Dokumente intelligent analysieren und effizienter arbeiten

Autor/Redakteur: Franz Kögl, Mitgründer und Vorstand der IntraFind Software AG/gg

Mit Document-Intelligence-Software können Unternehmen und Behörden ihre wachsenden Datenberge effizient beherrschen. Relevante Kerninformationen in beliebigen Dokumenten und Inhalten lassen sich mit dieser Technologie automatisiert identifizieren. Das macht sich an vielen Stellen bezahlt.

Verträge, Rechnungen, Anträge, Angebote, Berichte, Präsentationen, E-Mails: Praktisch alle Unternehmen und Behörden sehen sich heute mit riesigen und stetig wachsenden Dokumentenbergen konfrontiert. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen vor der Herausforderung, in diesen Unmengen von Daten die Informationen zu finden, die für ihre Tätigkeiten relevant sind. Das ist nicht nur äußerst aufwendig und zeitintensiv. Es besteht auch das Risiko, dass sie wichtige Informationen übersehen; und nicht zuletzt werden sie dadurch von ihren eigentlichen, wertschöpfenden Aufgaben abgehalten.

Abhilfe kann hier Document Intelligence schaffen. Diese Technologie nutzt neueste Verfahren und Methoden der Künstlichen Intelligenz wie Machine Learning, Deep Learning und Suchtechnologien mit exzellentem Verständnis für Sprache, um in beliebigen Dokumenten und Inhalten automatisiert die relevanten Kerninformationen zu erkennen. Durch Transfer Learning – eine spezielle Variante des Deep Learning – lassen sich Document-Intelligence-Lösungen dabei mit geringem Aufwand an spezifische Bedürfnisse anpassen. Sie sind mit fortgeschrittenen Lernalgorithmen ausgestattet, die von Softwareanbietern wie IntraFind mit Hilfe umfangreicher Daten bereits für allgemeinere Einsatzzwecke vortrainiert wurden. Behörden und Unternehmen haben auf dieser Basis dann die Möglichkeit, die Algorithmen gezielt für ihre ganz individuellen Zwecke weiter zu trainieren. Dafür benötigen sie nur wenige eigene Daten und keinerlei KI-Experten.

Document-Intelligence-Lösungen sind in der Lage, sowohl unterschiedlichste Dateiformate als auch gescannte Dokumente zu erkennen und zu verarbeiten. Die gesammelten Erkenntnisse der Analysen lassen sich zur Weiterverarbeitung beispielsweise nach Microsoft Excel exportieren. Zudem kann die Software in beliebige Workflows integriert werden, um Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Unstrukturierte Daten werden so zu strukturierten Informationen veredelt, aus Dokumenten werden kontextualisierte Informationen.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten für Unternehmen und Behörden

Diese Technologie eröffnet Unternehmen und Behörden vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Mit Document Intelligence können Organisationen unter anderem:

• Antragsunterlagen, die beispielsweise über ein Kunden- oder Bürgerportal eingereicht werden, automatisiert auf Stimmigkeit und Vollständigkeit prüfen. Die Antragssteller erhalten bereits während der Dateneingabe Hinweise, wenn Unterlagen korrigiert oder ergänzt werden müssen.

• Themen von Dokumenten identifizieren und diese dann sortieren. So lassen sich etwa eingehende E-Mails automatisiert analysieren und inhaltsbezogen zur Beantwortung weiterrouten beziehungsweise automatische Antworten mit weiterführenden Informationen senden.

• Klauseln und wichtige Datenpunkte in Verträgen erkennen. Das zahlt sich beispielsweise dann besonders aus, wenn bei Firmenübernahmen, Gesetzesänderungen oder aus aktuellen Anlässen wie der Corona-Pandemie große Vertragsdatenbestände geprüft werden müssen.

• datenschutzrelevante Informationen im Sinne der DSGVO schnell und zuverlässig ausfindig machen. Dadurch lassen sich Auskunftsersuchen rasch beantworten oder ihre unstrukturierten Dateiablagen um personenbezogene Inhalte wie Bewerbungsunterlagen und Lebensläufe bereinigen, die dort nicht hingehören.

• besonders wertvolle Inhalte wie Patente, Erfindungen und sonstiges geistiges Eigentum lokalisieren. Anschließend können sie diese Inhalte mit entsprechenden Sicherheitsrichtlinien umfassend vor unbefugtem Zugriff schützen.

• Ausschreibungen nach Bestandteilen wie Artikeln, Produktnamen oder Dienstleistungen identifizieren. Sie können extrahiert und mit dem eigenen Angebot an Produkten und Leistungen abgeglichen werden.

• Artikel den zugehörigen Produktkategorien zuordnen. Die Software ermittelt für Datenblätter oder Kurzbeschreibungen die Produktcodes und legt eine einheitliche Metadaten-Schicht über die gesamte Produktlandschaft. Das erleichtert die Recherche und es lassen sich kundenspezifische Produktkataloge erstellen, die von den Kunden in ihre ERP-Systeme eingespielt werden können.

• Serviceleistungen zuverlässig abrechnen. Die Tätigkeitsbeschreibungen in Serviceberichten werden auf die ausgeführten Arbeiten hin analysiert, diese werden extrahiert und mit den ebenfalls von Servicetechnikern erfassten Tätigkeiten verglichen. So lässt sich sicherstellen, dass bei der Abrechnung eines Kundendienst-Einsatzes keine fakturierbaren Leistungen übersehen werden.

• ein smartes Matching zwischen Jobbeschreibungen und Bewerberprofilen nutzen, um schnell und zuverlässig geeignete Kandidaten und Kandidatinnen zu finden. Kenntnisse und Fähigkeiten in Lebensläufen werden automatisch identifiziert und mit den Jobprofilen offener Stellen abgeglichen.

Menschlicher Sachverstand bleibt weiterhin gefordert

Document Intelligence macht menschliche Intelligenz nicht überflüssig. Was die Ergebnisse ihrer Analysen bedeuten und welche Handlungen daraus abzuleiten sind – um das zu entscheiden, braucht es auch weiterhin menschlichen Sachverstand. Aber diese Technologie kann Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag von Standardaufgaben entlasten, indem sie zeitsparend und zuverlässig diejenigen Informationen herausfiltert, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben brauchen. Sie ist der Schlüssel für Behörden und Unternehmen, um ihre Digitalisierung konsequent weiterzutreiben – und nicht bei gescannten Dokumenten stehenzubleiben.