Wie sich das volle Potenzial von Collaboration-Tools ausschöpfen lässt

Integrierte Analysefunktionen

Jede Kollaborationslösung sollte Funktionen für die Datenanalyse enthalten. Die Auswertungen liefern wichtige Informationen – etwa über die Akzeptanz und Nutzung sowie auftretende Probleme. Auch die Aktivität während eines Meetings sowie die Auslastung an verschiedenen Standorten ist damit darstellbar. Auf dieser Basis können die Verantwortlichen Kapazitäten besser beurteilen sowie analysieren, welche Investitionen benötigt werden.

Räumlichkeiten bestmöglich nutzen

Neben der Software sollten auch die Büroräume an die Anforderungen der Hybrid-Beschäftigten angepasst werden. Entscheidend ist eine Atmosphäre, die eine reibungslose Kommunikation gewährleistet – auch mit den remote arbeitenden Kollegen. Folglich sollte jedem Beschäftigten ein Headset zur Verfügung stehen, damit kurze Besprechungen am eigenen Arbeitsplatz geführt werden können. Für längere Gespräche und Meetings eigenen sich Besprechungsräume, die mit Kameras, Bildschirmen und Audiotechnik ausgestattet sind.

Neue Anwendungsbereiche entdecken

Bisher kommen Collaboration-Tools nur selten zum Einsatz, wenn es darum geht, bestimmte Geschäftsziele zu verfolgen. Angesichts des Wandels am Arbeitsmarkt ist aber davon auszugehen, dass die Lösungen auch dafür in Zukunft häufiger genutzt werden – etwa im Kundenservice oder im Außendienst. Auch spezifischere Einsatzgebiete sind nicht ausgeschlossen: Beispielsweise könnten sich die Verantwortlichen eines Bauunternehmens live mit dem Personal auf der Baustelle austauschen und einen Video-Einblick über den Baufortschritt erhalten. Somit lassen sich Entscheidungsprozesse beschleunigen.

Einheitliche Lösung

Sämtliche Tools stehen idealerweise auf einer einheitlichen cloud-basierten Lösung zur Verfügung und ermöglichen eine intuitive Steuerung. Damit lässt sich nahtlos zwischen Anrufen und Video-Calls, intelligenten Chat-Funktionen und der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder Whiteboards hin- und herwechseln. Das erhöht die  Nutzer-Akzeptanz deutlich. Darüber hinaus bietet eine solche Plattform Management-, Sicherheits- und Compliance-Tools für Administratoren. Der Zugang lässt sich damit individuell gestalten und sorgt für ein unkompliziertes User-Erlebnis – ganz nach der Devise: Digitale Kollaboration ist mehr als nur ein Video-Call.