Die Kosten der (Nicht-)Überwachung
Schauen wir uns dies einmal anhand eines einfachen Beispiels mit einem Festplattenfehler auf einem primären E-Mail-Server an: Zunächst einmal würde natürlich kein ernstzunehmender IT-Profi ein kritisches System wie E-Mail ohne irgendeine Art von Ausfallmechanismus betreiben. Gehen wir deshalb für dieses Beispiel davon aus, dass ein gespiegeltes Laufwerk vorhanden war. Bei diesem trat jedoch ein paar Tage vor dem Ausfall des zweiten Laufwerks ein Fehler auf. Das wurde jedoch von niemandem bemerkt, da keine Überwachungslösung vorhanden war. Im Prinzip handelte es sich deshalb um ein System mit nur noch einem einzigen Laufwerk – also ohne Absicherung für den Notfall.
Fällt nun das eigentliche Laufwerk aus, stürzt das System ab. Viele werden wahrscheinlich einwenden, dass ein Absturz des E-Mail-Systems sofort bemerkt würde. E-Mail-Clients wie etwa Outlook verfügen jedoch über eine hervorragende Offline-Zwischenspeicherungsfunktion. Deshalb bliebe der Fehler möglicherweise längere Zeit unbemerkt. In unserem Beispiel gehen wir einmal von 30 Minuten aus.
Die Wiederherstellung nach einem Festplattenlaufwerksfehler ist zeitaufwendig, es sei denn, Ersatzkomponenten und irgendeine Art von Sofortwiederherstellung wären unmittelbar verfügbar. Das Austauschen des Laufwerks selbst dauert vermutlich eine Stunde, die Wiederherstellung der Sicherheitskopie dauert eine weitere Stunde. Hierbei handelt es sich jedoch um die Reparatur durch einen Anbieter. Damit sind wir entweder bei – durchschnittlich – vier Stunden Vorlaufzeit oder einer Stunde Notfallservice.
Betrachten wir nun einmal die Kosten. Angenommen, der reguläre Stundenlohn beträgt 50 Euro, während Überstunden 70 Euro kosten. Die Standardreparatur durch den Anbieter ist kostenlos, aber Sie sollten die vier Stunden Vorlaufzeit nicht vergessen. Die Notfallreparaturkosten des Anbieters belaufen sich auf 140 Euro pro Stunde, wobei mindestens zwei Stunden in Rechnung gestellt werden.
Dies bedeutet, dass das E-Mail-System 3,5 bis 6,5 Stunden offline sein wird und Kosten zwischen 100 und 420 Euro anfallen – scheinbar keine große Sache. Hierbei handelt es sich jedoch lediglich um die Kosten für den Ausfall eines einzigen Laufwerks. Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, in dem 350 Laufwerksfehler pro Jahr auftreten (ich habe das schon selbst miterlebt). In diesem Fall ergeben sich Kosten zwischen 35.000 und 147.000 Euro pro Jahr. Darin noch nicht enthalten sind der Umsatzausfall des Unternehmens während des Ausfalls des E-Mail-Systems sowie die daraus resultierenden Produktivitätseinbrüche.
Fehler bei Laufwerken treten natürlich unabhängig davon auf, ob diese überwacht werden oder nicht. Wird jedoch im obigen Beispiel der erste Laufwerksfehler rechtzeitig festgestellt, kann das Laufwerk zu einem geeigneten Zeitpunkt ausgetauscht werden. So werden der Systemausfall und der Zeitaufwand für die Wiederherstellung der Daten vermieden. Im Laufe eines Jahres spart das zwischen 17.500 und mehr als 130.000 Euro ein.
Administratoren sollten unbedingt ähnliche Szenarien für alle erfolgsentscheidenden Systeme in Ihrer IT-Umgebung durchspielen. Egal ob E-Mail, CRM oder Webdienste, bei allen Systemen sollten die unterschiedlichsten Arten von Ausfällen, wie zum Beispiel Festplattenfehlern, Anwendungsabstürzen und Netzwerkfehlern, berücksichtigt werden.
Die IT-Verantwortlichen sollten dabei Prioritäten setzen, damit die Finanzentscheider Ihres Unternehmens nicht von der Masse an Informationen erschlagen werden. Außerdem sollten sie ihre IT-Umgebung einer eingehenden Prüfung unterziehen und machen eine ehrliche Bestandsaufnahme machen, welche Systeme grundsolide und welche weniger stabil sind. Andere Teammitglieder müssen bei Bedarf mit einbezogen werden. Von ihnen gilt es in Erfahrung zu bringen, wie lange es dauert, bis ein Ausfall ihrer Systeme festgestellt wird und wie lange es dauert, bis sie wieder betriebsbereit sind.
Diese Vorgehensweise scheint mühsam zu sein. Jedoch lassen sich oft nur dadurch Nicht-IT-Führungskräfte und andere Entscheidungsträger davon überzeugen, dass die ordnungsgemäße Überwachung eine wichtige Rolle spielt und die Kosten einer Nichtüberwachung viel höher sein würden. IT-Mitarbeiter müssen dazu ganz einfach die Sprache der Manager, nämlich die Sprache des Geldes, sprechen.
