In fünf Schritten zu einem effizienteren Vertragsmanagement

Autor/Redakteur: Peter Fuhrmann, Regional Vice President South Europe & DACH bei Conga/gg

Die Verwaltung des kompletten Vertrags- und Dokumentenzyklus stellt Unternehmen in schnelllebigen Zeiten vor große Herausforderungen: Sie müssen Compliance- und Governance-Regularien einhalten, jederzeit existierende Dokumente lokalisieren und den Zugriff kontrollieren können. Unternehmen vergeuden wertvolle Zeit mit manuellen, papierbasierten Prozessen, die fehleranfällig sind, und setzen auf diese Weise die Kundenzufriedenheit aufs Spiel – ganz zu schweigen von der mangelnden Effizienz solcher Workflows. Aufgrund dessen wird vermehrt auf Technologien, wie Contract-Lifecycle-Management (CLM)-Lösungen gesetzt, um Zeit und Kosten einzusparen und die Produktivität der Belegschaft zu verbessern. Allerdings sollten sich Unternehmen nicht kopflos in ein solches CLM-Projekt stürzen, sondern mit Bedacht vorgehen.

Contract-Lifecycle-Management-Lösungen stellen sicher, dass potenzielle Kunden akkurate Informationen erhalten und Mitarbeiter vom ersten Dokumentenentwurf an mit exakten und aktuellen Daten arbeiten. Hält man sich den gesamten Vertragsprozess vor Augen, geht es nach der Erstellung eines Dokumentes auch um eine Erleichterung des Verhandlungs- und Genehmigungsprozesses mittels Automatisierung von einfachen, alltäglichen Aufgaben. So sollten alle beteiligten Mitarbeiter Einblicke und Analysen erhalten und stets den Status quo der jeweiligen Unterlagen, die im Umlauf sind, überprüfen sowie die zu Grunde liegenden Daten gewinnbringend nutzen können.

Unternehmen, die auf der Suche nach einer adäquaten CLM-Lösung sind, sollten daher einige Faktoren berücksichtigen:

• Benutzerfreundlichkeit und Kompatibilität: Der Einsatz neuer Technologien und das Überbordwerfen altgedienter Herangehensweisen kann zu einer Abwehrhaltung seitens der Belegschaft führen. Umso wichtiger ist es, auf Lösungen zu setzen, die eine positive Benutzererfahrung hervorrufen, denn nur auf diese Weise kann eine konsistente und langfristige Nutzung gefördert werden. Einfachheit und Kompatibilität mit bestehenden Systemen sowie ein reibungsloser Implementierungsprozess spielen hier eine tragende Rolle. So sollte die Lösung der Wahl beispielsweise in bestehende CRM-, ERP-, Finanz- und CPQ-Systeme integrierbar sein, um eine durchgängige Vertragsautomatisierung zu ermöglichen. Ein automatisiertes Vertragsmanagement reduziert die Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird, ohne dass die Qualität darunter leidet. So lassen sich personalisierte Dokumente mittels vorgefertigter Vorlagen, vorab genehmigter Inhalte und integrierter Daten schnell und einfach erstellen.

• Praktikabilität und Förderung der Zusammenarbeit: Die Lösung der Wahl sollte mit Funktionen wie der Möglichkeit zur Erstellung von Verträgen anhand präziser, fehlerfreier Vorlagen, der Möglichkeit zum Batch-Versand, Anpassungsoptionen, der automatisierten Weiterleitung von Genehmigungen sowie einem gemeinschaftlich nutzbaren, durchsuchbaren Repository zur Speicherung von Verträgen ausgestattet sein – sprich: Funktionen, die komplexe Prozesse vereinfachen und den Mitarbeitern Zeit sparen. Teams müssen außerdem die Möglichkeit haben, Verträge binnen Minuten zu erstellen, zuzuweisen, zu verwalten und weiterzureichen.

• Zugriff und Transparenz: Ein Vertragsverwaltungssystem bietet die Möglichkeit, mehreren Personen den sicheren Dokumentenzugriff zu gestatten – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Es wird verhindert, dass wertvolle Zeit mit E-Mail-Kommunikation und dem Weiterreichen von Dokumentenkopien verschwendet wird. Alle am Vertragsprozess Beteiligten erhalten einen umfassenden Einblick in den Status des Dokuments. So ist jederzeit sichtbar, wer die Unterlagen gerade bearbeitet oder wo der Prozess hakt.

Auf diese Weise ist Dokumenten-Monitoring, die gemeinsame Nutzung und das Exportieren von Daten sowie der Vergleich von Dokumentenversionen möglich. Unternehmen können Risiken während des gesamten Lebenszyklus eines Vertrages schneller identifizieren und vermeiden. Der schnelle Zugriff auf Dokumente dient einerseits zur Prüfung von Verträgen noch Jahre nach ihrer Erstellung und andererseits zur rechtzeitigen Vorlage von Vertragsverlängerungen für eine bessere Kundenbindung. Eine Vertragsverwaltungssoftware erinnert die zuständigen Abteilungen automatisch daran, wenn Fristen oder Verlängerungen ablaufen. Dabei kommt unter anderem Künstliche Intelligenz zum Einsatz, um die Einhaltung von Vorschriften zu überprüfen und sicherzustellen, dass Verträge ordnungsgemäß gespeichert sind.