Mitarbeiterwechsel & IT: Friede, Freude, Eierkuchen?

Autor/Redakteur: Bernhard Steiner, Director PreSales EMEA Central bei Ivanti/gg

Wenn es um die IT-Unterstützung für den Mitarbeiterein- beziehungsweise -austritt geht, machen Unternehmen derzeit keine gute Figur: Eine Studie von Ivanti unter 400 IT-Profis zeigt, dass sich der Start in den neuen Job oft verzögert: Nur 15 Prozent der Mitarbeiter verfügen am ersten Arbeitstag über alle notwendigen Arbeitsmittel. Bei 38 Prozent der Befragten dauert es etwa zwei bis vier Tage, bis ein neuer Mitarbeiter mit allen notwendigen Ressourcen ausgestattet ist. Noch kritischer die Situation beim Mitarbeiteraustritt: Nur knapp die Hälfte der befragten IT-Experten kann relativ sicher sagen, dass Ex-Kollegen über keine Zugriffsrechte mehr verfügen. Eine automatisierte Löschung von Zugriffsrechten auf sensiblen Unternehmensdaten könnte Abhilfe schaffen.

Bild: Ivanti

Wie jede unternehmerische Entscheidung ist auch die Gestaltung von On- und Offboarding-Abläufen immer auch eine Abwägungsfrage. Die talentiertesten Fachkräfte für sich zu gewinnen, steht bei allen Firmen auf der Prioritätenliste ganz weit oben. Und eine negative Bewertung eines verärgerten Ex-Mitarbeiters auf einem Bewertungsportal ist kein Aushängeschild für den Arbeitgeber. Demgegenüber steht das gestiegene Sicherheitsbedürfnis eines Unternehmens, das keinen Raum für Fehler lässt. Denn vorbei die Zeiten, in denen Arbeitnehmer ihr ganzes Berufsleben in einem Betrieb verbracht haben. Nach rund fünf Jahren wechseln Mitarbeiter im Schnitt in ein anderes Unternehmen, in der Zwischenzeit verabschieden sich viele von ihnen in ein Sabbatical oder die Elternzeit. Entsprechend sind Personal und IT fortwährend mit der Abwicklung von Ein- und Austritten beschäftigt. Eine Herausforderung, insbesondere für die IT-Abteilung, die alle IT-Services, Anwendungen und Berechtigungen der Mitarbeiter im Blick haben, verteilen, entziehen – kurz risikofrei und effizient managen – muss.

Grafik: Ivanti

Mangelhaft organisiertes Onboarding schadet der Produktivität und nachlässige Offboarding-Prozesse bergen Risiken für die IT-Security. Schließlich gehören Zugänge zu unternehmensrelevanten Informationen und Daten nicht in die Hände ehemaliger Mitarbeiter. Automatisiertes Unified Endpoint Management (UEM) unterstützt dabei, diese Prozesse effizient und sicher zu gestalten. Doch gilt es auch hier, die Stolpersteine im Blick zu behalten.

Ein- und Austritt als neuralgische Punkte

Fängt ein neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen an, erhält er eine komplette Unternehmensidentität: von der persönlichen Hardware wie Rechner oder Telefon über die individuelle Softwarekonfiguration bis hin zu Nutzerprofilen oder Zugangsberechtigungen. „One fits all“ funktioniert hier leider nicht – denn je nach Aufgabe und Position verändert sich auch die Ausstattung der Mitarbeiter. Verlässt jemand das Unternehmen, muss wiederum das gesamte Profil gelöscht, Zugänge gesperrt und die Hardware zurückgeholt werden. Ein essenzieller Schritt, um unternehmenswichtige IT-Systeme und Plattformen wirksam zu schützen.

Ein Drittel aller Stellen wird pro Jahr in deutschen Unternehmen neu besetzt. Vor diesem Hintergrund entwickelt sich das On- und Offboarding zu einer Mammutaufgabe, die manuell kaum zu stemmen ist. Automatisierung ist deshalb gerade für große Unternehmen, die täglich mit dem Wechsel von Mitarbeitern beschäftigt sind, unabdingbar. Wer auf automatisiertes Endpoint- und Lizenzmanagement setzt, gibt seinen neuen Teammitgliedern die Chance, vom ersten Tag an zu arbeiten. Tatsächlich belegt aber eine Ivanti-Studie, dass der Start in den neuen Job sich oft verzögert: 27 Prozent aller neuen Mitarbeiter verfügen nicht mal nach einer Woche über alle notwendigen Arbeitsmittel.