So gelingt effizientes Digital Onboarding

Autor/Redakteur: Chris Dercks, Regional Vice President DACH bei F5/gg

Von der Ausnahme zum New Normal: Bewerbungsgespräche und das anschließende Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter laufen auch im Jahr 2022 weiterhin häufig virtuell ab. Inzwischen haben sich einige Best Practices etabliert, um Neuzugänge dennoch effizient und erfolgreich ins Team einzubinden.

Auch wenn das Homeoffice für viele mittlerweile Routine geworden ist, stellen der Bewerbungsprozess und das anschließende Onboarding sowohl Führungskräfte und HR als auch die neuen Kolleginnen und Kollegen vor Herausforderungen. Die größte Hürde ist weiterhin die Umstellung vom realen Smalltalk auf das virtuelle Gespräch. Das gilt insbesondere beim Erstkontakt, wenn sich die Gesprächspartner noch nicht gegenseitig kennen. So werden die Kandidatinnen und Kandidaten im Online-Bewerbungsgespräch meist schlechter bewertet, selbst wenn sie die identischen Antworten geben. Das zeigt eine Studie der Universität Ulm.

Gründe dafür sind der fehlende direkte Blickkontakt und die limitierte Ansicht durch den Bildausschnitt der Webcam. Zudem lassen sich die Gesten, Körperhaltung, Sätze und Betonungen des Gegenübers schwerer erkennen, verstehen und interpretieren, wenn Qualitätsprobleme bei Audio und Video zu Rauschen oder Verzögerungen führen.

Willkommen aus der Ferne

Noch holpriger gestaltet sich oft die Integration des Neuzugangs in das Team. Denn eine persönliche Vorstellungsrunde und die Einweisung in die Prozesse muss nun aus der Ferne und digital ablaufen. Beim virtuellen Onboarding sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen.

Im Büro erfolgt in der Regel zuerst das gegenseitige Kennenlernen und anschließend die Ausstattung mit den Geräten. Remote läuft es meist umgekehrt. Unternehmen müssen bereits vor dem ersten Arbeitstag dem neuen Kollegen Laptop und alle notwendigen Geräte per Lieferdienst nach Hause schicken oder im Büro überreichen, je nach aktuellen Hygieneregeln und Entfernung.

Dabei sind die Geräte aber so zu konfigurieren, dass sie die neue Mitarbeiterin ohne fremde Unterstützung nutzen kann. Hierfür haben sich praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen und digitale Einarbeitungspläne bewährt. Diese vermitteln zum Beispiel, wie die Anwendungen genutzt werden, welche Arbeitsprozesse zu dokumentieren sind oder wie sich das Hintergrundbild bei Videokonferenzen ändern lässt. Zusätzlich sollte eine Kollegin an den ersten Tagen Hilfestellungen geben.

Einbindung ins Team

Sobald Hardware und Software eingerichtet sind, folgt die Vorstellungsrunde. Dafür bieten sich die regelmäßigen virtuellen Team-Meetings an. Schwieriger ist die organisatorische Einbindung in die täglichen Arbeitsabläufe. Dafür sollte ein erfahrenes Team-Mitglied als Mentorin bestimmt werden, die den neuen Kollegen auf Augenhöhe mit praktischen Tipps in die Prozesse, Erwartungen und möglichen Stolpersteine einführt.