Workstream Collaboration eröffnet das volle Potenzial von New Work
Autor: Frank Kirsch, Head of CCaaS Sales Programs bei Avaya GmbH & Co. KG/gg
Die vergangenen Jahre haben viele Aspekte der Arbeitswelt grundlegend verändert und Trends wie hybridem Arbeiten und Home Office zu einem starken Aufschwung verholfen. Der plötzliche Gang ins Home Office stellte vor allem zu Beginn der Pandemie eine große Herausforderung für Unternehmen und insbesondere deren IT-Infrastruktur dar. Workstream-Collaboration-Lösungen helfen dabei, Tools, die für ein erfolgreiches Arbeiten von überall notwendig sind, in einer Plattform zu bündeln und haben somit eine positive Auswirkung auf Arbeitsabläufe und Produktivität für alle Mitarbeitenden. So können Unternehmen und Organisationen eine Infrastruktur schaffen, die sicher und leistungsfähig ist, um das Potenzial von New Work voll auszuschöpfen.
Mehr Flexibilität für räumlich unabhängige Zusammenarbeit
Gartner definiert Workstream Collaboration (WSC) als einen Markt, der sich aus „Produkten zusammensetzt, die einen auf Konversation basierenden Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit in Gruppen bereitstellen und in öffentlichen oder privaten Kanälen (oft nach Themen geordnet) angeordnet werden können. Produkte in diesem Markt können innerhalb eines Unternehmens eingesetzt werden oder auf der Ebene des Arbeitsbereichs oder des Kanals zwischen verschiedenen Organisationen eingesetzt werden.”
WSC ist damit die nächste Evolution von Unified Communications (UC). Die cloudbasierte Plattform führt isolierte UC- und Contact Center-Anwendungen zu einem Tool mit einer einzigen Anwendung zusammen und ermöglicht so eine organischere Zusammenarbeit aller Benutzer:innen, die nicht an Zeit oder Ort gebunden ist. Die Kommunikation wird natürlicher und intuitiver, Teams können besser auf wechselnde Prioritäten reagieren, und Expert:innen innerhalb des Unternehmens sind besser erreichbar, um Problemlösungen zu beschleunigen.
Alle Medien im Workstream vereinen
E-Mails sind sehr häufig der Ausgangspunkt für Konversationen in und zwischen Unternehmen. Allerdings sind sie mit dem Makel behaftet, Zeitfresser zu sein. Laut einer McKinsey-Analyse verbringen Berufstätige im Schnitt 28 Prozent des Arbeitstages mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. Kein Wunder also, wenn Mails in der Zusammenarbeit, wie man sie mit WSC-Systemen verbindet, nur eine untergeordnete Rolle spielen. Die meisten WSC-Systeme bieten neben Audio- und Videokonferenzen auch eine Chat-Funktion und das Teilen von Inhalten („Content Sharing“). Die Chat-Funktion wird dabei ergänzend und oft auch statt E-Mail genutzt – man möchte schließlich nicht demselben Adressaten über zwei unterschiedliche Kanäle dasselbe mitteilen.
Das bedeutet aber nicht, dass WSC in der geschäftlichen Korrespondenz E-Mails komplett ersetzt. Allein aus regulatorischen oder anderen Gründen müssen bestimmte Korrespondenzen langfristig archiviert werden. Chats aber lassen sich später manuell oder automatisch löschen. Ein Nachweis des Empfangs der Nachricht ist dann nicht mehr ohne weiteres möglich. Zudem vermisst man in den meisten (oder allen?) WSC-Systemen komfortable Suchfunktionen, wie sie E-Mail bietet. Hier haben E-Mail-Systeme noch Vorteile gegenüber Chats in WSC-Systemen.
Teams können in einer WSC-Umgebung jederzeit und überall schnell Video- und Content-Sharing-Meetings initiieren. Notizen lassen sich vor, während und nach Besprechungen hochladen, die in einem dauerhaften virtuellen Arbeitsbereich einsehbar bleiben, um sicherzustellen, dass die Arbeit zeit- und ortsunabhängig fortgesetzt wird. Die Mitarbeitenden können so kommunizieren, wie es für sie am besten ist (anrufen, sich treffen, Nachrichten senden). Laufende Gespräche, ob über öffentliche oder private Kanäle, werden dadurch auch während eines Wechsels vom Laptop auf das Handy beibehalten.
