Geschäfts- und Finanzpläne in Echtzeit synchronisiert
eDocSync überzeugt bereits bei der ersten Inbetriebnahme
Tom Zeller entschied zusammen mit seinem Kollegen Tobias Salzig, Finanzierungs-Spezialist und Senior Partner bei ENECA, das Tool in einer Testphase operativ einzusetzen. Bereits zu Beginn zeigten sich die ersten Vorteile des Programms. Die Installation der einzelnen Clients für die Mitarbeiter erforderte maximal eine halbe Stunde. Eine Server-Variante für einen 24 Stunden-Betrieb war ebenso schnell eingerichtet. Die intuitive Bedienung und die leichte Verständlichkeit waren für die Experten ein enormer Pluspunkt. Eine zusätzliche Einweisung beziehungsweise Schulung erfolgte durch SyncEvolution über ein Webinar. Die Installation bei den externen Partnern erfolgte durch einen IT-Verantwortlichen von ENECA.
Für die Testphase wurden schließlich In-house vier Kollegen mit dem eDocSync Client ausgestattet. Davon wurde eine “Serverversion” betrieben, damit die Dokumente 24/7 zur Verfügung stehen. Für die Projekt-Teams zeigten sich im operativen Betrieb des Tools folgende Stärken: Mit nur wenigen, sehr einfachen Schritten legten die ENECA-Mitarbeiter eine Team-Gruppe an, um ein Dokument in Kollaboration zu bearbeiten. Dazu wurde ein Teamleiter bestimmt, der entsprechende Bearbeitungsrechte verteilte. Alle Nutzer bekamen dafür die gleiche Verzeichnisstruktur. Über ein integriertes Nachrichtensystem wurden sofort Statusnachrichten verschickt, wenn Änderungen an dem Dokument vorgenommen wurden. Zudem ist es über eine Versionshistorie möglich, auch frühere Versionen nachträglich wiederherzustellen. Die Dateien, die zu bearbeiten sind, konnten zudem beliebig groß sein. Das Programm benötigte keinen externen Server und jedes Dokument wird sofort auf den neuesten Stand gebracht, sobald die Teilnehmer online gehen.
Intelligente Verschlüsselung nach modernsten Standards
Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt unter dem AES-Standard mit mindestens 256 Bit. Zudem nutzt die Kommunikation unter den Teilnehmern öffentliche sowie private Keys mit RSA-Verschlüsselung von 1024 Bits.
Go-Live der Lösung im September 2013
Diese positiven Erfahrungen veranlassten ENECA die Software eDocSync in allen Projekten einzusetzen. Die komplette Umstellung auf eDocSync wie auch die anschließende Implementierung erfolgte schnell und problemlos, da aufgrund der übersichtlichen Struktur, wie bereits in der Testphase, keine lange Einarbeitung erforderlich war. “Wir waren innerhalb kürzester Zeit startklar”, erklärt Tom Zeller.
Der Mehrwert von eDocSync besteht für Zeller insbesondere darin, dass mehrere Mitarbeiter gemeinsam an Dokumenten arbeiten können und jeder stets auf dem gleichen Wissensstand ist. Das gilt in gleicher Weise auch für die Zusammenarbeit mit den externen Partnern. “Wir haben nun eine vollständige Gruppenarbeitslösung, die volle Vertraulichkeit für uns und unsere Partner bietet. Das Programm hinterlässt keine Spuren, sodass unsere Partner sicher sein können, dass weder ihre Identität oder Geschäftsdaten noch deren Lokalisierung über IP-Adressen auf der Festplatte gespeichert werden.” Auch nach der Testphase gab es keine Probleme mit dem Software-Tool – “alles funktioniert wie es soll”, so der Geschäftsführer.
Erweiterung der Funktionen in 2014
Im März 2014 fand eine Erweiterung des Systems statt, um auch Smartphones und Tablets in die Prozesse einbinden zu können. “Wir verwenden eDocSync in unserem Unternehmen als Standard und empfehlen die Software aufgrund unserer eigenen guten Erfahrungen auch gerne unseren künftigen Geschäftspartnern“, so das Fazit von Zeller.
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