In fünf Schritten zu einem effizienteren Vertragsmanagement

Fünf Schritte zur erfolgreichen Implementierung

Bei der Implementierung einer Contract-Lifecycle-Management-Lösung gilt es, fünf essenzielle Schritte zu beachten, um den gesamten Vertrags- und Dokumentenprozess effizienter zu gestalten:

1. Die Ermittlung des IST-Zustandes: Wo befinden sich die bestehenden Verträge aktuell? So simpel diese Frage scheint, umso schwieriger ist sie für viele Unternehmen zu beantworten. Vereinzelte Prozesse, die in keinem Zusammenhang stehen oder das Fehlen eines zentralen Speichers können dazu führen, dass das Auffinden, Sammeln und Kategorisieren bestehender Verträge zur Mammutaufgabe werden. Schwachstellen und Risiken aktueller Workflows müssen aufgedeckt werden, um festzustellen, an welcher Stelle sich Unternehmen auf dem Weg zu einer digitalen Dokumententransformation befinden.
   
2. Detailarbeit und Priorisierung: Ist der Umfang des Projektes erst einmal erfasst, lassen sich einzelne Ziele und die gewünschten Ergebnisse im Detail festlegen. Hierbei sollte zwischen den großen „Must haves“ und den weniger priorisierten „Nice to haves“ klar unterschieden werden, sodass sich Unternehmen bereits im Vornherein auf mögliche Kompromisse einstellen können und größere Enttäuschungen ausbleiben. Diese Herangehensweise macht es möglich, sich zunächst auf vereinzelte kritische Komponenten zu konzentrieren und messbare beziehungsweise effektive Ergebnisse schnellstmöglich zu erzielen – und zwar ohne gleich alle Prozesse einem Wandel unterziehen zu müssen.
   
3. Erstellung eines Business Cases: Auf Basis der Bestimmung von Ziel und Ergebnis lässt sich definieren, wie die gesteckten Ziele erreicht werden können, wie viel investiert werden muss und wie lange es dauern wird, bis der gewünschte Return on Investment erreicht ist.
   
4. Bestimmung des Reifegrades und Projektstart: Bevor Unternehmen dedizierte Maßnahmen starten können, sollten sie ihren CLM-Reifegrad bestimmen. Zwar können CLM-Lösungen die Effizienz, Kosten und Transparenz einer Organisation erheblich steigern und das Gesamtrisiko reduzieren, allerdings ist die Umsetzung solch eines Projektes nicht so trivial wie die einfache Implementierung einer Technologielösung im engeren Sinne. Wie effektiv und ganzheitlich die umfassenden Möglichkeiten einer CLM-Technologie ausgeschöpft werden, entscheidet darüber, wie ausgereift die CLM-Nutzung im Unternehmen ist. Dieser Reifegrad der CLM-Strategie bestimmt wiederum, inwieweit die Verträge effektiv verarbeitet, verwaltet und genutzt werden. Somit impliziert ein höherer Reifegrad ein geringeres Risiko, geringere Kosten, schnellere Geschäftszyklen und eine höhere Kapitalrendite.
   Um den Reifegrad bestimmen zu können, müssen fünf Bereiche einer genaueren Bewertung unterzogen werden: wie Verträge derzeit verwaltet werden, wie gut die CLM-Lösung in die Prozesse integriert ist, wie viel Zeit die Vertragserstellung in Anspruch nimmt, welche Investitionen in neue Technologien fließen und wie offen die Kommunikationswege im gesamten Unternehmen sind. So betrachtet kann ein höherer Reifegrad auch in Zusammenhang mit positiven Geschäftsergebnissen stehen.
   Der Reifegrad ist daher wesentlich mehr als ein „Selbstzeugnis“, denn er zeigt schwarz auf weiß, welche Vorteile mit der Umsetzung eines CLM-Projektes einhergehen. So führen schnellere Vertragszyklen zu schnelleren, effizienteren Geschäftszyklen und schlussendlich zu einer schnelleren Umsatzrealisierung. Während „reife“ Organisationen durchschnittlich 1,2 Tage für die Ausführung eines Auftrags benötigen, benötigen „unreife“ laut Forrester-Studie fast dreimal so lange –  ein Unterschied, der den Verlust eines Auftrags bedeuten kann. Nicht unerheblich sind auch die Vorteile, die sich aus einer teamübergreifenden Transparenz und Zusammenarbeit ergeben: So könnten beispielsweise CLM-Lösungen auch zur abteilungsübergreifenden Berichterstattung eingesetzt werden, sodass etwa Mitarbeiter der Rechtsabteilung die CLM-Lösung zur Erstellung von Berichten nutzen, die Themen wie vertragliche Verpflichtungen, Ansprüche und Risiken behandeln, wodurch sich das Unternehmen besser auf eventuelle Probleme einstellen kann.
   Ist der CLM-Reifegrad hingegen niedrig, sind alle Prozesse, die mit dem Vertragsmanagement in Verbindung stehen, langsam und ineffizient gestaltet, die Transparenz fehlt und eine teamübergreifende Zusammenarbeit ist nur marginal erkennbar. Alle diese Faktoren wirken sich negativ auf die Organisation als Ganzes aus.
   
5. Kontinuierliche Optimierung: Mit zunehmendem Reifegrad werden weitere Vorteile der zunehmenden Automatisierung und Intelligenz von Verträgen sichtbar. Mittels der neu gewonnenen Erkenntnisse lässt sich der Vertragsprozess schrittweise weiter optimieren. Mithilfe von Analysewerkzeugen, die in den meisten CLM-Softwareprogrammen enthalten sind, lässt sich überprüfen, wie effizient ein Vertragszyklus von statten ging. Diese Werkzeuge können somit auf Schritte aufmerksam machen, die deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als andere, was dabei hilft, Änderungen zu implementieren, um den Vertragsprozess weiter zu verbessern.
   Die Automatisierung von Verträgen in den Bereichen Vertrieb und Einkauf hat bei vielen Unternehmen sicherlich Priorität, allerdings lassen sich ähnliche Vorteile auch bei anderen Dokumententypen erzielen. Dazu gehören Angebote, Mitarbeitervereinbarungen, Partnervereinbarungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Ausschreibungen, Anfragen und vieles mehr.

Fazit

Die verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Vertragsmanagements mögen auf dem Papier überschaubar erscheinen, aber ohne einen zuverlässigen Prozess kann die Vertragsvergabe leicht aus der Compliance herausfallen. Zur Vermeidung solcher Missgeschicke gilt die Implementierung von Vertragsverwaltungssoftware und die damit einhergehende Automatisierung von Prozessen als wesentlicher Aspekt des digitalen Transformationsprogramms eines jeden Unternehmens, um mit dem Wettbewerb mitzuhalten.