Wie Software das Projektmanagement in Unternehmen optimiert
Autor/Redakteur: Axel Lehnen, Customer Service Manager bei der Exact Software GmbH/gg
Die Komplexität von Projektmanagement setzt sich in erster Linie durch die Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen der Beteiligten und deren zuweilen konträre Ansprüche zusammen. Projektmanager, Berater und Finanzverantwortliche sind als Stakeholder und Wissensarbeiter in ein Projekt involviert. Sie agieren im Kräftefeld zwischen Zeit, Kosten und Kundenerwartungen. Daher benötigen sie eine zentrale Instanz, mit deren Hilfe sie ihre Ziele erreichen können. Besonders für den Manager eines Projektteams ist es unerlässlich, Budgets, Ressourcen und Aufgaben zentral verwalten zu können. Für eine erfolgreiche Projektorganisation ist die Möglichkeit, sich schnell anzupassen und Entscheidungen zu treffen, missionskritisch. Die Grundlage für diese Anforderungen liegt darin, dass alle Projektdaten an einem Ort verfügbar sind und von den jeweiligen Verantwortlichen überall und jederzeit auf sie zugegriffen werden kann. Nur so lassen sich Projekte frist- und budgetgerecht erledigen. Die Funktion einer solchen zentralen Instanz erfüllt eine moderne Projektmanagementsoftware. Speziell mittelständische Dienstleistungsunternehmen, die auch international tätig sind, optimieren mithilfe eines entsprechenden Programms ihre Prozesse beim Projektmanagement, erzielen bedeutende Zeiteinsparungen und schaffen dadurch mehr Raum für die Projektarbeit und die Entwicklung ihres Unternehmens.
Zeitaufwand um fast 90 Prozent reduziert
Das niederländische Unternehmen Co-Maker entwickelt geschäftskritische Anwendungen für den Automotive-Bereich. Das Team aus Consultants, Programmierern und Projektmanagern arbeitet an komplexen Entwicklungsprojekten zusammen. Seit kurzem setzt das Unternehmen auf Projektmanagementsoftware, um die Abwicklung effizienter zu gestalten. Geschäftsführer Eric van Keimpema sagt dazu: “Wir haben in diese Software investiert, weil wir weiter wachsen und dabei die Kontrolle über unser Unternehmen behalten wollen. Mit dem Einsatz der neuen Software sehen wir Verbesserungen in den Phasen unseres Planungsprozesses. Zum Beispiel können wir jetzt die Zeit für die Beratung in die Planung miteinbeziehen, bevor wir ein Angebot erstellen. Außerdem sind wir flexibler bei unseren Eingaben. Die Consultants konnten früher nur am Ende der Woche ihre geleisteten Stunden erfassen, jetzt können sie das jederzeit und überall tun. Außerdem konnten wir den Zeitaufwand für die Fakturierung von ehemals sechs Tagen pro Monat auf einen reduzieren. Zudem sind die Rechnungen jetzt transparenter, was zu erhöhter Zufriedenheit unserer Kunden geführt hat.”
Am Beispiel von Co-Maker wird deutlich, welche Effizienzgewinne allein durch die richtige Software erzielt werden können. Mittelständische Dienstleistungsunternehmen, die Projekte mit verteilten Teams an unterschiedlichen Orten bearbeiten und über die Anschaffung eines solchen Programms nachdenken, sollten darauf achten, dass die Software ihrer Wahl die Rollen der Projektmitarbeiter ausreichend berücksichtigt, sie entlang aller Prozessphasen unterstützt und die Projektverwaltung mit den finanziellen Prozessen vollständig verzahnt: vom Verkauf über die Planung und Projektabwicklung bis hin zum Abrechnungsprozess. In der Zusammenarbeit ist es wichtig, die Prioritäten der Funktionen Projektmanagement, Umsetzung und Finanzen übersichtlich abzubilden, relevante Daten zu integrieren und Unternehmen dadurch einen tiefen Einblick in Projekte zu gewähren. Denn nur wenn alle Informationen jederzeit verfügbar sind, sind ein reibungsloser Projektverlauf und die bestmögliche Betreuung der Kunden gesichert.
Alle für einen
Das klassische Projektteam im Unternehmen ist vergleichbar mit einer Seilschaft beim Bergsteigen – jeder ist auf den anderen angewiesen und jede Handlung eines der Mitglieder hat unweigerlich Auswirkungen auf die Arbeit der anderen. Nur wenn alle an einem Strang ziehen, kann ein Projekt erfolgreich umgesetzt werden. Der Projektmanager im Unternehmen ist übergeordnet verantwortlich für den reibungslosen Ablauf eines Projekts von der Implementierung bis zum Abschluss. Er hat die Hoheit über die Budget- und Zeitplanung sowie die Ressourceneinteilung auf Basis von Verfügbarkeit und Fähigkeit der entsprechenden Mitarbeiter. Außerdem ist er verantwortlich dafür, dass kurzfristige Veränderungen und außerplanmäßige Ereignisse aufgefangen werden und die laufenden Projekte durch Neuorganisation oder Umdisposition letztlich doch planmäßig durchgeführt werden können. Für die inhaltliche Umsetzung des Projekts sind Berater, Consultants und Kundenbetreuer im Team zuständig, die zumeist unterwegs oder beim Kunden sind. Für sie ist es wichtig, die geleisteten Stunden zeitnah und transparent zu erfassen sowie ihre Arbeit gut planen und einteilen zu können. Den Überblick über Abweichungen zwischen dem geplanten und tatsächlich geleisteten Zeit- und Ressourceneinsatz benötigt der Verantwortliche für die Finanzen. Er muss in die Lage versetzt werden, frühestmöglich zu erkennen, ob ein Projekt innerhalb des gesetzten Budgetrahmens realisiert werden kann. Das funktioniert nur, wenn er zeitnah nachvollziehen kann, wie sich Aufwände entwickeln. Nur auf Basis dieser Informationen ist er in der Lage, eine akkurate Finanzplanung zu gewährleisten, um das Wachstum des Unternehmens auf solide Beine zu stellen.
