Was du heute kannst besorgen: Warum SharePoint 2016 schon jetzt auf jeder Agenda stehen sollte

Autor/Redakteur: Jürgen Slaar, SharePoint Consultant bei Comparex/gg

Jürgen Slaar, SharePoint Consultant bei Comparex (Quelle: Comparex)
Jürgen Slaar, SharePoint Consultant bei Comparex (Quelle: Comparex)

Voraussichtlich wird SharePoint 2016 erst Ende 2016 komplett einsatzfähig sein. Aus Sicht mancher Unternehmen lohnt es sich heute also noch nicht, Gedanken an eine mögliche Migration zu verschwenden. Aber es bestehen gute Gründe, anderer Meinung zu sein. IT-Abteilungen sollten sich schon jetzt vorbereiten – zumindest teilweise.

Ein produktiver Einsatz von SharePoint birgt erfahrungsgemäß ohne das erste Service Pack (SP) gewisse Stabilitätsrisiken. Dieses SP wird vermutlich im letzten Quartal 2016 veröffentlicht werden. Viel Zeit also, bis ein produktiver Einsatz überhaupt realistisch und empfehlenswert scheint. Es gibt trotzdem gute Gründe, sich bereits heute mit der Migration auseinanderzusetzen, damit sich diese möglichst planbar und zeitlich kompakt durchführen lässt.

So schaut es momentan aus

Was sich bei SharePoint 2016 grundsätzlich verbessert oder weiterentwickelt hat, wurde von Microsoft bereits kommuniziert. Es findet keine Revolution, sondern eine Evolution statt. Diese äußert sich beispielsweise in erweiterten Grenzwerten sowie zusätzlichen, nützlichen Features, die SharePoint 2013 noch nicht aufwies.

Ins Auge springt jedoch ein anderer Aspekt: SharePoint ist schon jetzt sehr stabil. Vor dem SP1 läuft es bereits deutlich performanter und fehlerfreier als so mancher Vorgänger. Daher ist anzunehmen, dass Microsoft seine Cloud-Erfahrungen mit Office365 einfließen hat lassen.

Altlasten loswerden

Die Erfahrung zeigt, dass IT-Abteilungen bei vielen SharePoint-Installationen keine Bereinigung der Altdaten und Archivierung vornehmen. Dabei belegen gerade Altdaten unnötig SQL-Speicher. Zusätzlich erwecken sie bei den Endanwendern schnell den Eindruck, dass das System keine neuen Informationen bietet. Aus diesem Grund empfiehlt sich eine regelmäßige Bereinigung und/oder Archivierung – erst recht vor der Migration.

Die Praxis sieht dagegen ganz anderes aus: Unternehmen reizen häufig die sinnvolle Größe für Inhaltsdatenbanken von 200 GByte oder die Anzahl von Unterberechtigungen innerhalb einer Website-Sammlung bis zum Maximum aus. Andere überschreiten die empfohlenen Microsoft-Vorgaben sogar. Werden diese Datenmengen im laufenden Betrieb nicht bereinigt, verzögert das den Fortschritt eines Migrationsprojekts. Die Grenzwerte (zum Beispiel auch von SharePoint 2007 und SharePoint 2010) sowie der Health Analyzer müssen also regelmäßig geprüft werden.

In die Ist-Analyse müssen auch die Programmerweiterungen innerhalb der Farm einbezogen werden – egal ob die Solutions durch Drittanbieter erstellt oder selbst entwickelt wurden. Werden Lösungen oder Code-Erweiterungen wie JavaScript eingesetzt, sollte zusätzlich geprüft werden, ob ihre Funktionalität ausreichend dokumentiert ist. Die eine oder andere Software, die noch Teil der Farm ist, oder ein komplexes Formular (InfoPath oder ASPX) vom Vorgänger oder eines Dienstleisters lassen sich dabei immer aufspüren und entfernen.

Klare Befugnisse und zusätzliche Anwendungen

Die Grundidee hinter dem Microsoft Collaboration Tool ist folgende: Die Fachabteilungen bekommen Rechte, um grundsätzliche Strukturen und Berechtigungen innerhalb ihres Bereichs anzulegen und anzupassen. Sind solche Rahmenbedingungen nicht explizit festgehalten, sollte ein sogenanntes Governance-Konzept etabliert werden. Mit diesem Konzept lassen sich konkrete Vorgaben und Entwicklungsgrundsätze für die Nutzung innerhalb der SharePoint Farm definieren.

Eine zentrale Neuerung in SharePoint 2016 ist die Forcierung auf das App-Modell. Das bedeutet: Code wird möglichst autark zum SharePoint-System gehalten. Vor diesem Hintergrund lohnt es sich zu überprüfen, ob die aktuelle Art Lösungen einzusetzen zukunftsfähig, sprich migrierbar ist. Die Wahrscheinlichkeit eine Lösung wieder verwenden zu können, erhöht sich durch bestimmte Anpassungen im Entwicklungsvorgehen deutlich. Daher lohnt es sich, statt auf Solutions auf die Entwicklung von Apps zu setzen.