Telefon- und Webkonferenzen im Business-Alltag
Entscheiden und Handeln in Echtzeit
Die moderne Geschäftswelt ist davon geprägt, sich schnell an die individuellen und sich wandelnden Bedürfnisse der Kunden anzupassen. Im Bereich der Fertigung wird das sehr schön durch den Trend “Industrie 4.0” deutlich, der die Individualität des Handwerks mit der Ökonomie der Automatisierung verbinden will. Die Optimierung der menschlichen Ressourcen eines Unternehmens läuft über Kommunikation — möglichst schnell, möglichst einfach und möglichst überall, um jederzeit die richtigen Kompetenzen zusammenzubringen. Nur so lassen sich lösungsorientierte Arbeitsmodelle wirksam umsetzen. Telefon- und Webkonferenzen erlauben schnelle Absprachen und kurze Entscheidungswege. Dies kann für die Unternehmen ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. Daher passen die “kleinen Geschwister” der klassischen Videokonferenz bestens in ein modernes Arbeitsumfeld.
Unternehmen mit verteilten Standorten finden an den jeweiligen Orten oft sehr unterschiedliche technische Infrastrukturen seitens der Telekommunikations-Provider vor. Während das für klassische Videokonferenzen schnell ein Problem sein kann, zeigen sich die technisch vergleichsweise genügsamen Webkonferenzen hier weniger anfällig. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) ist eine der größten Herausforderungen, ihre begrenzten Mittel effizient einzusetzen. Die Verteilung ihres Betriebs geht nicht selten zu Lasten der Erreichbarkeit und damit der Produktivität der Mitarbeiter. Insbesondere in der Expansionsphase sollten KMUs aber Kommunikation und Zusammenarbeit als Ganzes sicherstellen. Auch dies ist ein typisches Szenario für preisgünstige Telefon- und Webkonferenzen.
Konzentration auf Inhalte – nicht auf Technik
Webkonferenzen benötigen neben internetfähigen Nutzergeräten lediglich einen Webkonferenz-Server. Klassische Videokonferenzen benötigen dagegen eine eigene audiovisuelle Infrastruktur inklusive Videobrücken, En- und Decoder, Gateways und nicht zuletzt die teuren, für Mehrpunktkonferenzen nötigen Multipoint Control Units (MCUs). In beiden Fällen ist aber besonders für Einrichtung und Betrieb ein hohes Maß an Fach-Know-how erforderlich. Gerade KMUs verfügen in den seltensten Fällen über IT-Fachleute, die für den Betrieb solcher Lösungen im eigenen Rechenzentrum ausgebildet sind. Der globale wirtschaftliche Druck hat dafür gesorgt, dass sich Unternehmen auf das konzentrieren, was ihr Kerngeschäft ist – IT-Technik sollte für sie im Idealfall wie Wasser oder Strom von einem Provider kommen. Der Charme moderner Kommunikations- und Collaboration-Lösungen liegt in ihrer Verfügbarkeit als kostengünstiger Cloud-Service, der genau dieses Prinzip umsetzt.
Telefon- und Webkonferenzen aus der Cloud sind quasi sofort verfügbar – und das mit klarer Kostenstruktur auf sehr erschwinglichem Niveau. Mit Telefonkonferenzen kann jeder sofort nach der Buchung loslegen – alles was nötig ist, sind Telefon (egal ob Festnetz oder mobil), Einwahlnummer und Konferenz-Code. Letzterer wird im Vorfeld als Autorisierung vom Initiator der Konferenz an die Teilnehmer geschickt, damit sich eben wirklich nur die “geladenen Gäste” bei der Konferenz einwählen können. Der Versand erfolgt in der Praxis per E-Mail oder SMS – zusammen mit Datum, Uhrzeit, geplanter Dauer, Teilnehmerliste und Agenda der Konferenz. Bei Webkonferenzen ist es nicht wesentlich anders: Als Endgerät dient hier ein PC/Laptop, Tablet oder Smartphone mit Internetzugang. Anstelle einer Einwahlnummer gibt es eine Webadresse, die idealerweise als Link in die Einladungs-Mail integriert wird. Ansonsten sind die Infos in der Einladung die gleichen wie bei der Telefonkonferenz.
