Im Test: Aagons ACMP 5.4.12 bringt erweiterte Funktionen für das Lizenz- und Asset-Management

Die zweite Methode ist manuell. Hier müssen die zuständigen Mitarbeiter die Produkte, die Lizenzen benötigen, selbst erfassen. Laut Aagon nehmen aber 98 Prozent der Kunden den DNA-Katalog, da er sehr viel Arbeit spart.

Die Lizenzen selbst schließlich lassen sich entweder manuell erfassen, oder aus einem Lizenzportal importieren, wie es unter anderem bei Adobe und Microsoft bereitsteht. Das geht allerdings logischerweise nur mit den Lizenzen der jeweils betroffenen Hersteller. ACMP stellt zu diesem Zweck diverse Schnittstellen bereit, unter anderem auch zu SAP.

Installation des DNA-Katalogs

Auch für den DNA-Katalog sind wieder diverse zusätzliche Installationsschritte erforderlich, bevor er in Betrieb gehen kann. Zunächst mussten wir in der ACMP-Konsole eine entsprechende Lizenz eintragen. Danach starteten wir im ACMP-Installationsverzeichnis unter “\ACMP Server\Clients\ACMP DNA\” den “ACMP DNA Setup Wizard”. Hier muss man im Wesentlichen einen Installationspfad benennen und die zu verwendende Datenbank angeben. Der Hersteller empfiehlt an dieser Stelle, in der gleichen Instanz, in der die ACMP-Datenbank läuft, eine neue Datenbank anzulegen. Wir folgten im Test dieser Empfehlung.

Im nächsten Schritt war es erforderlich, anzugeben, wie oft der Katalog über das Internet aktualisiert werden sollte, wir entschieden uns für täglich. Danach lief die Installation des Katalogs durch. Zum Schluss mussten wir nun noch in der ACMP-Konsole unter “System / Einstellungen / Lizenzmanagement / ACMP DNA” die Verbindung von ACMP mit der neuen Datenbank konfigurieren, danach konnten wir den DNA-Katalog nutzen.

Funktionen des Lizenzmanagements

Das System berücksichtigt im Betrieb unter anderem die Eigenschaften bestimmter Lizenzen. So spielt es beispielsweise bei Microsoft SQL-Server-Installationen eine Rolle, ob die einzelnen Zugriffe zu lizenzieren sind, oder ob eine Core-Lizenz für den Server vorhanden ist. Das kann man im Lizenzmanagement abbilden. Ebenfalls von Bedeutung: Eine Funktion, die dafür sorgt, dass die Lösung nur relevante Einträge in der Liste behält und Produkte, für die Lizenzen keine Rolle spielen, wie etwa den Adobe Reader, ausblendet. Das erhöht die Übersichtlichkeit. Abgesehen davon unterscheidet die Lösung nach Benutzer-CALs und Geräte-CALs, was unter anderem bei Oracle-Lizenzen Relevanz besitzt.

Die Lizenzeinträge enthalten bei Bedarf eine Vielzahl an Informationen, wie Name, Schlüssel, Seriennummer, Wartungsdaten, kaufmännische Daten und Beschreibung. So zeigt das System beispielsweise an, wenn ein Mietvertrag ausläuft und die zuständigen Mitarbeiter haben jederzeit Gelegenheit, Wartungsverträge, Unterverträge für Niederlassungen und Ähnliches hinzuzufügen.

Zusätzlich lassen sich auch Dokumente hinterlegen, bei Bedarf sogar als Hyperlink. In diesem Fall genügt es, die Informationen an einer zentralen Stelle zu speichern und für ACMP zugänglich zu machen. Für alles, was sonst nicht bedacht wurde, bietet das Produkt benutzerdefinierte Felder an, über die sich alles Mögliche, bei Bedarf auch über Checkboxen, nachtragen lässt.

Außerdem unterscheidet die Lösung bei den Einträgen zwischen Vollversionen und Upgrades. Auf diese Weise ist es im Betrieb problemlos möglich, auch nach zehn Upgrades noch die zugrundeliegende Originallizenz – die beispielsweise ursprünglich für Windows NT gekauft wurde – aufzufinden.

Bei Serverlizenzen besteht darüber hinaus noch die Option, Koeffizienten anzugeben, zum Beispiel für die Berechnung für Core-Lizenzierungen für Windows Server 2016. Auch Virtualisierungslizenzen einschließlich der Lizenzmobilität für Virtuelle Systeme können abgebildet werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Lizenz-Downgrade. Es kommt häufig, zum Beispiel bei alter Microsoft-Software, vor, dass Unternehmen eine neue Version kaufen (wie Windows Server 2019), aber eine alte im Einsatz haben (etwa Windows Server 2016). Das ACMP-Lizenzmanagement bildet auch solche Szenarios ab.

