IMS: Intelligente Workflows, normenkonforme Effizienz

KI-gestütztes Industrial DMS/QMS als smarte Grundlage für integrierte Managementsysteme

Autor: Andreas Dangl, Geschäftsführer der Fabasoft Approve GmbH/dcg

Strukturierte Prozesse, transparente Normenkonformität und die intelligente Nutzung vorhandenen Wissens verschaffen Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile. Diese gehen weit über Ressourcenersparnis oder Kostensenkungen hinaus: Die Synergieeffekte eines integrierten Managementsystems (IMS) wirken als strategischer Katalysator für die Erreichung normgerechter Ziele.

Vorhandene Managementsysteme sind häufig Insellösungen. Ein IMS verbindet verschiedene Disziplinen – etwa Qualitäts-, Umwelt-, Arbeits- und Gesundheitsschutz- oder Energiemanagement – zu einem ganzheitlichen Steuerungsinstrument. Mit der reinen Zusammenführung von ISO-Standards ist es jedoch nicht getan: Die Verwaltung der digitalen Prozesslandschaft erfordert eine solide technologische Basis. Ein Dokumenten- und Qualitätsmanagementsystem, das auf die Bedürfnisse von Industriebetrieben ausgelegt ist, bildet hierfür das Fundament. Ein Industrial DMS/QMS vermeidet Redundanzen, schafft reaktionsfähige Workflows und bettet Normanforderungen direkt in operative Prozesse ein – der Grundstein für unternehmerische Exzellenz.

Synergien schaffen statt Systeme sammeln
Ein praxisnahes Beispiel für erfolgreiche Integration ist die Zusammenführung von ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement) und ISO 45001 (Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement). Diese Normen ergänzen sich in vielen Bereichen und bilden, vereint im DMS/QMS, die Basis für ein IMS, das gesetzliche Anforderungen erfüllt und gleichzeitig zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse beiträgt.

Das DMS/QMS gewährleistet die durchgängige Dokumentation, Überwachung und Prüfung der Anforderungen. So existieren Qualität, Umweltbewusstsein und Arbeitssicherheit nicht isoliert nebeneinander – das Unternehmen verfolgt einen gemeinsamen, ganzheitlichen Ansatz. Ein IMS führt alle relevanten Managementprozesse unter einem Dach zusammen und sorgt für harmonisierte Arbeitsweisen.

Der Aufbau eines vollintegrierten DMS erlaubt lückenlose Dokumentenlenkung und verhindert Inkonsistenzen. Eine hinterlegte Prozesslandkarte, die sich über einen BPMN 2.0-Editor individuell an die Unternehmensprozesse anpassen lässt, ermöglicht jederzeitige Revisionierung und vollständige Nachvollziehbarkeit – etwa über einen Audit-Trail. Die so modellierten Prozesse werden im System tatsächlich als Workflows ausgeführt.

Cloud-native Effizienz mit System
Der Einsatz eines Industrial DMS/QMS auf Cloud-native-Basis als Software-as-a-Service (SaaS) bietet zahlreiche Vorteile. Ein differenziertes Rollen- und Rechtesystem regelt Zugriffe präzise, automatisierte Workflows steuern Freigabe- und Prüfprozesse und reduzieren das Fehlerpotenzial. Die enge Vernetzung mit dem QMS minimiert Risiken und bündelt Auditierbarkeit sowie Normenkonformität zentral.

Automatisierte Workflows übernehmen wiederkehrende Aufgaben und reduzieren manuellen Aufwand. Prozessverantwortliche integrieren neue Anforderungen – etwa aufgrund geänderter Gesetze oder Lieferanten-/Kundenverträge – mit dem BPMN-Editor schnell und unkompliziert ins IMS. Entsprechende Dokumente werden über das DMS eindeutig Projekten und Stakeholdern zugeordnet.

Bessere Entscheidungen dank künstlicher Intelligenz
Künstliche Intelligenz (KI) ist ein wertvolles Werkzeug im IMS, insbesondere im Dokumenten- und Qualitätsmanagement. KI analysiert große Dokumentenmengen schnell und zuverlässig, kategorisiert sie systematisch und prüft Compliance-relevante Unterlagen automatisiert auf Übereinstimmung mit aktuellen Vorschriften.

