Softwareroboter: Digitale „Hände“ zur durchgehenden Datenverarbeitung

Autor/Redakteur: Heinz Wietfeld, Director Sales bei Hyland/gg

Es besteht kein Zweifel: Daten sind das Gold des digitalen Zeitalters. Werden die enormen Datenmengen jedoch manuell bearbeitet und ist Automatisierung durch Datensilos und Legacy-Lösungen unmöglich, wird aus dem Goldschatz eine bleischwere Prozessbremse. Modernes Enterprise Content Management in Kombination mit intelligenter Automatisierung und den digitalen „Händen“ von Softwarerobotern – Stichwort: Robotic Process Automation – bringt Geschwindigkeit und Präzision in Arbeitsabläufe.

Heinz Wietfeld, Director Sales bei Hyland (Quelle: Hyland)

Daten erreichen Unternehmen über unterschiedlichste Kanäle: E-Mail, Kontaktformulare, Messenger-Dienste, Self-Serviceportale und vereinzelt sogar noch per Fax oder postalisch. Gleichzeitig werden in den Unternehmen tagtäglich unzählige Datensätze und Dokumente von Systemen und Anwendungen generiert. Fast alle diese Daten wollen beziehungsweise sollen bearbeitet und ausgewertet werden − und das möglichst schnell und ressourcenschonend. Automatisierung lautet hier das Zauberwort; manuelle Bearbeitung ist angesichts des enormen Volumens keine Option mehr.

Einer der größten Stolpersteine für eine durchgängige Automatisierung sind Prozessbrüche. Sprich, wenn Anwendungen, Systeme und Daten-Repositories nicht integriert sind. Das blockiert Datenströme und verlangt nach zeitintensiven, manuellen Eingriffen. Moderne Enterprise-Content-Management- beziehungsweise sogenannte Content-Services-Plattformen ermöglichen es, Daten und Inhalte an einem Ort zu bündeln und unterschiedlichste Systeme über Schnittstellen einzubinden.

Legacy-Lösungen mit Robotic Process Automation integrieren

Viele IT-Verantwortliche wissen jedoch aus der Praxis: In fast jedem Unternehmen gibt es Legacy-Lösungen, für die keine modernen Schnittstellen mehr verfügbar sind. Diese Prozesslücken können entweder von Mitarbeitenden überbrückt werden, indem sie zum Beispiel Kundendaten manuell von einem System ins nächste übertragen, oder sie setzen für diese repetitiven und hochvolumigen Prozesse auf Robotic Process Automation (RPA).

Exemplarischer RPA-Workflow (Quelle: Hyland)

RPA bezeichnet die Automatisierung von Prozessen mithilfe von Softwarerobotern. Das Besondere: Diese fleißigen digitalen Helfer operieren genau wie ihre menschlichen Kollegen auf der Ebene der Benutzeroberfläche. So lässt sich jede Anwendung, die sonst manuell gesteuert wird, auch von den Bots bedienen, ohne dass dazu eine entsprechende Schnittstelle erforderlich ist. Das ermöglicht einen vergleichsweise unkomplizierten und vor allem extrem flexiblen Einsatz. RPA im Kontext einer umfassenden Datenverarbeitungs- und Content-Management-Strategie kann so Prozesslücken schließen, durchgehende Automatisierung ermöglichen und Prozesse schneller und präziser gestalten. Generell eignen sich für RPA Prozesse, die strukturiert und daten- sowie regelbasiert sind. Die digitalen helfenden Hände können dann rund um die Uhr eingesetzt werden, ermüden nicht und machen keine Flüchtigkeitsfehler, was die Compliance verbessert. Außerdem verspüren sie keine Langeweile – ganz zur Freude der Teams, die sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können.