Praktische Arbeit mit dem Lizenzmanagement

Wurden die Lizenzen auf die eine oder andere Art hinzugefügt, so besteht der nächste Schritt darin, sie mit den verwendeten Produkten zu verknüpfen. Dabei ergibt es Sinn, im DNA-Katalog nur die installierten Softwarelösungen, die eine Lizenz benötigen, anzuzeigen und sie anschließend entweder mit zuvor angelegten Produkteinträgen zu verknüpfen (via Rechtsklick) oder das System (ebenfalls via Rechtsklick und die Auswahl des Befehls “Produkt aus Erkennungsmuster erzeugen”) dazu zu veranlassen, automatisch entsprechende Produkteinträge zu generieren und diese auch gleich zu verknüpfen. Auch hier ist es wieder möglich, mehrere Einträge gleichzeitig auszuwählen, so dass die Arbeit schnell von der Hand geht.

Im nächsten Schritt geht es dann daran, den Produkteinträgen Lizenzen zuzuweisen. Das funktioniert manuell oder mit einem Rechtsklick aus der Produktübersicht heraus, Letzteres allerdings nur dann, wenn man in der Liste nur einen Eintrag selektiert hat.

Nach der Verknüpfung der Lizenzen kann man eine Neuberechnung anstoßen (standardmäßig führt die Software jede Nacht eine solche durch) und danach in der bereits erwähnten Compliance-Übersicht sehen, was korrekt lizenziert wurde und wo noch Lizenzen fehlen. Dabei berücksichtigt das System auch die bereits erwähnten Lizenz-Downgrades. Man sieht in der Übersicht auch, welche Rechner, Benutzer oder Geräte mit gültigen Lizenzen ausgestattet wurden und wo was fehlt. Die Benutzer lassen sich dabei importieren oder aus dem Active Directory einlesen. Die Geräte werden im Betrieb vom Asset Management erfasst. Bei Bedarf lassen sich jetzt Lizenzen nachtragen, bearbeiten und so weiter.

Das Lizenzmanagement ist übrigens auch dazu in der Lage, Reports auf Deutsch und Englisch zu erstellen. Diese listen die verwendete Software, die Lizenzverträge und die unlizenzierten Produkte auf. Die Reports lassen sich auch über einen Zeitplaner automatisch erstellen. Sie werden aber auf Wunsch nur dann ausgegeben, wenn unterlizenzierte Produkte vorhanden sind, sonst nicht.

Zusammenfassung und Fazit

Generell entwickelt sich ACMP wegen der zunehmenden Verbreitung von IoT und Industrie 4.0 immer mehr in Richtung Asset-Werkzeug. Das ist auch im Zusammenhang mit der verstärkten Verwendung von Home-Offices von Bedeutung. So ermöglicht eine leistungsfähige Asset-Management-Lösung wie die von ACMP beispielsweise das Erfassen von Drucker-Typen auch in Home-Offices, so dass es im Betrieb für die IT-Abteilung kein Problem darstellt, auch für die Home-Office-Drucker den richtigen Toner nachzubestellen.

Genauso vereinfacht eine solche Lösung auch die Arbeiten, die beispielsweise beim Ausscheiden von Mitarbeitern anfallen. Schließlich gibt es eindeutige Listen, die aufführen, welche Assets zu welchem Benutzer gehören, wie PC, Handy, Dienstwagen und Ähnliches. Anhand dieser Listen haben die zuständigen Mitarbeiter die Option, zu überprüfen, ob alle Komponenten zurückgegeben wurden und ob alle Zugriffsrechte gelöscht sind.

All diese Funktionen sind nützlich für die IT-Abteilungen, die – gerade in kleinen und mittelgroßen Unternehmen – immer mehr gezwungen werden, zusätzliche Aufgaben unabhängig vom eigentlichen IT-Management “nebenbei” mit zu erledigen. Im Test hat es uns besonders gut gefallen, dass die Mitarbeiter beim Anlegen von Einträgen nicht gezwungen sind, ihren Arbeitsprozess zu unterbrechen, wenn bestimmte Angaben wie Hersteller oder Ähnliches noch nicht in der Datenbank vorhanden waren, sondern diese Angaben direkt nachtragen konnten. In Kombination mit dem leistungsfähigen Lizenzmanagement und den IT-Management-Features bietet ACMP einen echten Mehrwert für IT-Abteilungen jeder Größenordnung.

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Anmerkung:

Wir haben diesen Test im Auftrag des Herstellers durchgeführt. Der Bericht wurde davon nicht beeinflusst und bleibt neutral und unabhängig, ohne Vorgaben Dritter. Diese Offenlegung dient der Transparenz.