Das kann teuer werden: Der blaue Brief von Microsoft
Die rechtliche Situation rund ums Lizenzmanagement
Einer Studie von Measuring Usability LLC aus dem Jahr 2011 zu Folge nehmen sich Kunden im Schnitt nur sechs Sekunden Zeit, um die Lizenzbestimmungen zu lesen, woraus das Unternehmen den Schluss ableitete, dass lediglich acht Prozent der Softwarekunden den Lizenzvertrag vollständig lesen. Das bedeutet im Umkehrschluss: 92 Prozent “unterschreiben” die Lizenzvereinbarungen quasi unbesehen.
Sobald jedoch die Unterschrift des Kunden unter dem Lizenzvertrag steht, ist dieser für ihn gültiges Recht. Ohne Wenn und Aber. Ob der Vertrag 150 Seiten lang, verklausuliert und schwer verständlich ist (was übrigens bei vielen Lizenzverträgen der Fall ist) interessiert im Streitfall nicht. Für eine Fehllizenzierung muss sich letzten Endes immer der Geschäftsführer des Unternehmens verantworten. Er muss demnach auch für Verstöße seiner Mitarbeiter gerade stehen und ist straf- und zivilrechtlich dafür verantwortlich.
Was sind Nutzungsrechte?
In Deutschland gilt: Sobald eine Software kopiert, das heißt installiert wird, ist sie lizenzpflichtig. Für jede weitere Kopie ist eine weitere Lizenz nötig. Es ist völlig egal, ob die Software produktiv genutzt wird oder nur in den Tiefen der Festplatte versteckt ist. Bei der Deinstallation sollte man deshalb darauf achten, dass keine Softwarerückstände auf dem Computer bleiben. Solange noch eine exe-Datei existiert, ist die Software aus lizenztechnischer Sicht vorhanden.
Zu beachten ist: Jeder Hersteller macht hier seine eigenen Vorgaben, wann und wie auf die Software zugegriffen werden muss, damit die Lizenzpflicht eintritt. So gilt bei Server-Software etwa die Lizenzpflicht erst, wenn die Software in den Arbeitsspeicher geladen ist.
Rechte beim Lizenz-Audit
Die Lizenzprüfer, die im Falle eines Lizenzaudits ins Haus kommen, haben eine Fülle von Rechten. Es geht so weit, dass die Prüfer Einblick in die Systeme und Datenstrukturen direkt am Rechner nehmen dürfen – allerdings in Anwesenheit eines Administrators. Auch sind die Prüfer an das deutsche Datenschutzrecht gebunden und dürfen persönliche Daten weder einfordern noch einsehen. Es empfiehlt sich auf jeden Fall, dass das betroffene Unternehmen vor dem Audit sorgfältig prüft, welche Rechte es dem Lizenzgeber zuvor im Lizenzvertrag im Detail durch seine Unterschrift eingeräumt hat.
“Für ein Lizenzaudit müssen Unternehmen zwingend lückenlos und nachprüfbar dokumentieren, wann wo und wer welche Software nutzt”, erklärt Dr. Jan Hachenberger, Lizenzauditor beim Wirtschaftsprüfer KPMG. “Damit sind viele Unternehmen überfordert.”
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