Wie Software das Projektmanagement in Unternehmen optimiert
Unterstützung in den Projektphasen
Der Ursprung eines Projekts liegt in Akquise und Verkauf. Diese Aktivitäten sind äußerst wichtig für die Zukunft eines Unternehmens. So müssen Informationen und Anforderungen potenzieller Kunden gesammelt werden, um Geschäftsoptionen zu nutzen. Die Strukturierung des Verkaufsprozesses hilft dabei, benötigte Kapazitäten effektiver einzuschätzen und die richtigen Maßnahmen zur geeigneten Zeit zu ergreifen. Mit entsprechenden Softwarefunktionen können die Projektorganisation und die Vertriebsabteilung von Beginn des Verkaufsprozesses an alle Informationen zu einem Auftrag sammeln, zentral speichern und jederzeit von überall aus online darauf zugreifen. Dies sichert allen eingebundenen Mitarbeitern einen einheitlichen Informationsstand und sorgt für eine verbesserte Kommunikation sowie eine schnelle Entscheidungsfindung. Ein Projektstrukturplan erleichtert die Implementierung jedes neuen Projekts. Er dient als Grundlage für Budgets, Kalkulationen sowie Planungen und ermöglicht das Aufzeichnen von anstehenden Aktivitäten, des jeweiligen Preises und des zu erwartende Ergebnisses.
Dreh- und Angelpunkt der Projektkontrolle ist die korrekte Erfassung von Stunden und Aufgaben. Eine zeitraubende Maßnahme, die sowohl von den Mitarbeitern im Feld als auch dem Projektleiter häufig Geduld abfordert. Eine online-basierte Eingabemöglichkeit in einer übersichtlichen Maske sowie die schnelle und einfache Freigabe über Tastendruck erleichtern diese Pflichten. Sowohl Mitarbeiter als auch Leitungsebene erhalten damit termingerecht alle benötigten Informationen. Diese einheitliche Sicht optimiert den gesamten Prozess der Projektverwaltung bis hin zu Reporting und Rechnungsstellung. Sind schließlich noch Zeiterfassung und Rechnungsstellung in der Software miteinander integriert, können Rechnungen sehr schnell vorbereitet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die eingegebenen Stunden und Ausgaben zuvor von einer zentralen Übersicht aus geprüft und freigegeben werden. Mit der Möglichkeit, innerhalb der Aufstellungen die abrechenbaren Zeiten zu selektieren, lässt sich eine Rechnung direkt aus dem System heraus stellen. Eine solche Vorgehensweise optimiert die Geschwindigkeit des Rechnungsprozesses erheblich. Rechnungen werden nicht nur früher gestellt, sondern sind gleichzeitig transparenter und somit für den Kunden leichter nachvollziehbar.
Dreimal R: Reporting, Rechnungsstellung, Reaktion
In punkto Nachvollziehbarkeit gibt es eine weitere wichtige Anforderung, die eine gute Projektmanagementsoftware erfüllen muss: ein schnelles, klares und übersichtliches Reporting. Neben integrierten, standardisierten Übersichten und Berichten sollten Unternehmen die Möglichkeit haben, eigene Reports zu erstellen. Dafür ist die Einbindung von gängigen Reportingtools und Office-Anwendungen wichtig. Denn Berichte sind nicht nur für das Reporting dem Kunden gegenüber und für die Rechnungsstellung entscheidend. Schließlich müssen Projektmanager den Status ihrer Projekte, ihrer Budgets und Planungen mit einem Blick einsehen können, um auf Eskalationen, Abweichungen und Verzögerungen rechtzeitig reagieren und entsprechend entgegenwirken zu können.
Fazit
Mit einer idealen Projektmanagementsoftware können Unternehmen Projekte effizient und einfach planen. Sie behalten jederzeit den Überblick über geplante und laufende Projekte. Eine schnelle, web-basierte Eingabemöglichkeit erlaubt Projektmitarbeitern, ihre geleisteten Stunden schnell, einfach und orts- sowie zeitunabhängig einzugeben. Damit lassen sich zudem alle Kosten jederzeit im Auge behalten, da Ausgaben direkt vom Budget abgezogen werden. Auf Basis dieser Daten unterstützt eine Integration in die Finanzverwaltung eine schnellere und transparentere Rechnungsstellung, die zu erhöhter Kundenzufriedenheit und einem verbesserten Cashflow beiträgt.
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