Reduzieren statt komplizieren: Warum zu viel IT mehr schadet als hilft
Autor: Gabriel Frasconi, VP & General Manager South Europe & DACH bei Freshworks/dcg
Die IT-Landschaft wird immer unübersichtlicher – es gibt zu viele Systeme, zu viele Tools und zu viel Komplexität. Jede neue Technologie erhöht den Integrations- und Support-Aufwand, belastet die IT und führt zu neuen Sicherheitsrisiken sowie hohen Kosten. Besonders in Deutschland können strenge Regulierungen wie die DSGVO zusätzliche Haftungsrisiken bedeuten.
Deutsche Unternehmen stehen nun vor der Herausforderung, ihre Systeme und Prozesse zu vereinfachen und die Komplexität zu senken. Dabei geht es nicht nur um die Kostensenkung und die Einhaltung von Regulationen, sondern vor allem um reibungslose Abläufe. Unternehmen brauchen dazu Lösungen, die unkompliziert, einfach, intuitiv und leicht zu bedienen sind. Unnötig komplexe Systeme belasten nicht nur Mitarbeitende, sondern verschlechtern auch die Customer Experience. CIOs sollten daher ihre IT-Strategie straffen: weniger Tools, gezieltere Lösungen, effizientere Prozesse. Das senkt Kosten, erhöht die Sicherheit und verbessert die Erfahrung der Mitarbeitenden.
Etwas hinzuzufügen kann jeder, aber etwas entfernen? Das ist weitaus schwieriger. Diese Prinzipien helfen, IT effizienter und nachhaltiger zu gestalten:
CIOs sind dafür verantwortlich, diese Vision in die Realität umzusetzen. Dazu gehört, sich der Komplexität zu stellen und mit Empathie zu handeln. Empathie ist mehr als nur ein Buzzword – es geht darum, die alltäglichen Herausforderungen der Mitarbeitenden wirklich zu verstehen und Lösungen zu entwickeln, die ihnen den Arbeitsalltag erleichtern
Sich in die KundInnen hineinversetzen
Freshworks lebt dieses Prinzip, indem es sich selbst als ersten Kunden betrachtet. Jedes Produkt wird zunächst intern getestet, bevor es auf den Markt kommt. So zeigt sich frühzeitig, was funktioniert und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Dieser praxisnahe Ansatz optimiert nicht nur das Angebot, sondern schafft auch Vertrauen bei den KundInnen – denn sie sehen, dass reale Herausforderungen, auch unternehmensinterne, aktiv gelöst werden.
Bei Freshworks steht der Mensch an erster Stelle, wenn es um KI geht. Daher werden intuitive und unkomplizierte Lösungen priorisiert, um sicherzustellen, dass Arbeitsabläufe unterstützt und nicht noch mehr zur Last fallen. Das Unternehmen ersetzt Komplexität durch Effizienz – nur so können Unternehmen wachsen. Nur Software-Tools, die einfach zu bedienen sind und schnell einen Mehrwert bieten, können dazu beitragen.
Aus Sicht der Mitarbeitenden denken
Ein weiterer zentraler Grundsatz lautet, dass Systeme nicht allein aus technischen Gründen eingeführt oder beibehalten werden sollten, sondern weil sie messbare Ergebnisse liefern. Eine Deloitte-Umfrage zeigt, dass 6 von 10 Führungskräfte Schwierigkeiten haben, den Wert ihrer Investitionen in neue Technologien zu messen. Das zeigt, wie wichtig es ist, diese Entscheidungen an messbaren Geschäftsergebnissen auszurichten.
Viele Unternehmen nutzen die jährliche strategische Planung als Anlass, ihren Technologie-Stack zu überprüfen – nicht nur, um Systeme zu aktualisieren, sondern auch, um die Skalierbarkeit sicherzustellen und den geschäftlichen Nutzen zu maximieren. Eine detaillierte Analyse des Lead-to-Cash-Prozesses hilft dabei, die Systemarchitektur zu verschlanken, essenzielle Funktionen in den Fokus zu rücken, unnötige Komplexität zu reduzieren und die Nutzerakzeptanz spürbar zu steigern. Zusätzlich können KI-gestützte Erkenntnisse Optimierungspotenziale aufdecken und fundiertere Geschäftsentscheidungen ermöglichen.
Für CIOs gehört eine optimierte Employee Experience (EX) zu den wichtigsten Prioritäten. Ineffiziente Systeme verursachen nicht nur operative Engpässe, sondern auch Frustration, Demotivation und Produktivitätseinbußen. Effiziente IT-Prozesse sind zudem entscheidend, um in Zeiten des Fachkräftemangels als attraktiver Arbeitgeber zu bestehen.
Auf Mehrwert fokussieren
IT-Unternehmen spielen eine zentrale Rolle bei der Verbesserung der User Experience – doch ihre Arbeit endet nie wirklich. Ob ein nächtlicher Sicherheitsalarm oder Beschwerden über frustrierende Systeme aus einer Umfrage – die IT ist rund um die Uhr gefordert. Diese permanente Verantwortung erfordert belastbare Systeme und kluge Prioritäten. Da nicht alles gleichzeitig machbar ist, sollte der Fokus auf den Initiativen liegen, die den größten Mehrwert bieten. Priorisierung ist dabei essenziell für die betriebliche Effizienz. Doch Effizienz bedeutet nicht nur, Dinge besser zu machen – sondern vor allem, die richtigen Dinge zu tun.
Ehrlich bleiben
Unternehmen können ihre IT von einer Kostenstelle in einen strategischen Vorteil verwandeln, indem sie gezielt Komplexität abbauen, Empathie fördern und Initiativen auf spezifische Ergebnisse ausrichten. Gerade in Deutschland, wo Effizienz, Sicherheit und regulatorische Anforderungen eine zentrale Rolle spielen, ist eine durchdachte IT-Strategie entscheidend. Dafür braucht es ein klares Verständnis der eigenen Stärken und Grenzen sowie die Bereitschaft, auch schwierige Entscheidungen zu treffen.
Durch aktives Zuhören, enge Zusammenarbeit und ein gemeinsames Engagement für Exzellenz können deutsche Führungskräfte und CIOs ihre Ziele verwirklichen – zum Vorteil der Mitarbeitenden, KundInnen und des gesamten Unternehmens. IT ist komplex, aber sie muss nicht chaotisch sein. Wer sich auf das Wesentliche konzentriert, kann selbst die größten Herausforderungen in Chancen verwandeln. Der Schlüssel liegt darin, bewusste Prioritäten zu setzen und sich auf das zu konzentrieren, was echten Mehrwert schafft.