitarbeitern und Content Intelligence-Lösungen ergänzen so den menschlichen Mitarbeiter sinnvoll mit technologischen Möglichkeiten der digitalen Intelligenz, um Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.