Weg von der Mail – so kommunizieren Teams in der Zukunft

Autor/Redakteur: Daniel Bohn, Co-Gründer und Product Lead von Conceptboard/gg

Kommunikation ist das A und O für alle erfolgreichen Teams. Besonders wichtig ist sie in hybriden Arbeitsumgebungen. Remote Teams brauchen daher eine gemeinsame Umgebung, um virtuell zusammen zu arbeiten und kommunizieren zu können. Ganz egal ob gemeinsam im Meeting oder zeitversetzt jeder für sich.

Bild: Conceptboard

Die gemeinsame Arbeit an Ideen und Projekten funktioniert am besten visuell. Im Home Office fallen jedoch bei der virtuellen Kommunikation von Teams grafische Elemente häufig weg. Die Kommunikation über Mails und Chats kann die Ideenfindung im Konferenzraum nicht ersetzen. Die Lösung liegt in Tools zur visuellen Kommunikation, die Flipcharts und Post It’s online an einen gemeinsamen Ort bringen. Um sicherzustellen, dass Teams effektiv kommunizieren, ist es daher wichtig zu verstehen, welche Rolle solche Tools bei der Zusammenarbeit spielen und wie man sie am besten für sich nutzen kann.

Die Leere mit Ideen füllen

Eine Herausforderung, vor der die Teams immer wieder stehen, ist die richtige Nutzung der digitalen Tools zur visuellen Kollaboration. Besonders bei einem Online-Whiteboard kann eine leere Fläche erst einmal zur Überforderung führen. Die “Crazy Eight” Technik zum Beispiel ist eine gute Methode, um schnell ein breites Spektrum unterschiedlicher Ideen aus dem gesamten Team zu generieren, eine Lockerheit zu schaffen und so die Leere zu füllen. Das Konzept ist einfach: Jedes Teammitglied hat acht Minuten Zeit, um acht Ideen auf einer Crazy Eights-Vorlage zu skizzieren, völlig isoliert von allen anderen. Der Zeitdruck kann einige ziemlich wilde, aber auch interessante Ideen hervorbringen.

Ein vor dem Meeting vorbereitetes Template kann helfen, eine anfängliche Leere zu füllen (Quelle: Conceptboard)

Informationen mit allen teilen

Ein digitales Kollaborationstool kann außerdem für das Aufbrechen von Silos genutzt werden. Dies kann gelingen, indem alle Beteiligten und Abteilungen auf dieselbe Seite gebracht werden. Projektinformationen werden visuell auf einer gemeinsamen, speziellen Tafel abgelegt, damit alle darauf zugreifen können. Dadurch wird der Informationsaustausch im Team vereinfacht. Das bedeutet auch, dass jede und jeder nicht nur seine eigene Rolle und Verantwortung, sondern auch die seiner Kolleginnen und Kollegen kennt. Eine visuelle, kollaborative Teamcharta kann dazu beitragen, den Zusammenhalt im Team zu stärken und die Ausrichtung des Projekts zu fördern.

Eine weitere gute Möglichkeit, Vertrauen und Transparenz zu fördern, sind tägliche Standup-Meetings. Wem dies zu viel Zeit in Anspruch nimmt, kann natürlich auch wöchentliche Meetings zum Austausch nutzen.