Smarte Meetings: Nie wieder Protokoll schreiben

Autor/Redakteur: Mike Sharp, Chief Product Officer für UCC bei LogMeIn/gg

Online-Meetings bestimmen gerade den Alltag vieler Mitarbeiter im Home Office. Eigentlich sollen diese Besprechungen die Zusammenarbeit effizienter gestalten, Aufgabenbereiche abstecken oder wichtige Entscheidungen vorbereiten. Doch schon beim Verlassen des Meetings können Zuständigkeiten unklar sein. Welche Mitarbeiter kümmern sich um die anstehenden Aufgaben? Und wann war nochmal die Deadline? Gibt es im Meeting keinen Protokollanten, besteht die Gefahr, dass Meeting-Highlights und Verantwortlichkeiten verloren gehen oder Missverständnisse entstehen. Doch auch ein Protokollant ist nicht unfehlbar. Es können sich Fehler in die Notizen einschleichen oder es folgen wichtige Punkte im (Online-)Meeting so schnell aufeinander, dass es schwer ist zu folgen. Außerdem ist es nicht ganz einfach, Notizen zu machen und sich gleichzeitig aktiv an den Diskussionen zu beteiligen. Volles Engagement und Aufmerksamkeit aller Kollegen kann es nur geben, wenn sich jeder auf die Teilnahme fokussiert und nicht auf die eigenen Notizen.

Smarte KI-gestützte Funktionen bieten Unternehmen eine sinnvolle Lösung für diese Herausforderung. So lassen sich die Inhalte einer Sitzung etwa währenddessen aufnehmen und am Ende auswerten. Die Meetingteilnehmer müssen sich dadurch weniger Sorgen darum machen, alle Punkte mitzuschreiben. Sie können sich auf das konzentrieren, was in der Besprechung wirklich wichtig ist – sei es der Aufbau von Kundenbeziehungen, das Brainstorming innovativer Ideen oder die Arbeit an umfassenden Projekten im Team.

Natural Language Processing macht‘s möglich

Die Grundlage solcher sprachbezogenen KI-Lösungen ist das Natural Language Processing (NLP). Von Übersetzer-Apps über Sprachfernbedienungen bis hin zu virtuellen Assistenten ist NLP bereits heute ein Teil unseres täglichen Lebens. NLP wird oft in zwei Komponenten unterteilt, die Hand in Hand gehen:

1. Natural Language Understanding (NLU) – Der Versuch einer Maschine, die schriftlichen und mündlichen Nachrichten, die eingespeist werden, zu entschlüsseln.
2. Natural Language Generation (NLG) – Die Antwort einer Maschine in einer “menschlichen”, nicht programmierenden Sprache (wie Python, Java oder C++) auf die Nachricht oder Frage, die in der Suchfunktion eingegeben wurde.

Besonders oft wird NLP deshalb dazu verwendet, das gesprochene Wort in Text zu transkribieren. Durch LogMeIns eigene Sprache-zu-Text-Technologie können Benutzer damit eine schriftliche Kopie von der aufgezeichneten Besprechungen anfertigen. Dies ist ein hochkomplexer Prozess, da audiovisuelle Formate wie Online-Meetings aufgrund von Akzenten, Unterbrechungen, Pausen und Tonfall der Sprecher sowie Hintergrundgeräuschen für die Software unverständlich werden. Doch je besser die NLP-Programme trainiert werden, desto besser arbeiten sie im Kontext und Sprachgebrauch des Unternehmens – vorausgesetzt die Audioqualität der Aufnahmen lässt dies zu.

KI-gestützte Transkriptionsprogramme können unglaublich hilfreich sein, wenn etwa ein Mitarbeiter auf einen bestimmten Teil der Besprechung oder Präsentation zurückgreifen möchte. Durch das automatisch generierte Protokoll kann er schnell und einfach auf den benötigten Abschnitt zugreifen. Das reduziert die Anzahl der Mitschreibenden innerhalb einer Besprechung und ermöglicht so eine aktivere Beteiligung.

Web-Meetings aufzeichnen und zielgenau durchsuchen

Smarte Meeting-Assistenten mit Transkriptionsfunktionen ermöglichen es dem Meeting-Host über einen einfachen Web-Link auf vollständige Meeting-Aufzeichnungen zuzugreifen und diese freizugeben. Diese Aufzeichnungen können sowohl die Audio-Datei der Sitzung, die gemeinsam genutzten Bildschirminhalte sowie die Webcam-Übertragungen aller Teilnehmer und eine Mitschrift der gesamten Audioaufzeichnung enthalten. Der große Vorteil: die Kollegen können die Aufzeichnungen im Nachhinein nach wichtigen Informationen oder Aktionspunkten durchsuchen. Die Wiedergabe des Videoinhalts wird dabei automatisch vorgespult, so dass Kollegen genau in die Sequenz einsteigen, in der das Thema diskutiert wurde. Das spart Zeit, ermöglicht auch für neue Kollegen eine schnelle Einarbeitung und gute Zusammenfassung wichtiger Inhalte und beugt Informationsverlust und Missverständnissen vor.