Mehr als nur Videokonferenzen: Was moderne Kollaborationslösungen in der hybriden Arbeitswelt leisten müssen

Autorin/Redakteur: Marie-Thérèse Fontaine, Business Lead Microsoft Teams bei Microsoft Deutschland/gg

Das letzte Jahr hat vieles, was wir über moderne Arbeit zu wissen glaubten, auf den Kopf gestellt. War das Büro früher noch der zentrale Dreh- und Angelpunkt in vielen Unternehmen, wünschen sich heute 73 Prozent der Beschäftigten auch über die Pandemie hinaus flexible Arbeitsmöglichkeiten. Zwei Drittel der Führungskräfte überlegen, die Büroflächen neu zu gestalten, wie unser erster jährlicher Work Trend Index zeigt. Andere gehen noch einen Schritt weiter, Dropbox will das Büro quasi vollständig abschaffen. Daraus wird deutlich: Der nächste große Umbruch der Arbeitswelt steht kurz bevor. Hybriden Arbeitsmodellen, wie sie heute schon immer stärker gelebt werden, gehört die Zukunft, sie werden unseren Arbeitsalltag über die Pandemie hinaus verändern. Mit dieser Meinung sind wir nicht allein, wie unsere Work.Reworked-Studie in Zusammenarbeit mit der Boston Consulting Group und KC Research zeigt: Neun von zehn Führungskräften erwarten, dass hybrides Arbeiten auch langfristig Bestand haben wird.  

Bild: Microsoft Deutschland

Doch Zusammenarbeit über räumliche Grenzen hinweg ist unmöglich ohne innovative Kollaborationslösungen. Im letzten Jahr haben Organisationen aller Branchen und Größen eigene Erfahrungen damit gesammelt – und gezeigt, dass produktive Arbeit nicht nur im Büro möglich ist. Gleichzeitig zeigt der Work Trend Index auch, dass die virtuelle Arbeitsintensität im letzten Jahr zugenommen hat: Die Zeit, die wir in Meetings verbringen, hat sich weltweit mehr als verdoppelt, Besprechungen dauern im Durchschnitt zehn Minuten länger als noch im Vorjahr. Und im Februar ist die Anzahl der geschäftlichen Outlook-E-Mails im Vergleich zum Vorjahresmonat um 40,6 Milliarden angewachsen.

Welche Funktionen braucht eine Plattform für moderne Arbeit? 

Die gemeinsame Video-Konferenz ist ein wichtiges Format für die Zusammenarbeit aus der Ferne, doch es braucht weit mehr als das: Etwa eine zentrale Dateiablage, damit die Kolleginnen und Kollegen immer wissen, wo sie Informationen und Dokumente finden. Funktionen, die Aufgabenverteilungen transparent und einfach machen. Verschiedene Kommunikationskanäle für den Austausch mit einzelnen Personen, Gruppen, Teams oder in ganzen Organisationen. Tools für die gemeinsame Bearbeitung von Texten, Tabellen oder Präsentationen – ohne Versionen-Wirrwarr im E-Mail-Postfach. Gleichzeitig muss eine digitale Arbeitsplattform den Anspruch haben, Workflows individuell anpassen zu können und in einer Umgebung zusammenzuführen. Eine Studie von Forrester zeigt, dass Beschäftigte durchschnittlich etwa 15 bis 25 Minuten pro Tag allein mit dem Wechsel zwischen Anwendungen verbringen.

Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, haben wir Microsoft Teams seit dem Launch vor fast vier Jahren als Kommunikationslösung kontinuierlich weiterentwickelt. Heute ist das Tool eine zentrale Plattform für smarte Zusammenarbeit. Es ermöglicht nicht nur den reibungslosen Übergang zwischen Microsoft-Anwendungen. Beschäftigte können auch ihre persönlichen App-Favoriten von Drittanbietern einbinden – oder ganz individuelle Low-Code-Anwendungen für sich und ihr Team entwickeln. Über Schnittstellen haben Unternehmen die Möglichkeit, eigene Anwendungen für komplexe individuelle Workflows zu entwickeln. Kollaboration ist so nicht nur unabhängig vom Arbeitsort möglich, sondern auch über unterschiedliche Geräte hinweg – reibungslos und sicher.

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Wie aus Notlösungen in der Krise digitaler Fortschritt entstehen kann

Wie wichtig solche Lösungen für Unternehmen sind, hat nicht zuletzt die COVID-19-Pandemie gezeigt. In der Krise haben sich viele Unternehmen darauf konzentriert, den Fortgang ihrer Geschäfte sicherzustellen – Microsoft Teams war dafür ein sehr wichtiger Baustein. In vielen Organisationen ermöglichte Teams, dass der Kreativität der Beschäftigten in der Zusammenarbeit und im digitalen Miteinander keine Grenzen gesetzt waren. Ein Beispiel dafür ist der Spielehersteller Hasbro. Brettspielneuheiten konnten nicht mehr vor Ort getestet werden, kurzerhand wurde in Videomeetings auf Microsoft Teams gespielt und probiert. Dieser Schritt war jedoch für Hasbro mehr als nur eine Notlösung, das Unternehmen hat davon nachhaltig profitiert: Durch die Digitalisierung der Spieletests wurde es für das Unternehmen einfacher, unterschiedliche Testspieler und Testspielerinnen zu gewinnen. Spielideen ließen sich so mit breiteren und diverseren Zielgruppen ausprobieren.