Home-Office-Arbeitsplätze schnell einrichten und effizient verwalten: Die typischen Herausforderungen für IT-Administratoren beim Bereitstellen mobiler Arbeitsplätze

Autor: Benedikt Gasch, CTO DeskCenter Solutions AG

Home-Office ist hierzulande weniger die Regel, sondern eher die Ausnahme. Doch nicht in Zeiten des Coronavirus. Da wird die Ausnahme in großen Teilen des Landes zur Regel, denn viele IT-Abteilungen bekommen derzeit die Anweisung, mehr Arbeitsplätze für das Home-Office einzurichten. Auch bei Deskcenter haben wir aktuell auf Heimarbeit umgestellt und Schritt für Schritt unsere IT ins Heimbüro verlagert. Im Folgenden können Sie detailliert nachlesen, welche Herausforderungen uns dabei begegnet sind und wie wir sie gelöst haben.

Bild: DeskCenter

Home-Office einrichten – Viele Unternehmen hierzulande sind nicht vorbereitet

Arbeiten von zu Hause aus? Bei diesem Thema sind wir Deutschen eher mittelprächtig aufgestellt. Das ergab zumindest eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft und auch die Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung: In Deutschland macht gerade einmal jeder zehnte Angestellte von der Option „Home-Office“ Gebrauch.

Doch seit Anfang März 2020 ist alles anders. Viele Unternehmen sind gezwungen ihre Angestellten von zu Hause aus arbeiten zu lassen, um sie vor Corona zu schützen und die Ausgangsbeschränkungen der Bundesregierung einzuhalten. Doch Fakt ist: Zahlreiche Unternehmen sind darauf gar nicht vorbereitet. Laut einer Umfrage des Bundesverband Digitale Wirtschaft von März 2020 sind knapp die Hälfte der Unternehmen hierzulande noch nicht bereit für Home-Office-Arbeitsplätze. Dementsprechend haben es IT-Administratoren in dieser Zeit besonders schwer, denn der organisatorische sowie technische Aufwand für die Einrichtung mobiler Endgeräte bleibt zu einem großen Teil an ihnen hängen. Lesen Sie jetzt weiter und erfahren Sie, welche Herausforderungen wir zu meistern hatten, um unsere Arbeitsplätze für das Home-Office einzurichten und welche Tipps unserer IT-Manager Robert für Sie hat.

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Herausforderungen beim „Home-Office einrichten“

  1. Alle Arbeitsplätze so schnell wie möglich für das Home-Office fit machen: Auch bei der Einrichtung mobiler Arbeitsplätze ist Zeit ein kostbares Gut. Diese konnten wir sparen, indem wir mit Hilfe unseres IT-Asset-Managements die Hardware jedes einzelnen Mitarbeiters abgerufen haben. Auf diese Weise sahen wir schnell, wer bereits mit der nötigen Technik ausgestattet ist und welcher Mitarbeiter in diesem Punkt noch Nachholbedarf hat.
  2. Nicht alle Mitarbeiter sind mit Laptops ausgestattet: Bei der Analyse des aktuellen Hardwarebestandes kam heraus: Nicht jeder unserer Mitarbeiter verfügt über einen Laptop. Daher hieß es zunächst, neue Laptops für diejenigen zu besorgen, die noch keinen hatten. Da dank Deskcenter auch die Lagerbestände inventarisiert werden, konnten wir schnell den Bestand an Notebooks sichtbar machen und Nachkäufe zu vermeiden.
  3. Neue Laptops so schnell wie möglich einrichten: Die neuen Laptops mussten im Anschluss zeitnah mit standardisierten Betriebssystemen und Applikationen ausgestattet werden. Mit unserer IT-Management-Lösung, der Deskcenter Management Suite, konnte sowohl das Betriebssystem wie auch die relevanten Softwarepakete innerhalb weniger Stunden auf die Geräte automatisiert ausgerollt und konfiguriert werden.
  4. Zusätzlich Smartphones an Mitarbeiter ausgeben: Als wir unsere Arbeitsplätze für das Home-Office eingerichtet haben, gehörte es dazu, zusätzlich Mitarbeiter mit Smartphones auszustatten. Diese Endgeräte mussten ebenfalls standardisiert konfiguriert und mit betrieblichen Apps wie beispielsweise die Authentifizierungs-App für den VPN-Client versorgt werden. Auch ein vorkonfigurierter E-Mail-Client und eine Instant-Messaging-Funktion durfte auf keinem betrieblichen Smartphone fehlen. Auch hier konnten wir unsere Mobile Device Management-Lösung einsetzen und diese aufwendigen Aufgaben automatisiert erledigen lassen.
  5. Dokumentation der ausgegebenen Assets: Abschließend galt es alle Assets mit Hilfe einer Inventarisierungslösung zu dokumentieren, sodass wir genau wissen, welcher Mitarbeiter welche Geräte erhalten hat.