ECM und Content Services für flexibles Arbeiten
Autor/Redakteur: Heinz Wietfeld, Director Sales bei Hyland/gg
Die meisten Unternehmen sind im „New Normal“ der Arbeitswelt angekommen. Homeoffice, Remote Work, verteiltes Arbeiten, mobile Work, digitaler Arbeitsplatz – ganz egal, wie man es nennt, ein großes Learning der letzten beiden Jahre ist: für effizientes Arbeiten jenseits des Büros braucht es mehr als einen Laptop und Zugang zum E-Mail-Programm. Für Unternehmen ist – wenn nicht schon geschehen – jetzt die Zeit, Remote Work strategisch und professionell anzugehen. Doch was braucht man dazu?
Hier eine Dropbox, da ein weiterer Filesharing-Dienst und dort ein Collaboration-Tool – so kann man Inhalte teilen und Zusammenarbeit organisieren, Effizienz sieht jedoch anders aus. Um die Business Continuity sicherzustellen, haben sich vielfach unterschiedlichste Abteilungen aus der Not heraus fragmentierte Ansätze selbst gebaut. Diese bergen jedoch die Gefahr von Datensilos, Sicherheitslücken und Prozessbrücken. Effizientes Arbeiten und ein schnelles Finden und Bearbeiten von Inhalten werden so erschwert und die Automatisierung von Arbeitsabläufen unmöglich.
Alle Infos and einem Ort
Bei der Planung digitaler Arbeitsplätze ist es daher entscheidend, dass es für Mitarbeitende einen zentralen Ort gibt, über den sie jederzeit und überall auf alle für sie relevanten Inhalte zugreifen können. Das bedeutet nicht, dass im Sinne eines monolithischen Enterprise-Content-Management (ECM) alle Inhalte und Daten auf einer Plattform gespeichert werden müssen, sondern, dass die Plattform als zentraler Knotenpunkt dient, an dem alle Daten-Repositories, Content-Services-Applikationen und andere Systeme – von ERP bis hin zu abteilungsspezifischen Anwendungen – zusammenlaufen. So kann sichergestellt werden, dass keine wertvollen Informationen in isolierten „Datengräbern“ verschwinden, benötigte Informationen schnell und effizient gefunden werden – Stichwort Enterprise Search – und diese jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.
Content-Services-Plattformen verfolgen diesen Ansatz und bedienen so gleichzeitig einen Trend vieler Unternehmen, sich nicht mehr auf einen einzigen Lösungsanbieter festzulegen. Stattdessen setzen sie im Sinne eines Best-of-Breed-Ansatzes für jede Kategorie auf genau die Lösung, die zu ihrem Anforderungsprofil passt – aus der Cloud wie on premises. Das gibt zusätzliche Flexibilität bei der Planung und Mitarbeitenden ein Plus an Komfort: Sie müssen sich nur einmal anmelden und können dann alle benötigten Inhalte systemübergreifend finden und nutzen.
Auf Zugriff folgt Bearbeitung
Der Zugriff auf Inhalte und die Möglichkeit, Dokumente sicher mit Kolleginnen und Kollegen zu teilen, sind wichtig. Die eigentliche Arbeit beginnt jedoch danach: Freigaben erteilen, neue Teammitglieder einbinden, Verträge aufsetzen, Rechnungen in Auftrag geben oder Kundenanfragen beantworten. Für möglichst reibungslose und effiziente Remote-Prozesse und Effizienz ist es entscheidend, dass sich Inhalte innerhalb der Content-Lösung sofort bearbeiten lassen. Applikationen zum Erstellen und Editieren von Inhalten, Workflow-Tools zum Weiterleiten von Dokumenten und abteilungsspezifische Funktionen zum Beispiel für Accounts Payable sollten daher direkt in die Plattform integriert sein.
Zusammenarbeit ist Key – gerne auch mit Robotern
Wenn Teams nicht mehr gemeinsam im Büro sitzen, wird effiziente Zusammenarbeit zur Herausforderung. Neben Collaboration-Tools und Videokonferenzanwendungen ermöglichen Projekt-Dashboards und Workflow-Tools effizientes Arbeiten auf Distanz und Überblick über den Fortschritt von Projekten für alle Beteiligten.
Unternehmen, die Effizienz weiterdenken möchten, sollten außerdem über die Zusammenarbeit mit „Kollege Software-Roboter“ nachdenken. Konkret heißt das: Robotic Process Automation und Intelligent Automation Apps. Kombiniert automatisieren diese redundante und hochvolumige, aber auch komplexe Prozesse. Sie sorgen für schnellere und präzisere Arbeitsprozesse, was kürzere Reaktionszeiten, beispielsweise auf Kundenanfragen ermöglicht – ein wichtiger Wettbewerbsvorteil insbesondere im Kampf um Online-Kunden. Außerdem werden Mitarbeitende entlastet, die sich dann auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können.
Himmlische Zeiten für Heimarbeiter
Cloud-Lösungen und hybride Infrastrukturen erleichtern im Arbeitsalltag nicht nur den Zugriff der Teams auf Inhalte und Anwendungen. Sie geben Unternehmen dank maximaler Skalierbarkeit und schneller Implementierung auch die Möglichkeit, schnell auf unvorhersehbare Ereignisse oder Strategieänderungen zu reagieren und ihre Ressourcen entsprechend dem aktuellen Bedarf anzupassen. An der Cloud führt schon jetzt kaum noch ein Weg vorbei.
Fazit
Moderne Plattformen für Enterprise-Content-Management und Content-Services bieten einen leistungsstarken Werkzeugkasten, mit dem Unternehmen flexible Arbeitsmodelle und ihr Konzept vom digital Workplace umsetzen können – um die Produktivität auch in Ausnahmensituationen aufrechtzuerhalten und langfristig ihre Effizienz zu steigern.
