Das kann teuer werden: Der blaue Brief von Microsoft
Autorin/Redakteur: Christiane Schlayer/gg
“Herr Masselbach von der IT-Abteilung sofort zum Chef! Ein Brief von Microsoft ist da. Die wollen eine ‘Lizenz-Plausibilisierung’ bei uns durchführen und prüfen, ob wir für unsere ganze Software auch ordnungsgemäß zahlen. Dürfen die das überhaupt? Hat das Konsequenzen? Können die uns was? Was müssen wir da tun?” Unternehmen, die dank eines Lizenzmanagement-Tools Überblick über ihre eingesetzte Software und User haben, können sich beruhigt zurücklehnen – und sie können sogar Geld einsparen.
30.000 Lizenz-Plausibilisierungen hatte Microsoft für 2013 angekündigt. Und auch die Hersteller anderer Standardsoftware für Büro, Mailverkehr oder Kundenpflege sind vermehrt auf der Pirsch: Sie kontrollieren, ob die Kunden ihre Software auch vertragsgemäß nutzen. Ob sie also die Lizenz, die Erlaubnis für jeden Mitarbeiter haben, mit dem Programm zu arbeiten. Das ist das gute Recht der Hersteller im Rahmen des Lizenzvertrags und des Urheberrechts, den die Kunden bei jeder Software-Installation durch Setzen des obligatorischen Häkchens rechtskräftig bestätigen. Dabei spielt es – ähnlich wie beim Finanzamt – für die Software-Hersteller keine Rolle, ob ein Unternehmen 1.000 Mitarbeiter hat oder nur zehn. Aber ist eine Lizenz-Plausibilisierung für die Kunden nun ein Grund zur Beunruhigung?
Firmen haben dann Grund zur Sorge, wenn sie nicht genau wissen, welcher Mitarbeiter genau mit welcher Software arbeitet und wo er sie nutzt – beispielsweise auch mobil oder von einer Filiale aus. Dann kann sich in solch einer “Lizenz-Plausibilisierung” herausstellen, dass eine Software unrechtmäßig eingesetzt wird, beziehungsweise dass für zu wenige Anwender bezahlt wird. Wenn die Hersteller dahinter kommen – und dazu sind die Lizenz-Plausibilisierungen da – kann das richtig unangenehm werden: Denn der Geschäftsführer haftet persönlich für Verstöße, er muss Strafe zahlen, die Softwarelizenzen nachzahlen und sogar mit einer Anzeige rechnen.
Trotz dieser sehr konkreten Risiken kümmern sich viele Unternehmen kaum darum, ihre Softwarelizenzen ordentlich zu erfassen und auf neuestem Stand zu halten. Denn Software ist alles andere als statisch und es ergeben sich oftmals Veränderungen in der Softwarenutzung: Mitarbeiter kommen hinzu oder verlassen das Unternehmen, Filialen werden eröffnet oder geschlossen, Außendienstler arbeiten mit mobilen Geräten (Smartphones, Tablets), auf denen ebenfalls verschiedenste Software läuft. All dies ergibt ständig neue Lizenzsituationen. Hier nachlässig zu sein, ist also erstens leichtsinnig: Es drohen rechtliche Konsequenzen und Strafen. Zweitens ist es verschwenderisch, da sich durch eine ordentliche Lizenzverwaltung Kosten einsparen lassen. Drittens ist es gefährlich, weil auch die Unternehmenssicherheit und Compliance durch Software, deren Herkunft nicht so ganz klar ist, auf dem Spiel stehen.