Ein KI-gestütztes DMS/QMS erkennt Muster und Abweichungen in Prozessen und warnt frühzeitig vor Risiken. Maschinelles Lernen optimiert Prozesse fortlaufend und steigert die Qualität des gesamten IMS. Im Risikomanagement und in der Fehlerprävention identifiziert KI potenzielle Schwachstellen und schlägt konkrete Verbesserungsmaßnahmen vor.

Treten Produktionsmängel entlang der Lieferkette auf, unterstützt die KI sowohl bei der Behebung als auch durch „Lessons Learned“-Datenbanken bei der künftigen Fehlervermeidung. Diese Funktionen machen das IMS agiler, effizienter und reaktionsfähiger.

Wissensmanagement intelligent bündeln
Die gezielte Bündelung von Wissen wird zum Schlüssel der Effizienzsteigerung. Ein modernes DMS/QMS nutzt KI, um 360-Grad-Sichten zu Projekten, Produkten oder Bauteilen aus unterschiedlichen Systemen zu generieren. Die KI erkennt automatisch Metadaten und stellt relevante Informationen in übersichtlichen Dashboards bereit.

Technische Kennzahlen, Seriennummern und weitere Metadaten werden direkt aus Dokumenten extrahiert und automatisch in Formulare übertragen. Das vereinfacht die Datenerfassung und -verwaltung erheblich. In der Qualitätssicherung identifiziert die KI Abweichungen und liefert Optimierungsvorschläge. Auch Prüfberichte lassen sich in der Auditierung effizient auswerten, sodass Unternehmen schneller auf kritische Punkte reagieren können.

Vorteile durch DMS/QMS-Systeme im IMS-Kontext
Das Erfassen und Auswerten von Qualitätsdaten in einer gemeinsamen Datenumgebung schafft Transparenz: Reklamationen, Prüfberichte, Audits und Lieferantenbewertungen an einem Ort erleichtern Analyse und Prozessoptimierung. Die Unterstützung bei der Erfüllung von Anforderungen aus ISO 9001, IATF 16949 und weiteren Standards stellt Normkonformität und Auditfähigkeit sicher – einschließlich Auditdokumentation und Maßnahmenmanagement.

Ein effizientes Maßnahmen- und Risikomanagement steuert nicht nur CAPA-Prozesse (Corrective and Preventive Actions), sondern bewertet und erfasst Risiken systematisch, etwa mittels FMEA. Die Integration von Prüfplanung und Rückverfolgbarkeit verknüpft Prüfmerkmale und -pläne direkt mit Prozessen und Produkten – für lückenlose Nachvollziehbarkeit in regulierten Branchen wie Spezialmaschinen- und Anlagenbau, Medizintechnik oder Automotive.

Synergieeffekte für ganzheitliche Prozesssteuerung
Die Kombination aus DMS und QMS ermöglicht die vollständige digitale Abbildung aller relevanten Managementsystemprozesse. Eine gemeinsame Datenbasis reduziert Redundanzen, etwa bei Risikobewertungen für Qualität, Umwelt und Arbeitssicherheit, und erhöht die Effizienz.

Transparenz und fundierte Entscheidungsgrundlagen entstehen durch KPI-Dashboards, Reports und Auswertungen, die das Management-Review unterstützen. Compliance und Reaktionsfähigkeit auf Änderungen verbessern sich, da sich Norm- oder Gesetzesanpassungen zentral steuern und dokumentieren lassen.

Ein Industrial DMS/QMS stellt damit die Schlüsselkomponenten für ein modernes, digitales IMS bereit – mit Effizienz, Transparenz und Compliance-Sicherheit als zentralen Erfolgsfaktoren.

Fazit: Effizienz durch strukturierte Wissensintegration
Wissen aus Geschäftsprozessmanagement, Organisationsmanagement, Risikomanagement, internem Kontrollsystem, Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung greift im IMS nahtlos ineinander. Skalierbarkeit entlang der Wertschöpfungskette, Synergieeffekte und Normharmonisierung führen zu Risikominimierung.

Die Integration verschiedener Managementsysteme erhöht die Akzeptanz bei Mitarbeitenden für normative und organisatorische Anforderungen. Die vereinfachte Handhabung von Normen wie ISO 9001, ISO 14001 oder ISO/IEC 27001 senkt den administrativen Aufwand durch einheitliche Strukturen und Standards für Dokumentation und Verfahren. Automatismen, Transparenz und Feedback-Möglichkeiten fördern die kontinuierliche Verbesserung nachhaltig.

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