Was du heute kannst besorgen: Warum SharePoint 2016 schon jetzt auf jeder Agenda stehen sollte

Risiken aus dem Weg gehen

Das wohl größte Risiko während einer Migration stellt die eventuell notwendige Strukturanpassung von SharePoint dar. Gründe hierfür gibt es unterschiedliche:

• Die Struktur von SharePoint bildet nicht mehr sinnvoll die Themen oder Abteilungsstruktur des Unternehmens ab (es empfiehlt sich immer eine Themen-basierte Struktur).
• Durch Nicht-Beachtung von Microsoft Skalierungsgrößen (Inhaltsdatenbanken, Berechtigungen) müssen zusammengehörige Daten in unterschiedliche SiteCollections / Web-Anwendungen geteilt werden.

Teilt man die Inhalte auf, ergibt sich aus einer technischen Migration schnell ein Organisationsprojekt – dann gilt es zusätzlich die Befindlichkeiten von allen Nutzern zu berücksichtigen, deren Inhalte betroffen sind. Eine solch konkrete Lösungsfindung kostet viel Zeit und braucht eine individuelle Analyse. Da hier unterschiedliche Faktoren eine Rolle spielen, lassen sich nur schwer pauschale Empfehlung abgeben.

Oft sind diese Bereiche allerdings durch die interne IT oder den unterstützenden Dienstleister schon vor einer Migration identifiziert worden. Es lohnt sich, diese Bereiche vor der Migration umzustrukturieren, sollte die neue SharePoint-Version beispielsweise das Grenzwertproblem nicht lösen. Es spart viel Zeit und Nerven innerhalb der Migration, wenn Strukturanpassungen bereits vorher erfolgten oder mindestens geplant sind.

Was es sonst zu beachten gibt

Daneben gibt es noch weitere Themen, die auf der Agenda für eine Migration stehen sollten:

• Klärung Lizenzsituation, Klärung des Aufbaus neuer Server,
• Notwendigkeit eines Stagings der Umgebung für das Test-, Qualitäts- und Produktivsystem,
• Durchführung der Migration abstimmen (automatisiert, teilautomatisiert, manuell beispielsweise komplett neue Strukturen, ohne Übernahme von Altdaten),
• Definition, ob ein kompletter Umzug oder ein schrittweiser Umzug zielführend ist; Bewertung von bestehenden Applikationen innerhalb der SharePoint-Umgebung; die Migration stark frequentierter Bereiche erfolgt zuerst und
• Bewertung von SharePoint Online als Alternative.

Ein guter Test für alle, die eine ältere Version als SharePoint 2013 betreiben, ist die Testmigration auf SharePoint 2013. So können bereits hier Fehler aufgedeckt werden. Da ohne zusätzliche Tools keine direkte Migration von SharePoint 2010 auf SharePoint 2016 möglich ist, stellt dieses Update ohnehin eine Notwendigkeit dar.

Bestmöglich vorbereitet für die Migration

Anwender, die aktuelle Probleme auf ihrer SharePoint Farm erkennen, sollte diese nicht in den Migrationsprozess verschieben. Durch ein vorgelagertes Projekt lassen sich grundlegende Anpassungen durchführen, ohne dass bei der späteren Migration Zeitverzögerungen durch zusätzlich nötige Abstimmungen auftreten. Bei Unsicherheit über den Zustand einer Farm leisten IT-Dienstleister wertvolle Unterstützung. Zusätzlich sollte auch für die Nachbereitungsphase entsprechend Zeit und Budget eingeplant werden – zum Beispiel für kleinere Anpassungen am Design.

Kurzum: Ist das aktuell laufende SharePoint bestens strukturiert, sind alle Berechtigungen geklärt und ergibt sich aus den beschriebenen Tipps kein Handlungsbedarf, dann steht einer technisch erfolgreichen Migration nichts im Weg.