IBM Notes versus Microsoft SharePoint: Welche Lösung unterstützt die unternehmensweite Zusammenarbeit effektiver?
Microsoft: flexible, integrierte On-Premise-, Hybrid- und Cloud-Lösungen
Im Gegensatz zu IBM Notes bietet Microsoft eine ganzheitliche Plattform und damit eine homogene Lösung. SharePoint ist speziell auf die Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten, die flexibel und agil handeln möchten. SharePoint ist ein weiteres Puzzlestück im Microsoft Portfolio, das Unternehmen die Arbeit erleichtert. Microsoft hat direkt bei der Entwicklung darauf geachtet, dass alle Applikationen – von Office und Exchange über SharePoint bis hin zum Web Conferencing Tool Lync – miteinander verzahnt sind.
Hier spielt Microsoft seine Stärke dank einer intuitiven Benutzerführung aus. Viele Mitarbeiter verwenden bereits Microsoft Applikationen wie Microsoft Office bei ihrer täglichen Arbeit oder privat und können daher die zusätzlichen Tools schneller bedienen – aufwendige Schulungen entfallen. Ein weiterer Vorteil der Microsoft Lösungen: Die Cloud-Version ist wartungsarm, neue Funktionen werden automatisch aktualisiert und somit die IT-Abteilung entlastet. Dies schlägt sich auch in den Kosten nieder: Durch ein Abo-Modell entfallen eigene Investitionen in Hardware und Software, Unternehmen zahlen nur noch für die Services, die sie nutzen – und für eine definierte Anzahl von Mitarbeitern.
Die Microsoft Applikationen sind jedoch nicht nur als Software-as-a-Service (SaaS), sondern auch als On-Premise oder Hybrid-Lösung verfügbar. Welche Variante Unternehmen wählen, hängt von ihren Anforderungen ab. Bei der Einführung von Microsoft SharePoint ist jedoch zu beachten, dass es sich um eine umfangreiche Plattform handelt; es gilt zu definieren, wie deren Funktionalitäten in einem Unternehmen genutzt werden, um zum Beispiel im Unternehmen vorherrschenden Standards oder rechtlichen Bestimmungen gerecht zu werden. Daher ist das Etablieren eines Competence Centers empfehlenswert, um die gegenwärtige und zukünftige Ausrichtung der Collaboration-Plattform in einem Unternehmen aktiv zu steuern.
Migration von IBM Notes auf Microsoft Anwendungen: Vorteile und Herausforderungen
Doch warum scheuen sich viele Unternehmen von ihrer IBM Notes Umgebung auf Microsoft Plattformen zu wechseln, wenn diese ihre Mitarbeiter flexibler und effizienter agieren lassen? Die Gründe dafür sind vielfältig: Zum einen kennen viele Unternehmen die genaue Anzahl an Anwendungen und Datenbanken auf IBM Notes Basis nicht. Eine genaue Betrachtung des Portfolios aus Migrationssicht ist notwendig – dessen Ergebnisse werden jedoch oftmals als zu komplexes Unterfangen antizipiert. Zum anderen bedeutet eine Ablöse der IBM Notes Applikationen einen Eingriff und die Änderung der Applikationslandschaft. Dessen Einfluss auf das laufende Geschäftsleben des Unternehmens wird als Risiko gesehen.
Basierend auf einem Vorgehensmodell von Avanade lassen sich alle Anwendungen und Datenbanken im Unternehmen auflisten – um zum Beispiel diejenigen zu identifizieren, die veraltet sind, nicht mehr benötigt werden oder die bereits durch eine neue Version ersetzt wurden. Der Grund dafür: Erfahrungen haben gezeigt, dass ein hoher Prozentsatz der vorhandenen Applikationen nicht notwendigerweise migriert werden muss.
Mit dem Modell lassen sich komplexe Projekte nach einer einheitlichen Vorgehensweise durchführen. So kann zu Beginn beispielsweise SharePoint als Plattform für kollaborative Anwendungen eingeführt werden. IT-Abteilung und Anwender arbeiten direkt nach der Implementierung mit der Plattform und sammeln Erfahrungen mit den neuen Funktionen. Zu den Anwendungen, die sich neben SharePoint einführen lassen, gehören Microsoft Exchange (statt IBM Notes und BlackBerry Infrastruktur) und Microsoft Lync (statt Notes SameTime). Zu einem späteren Zeitpunkt können dann die komplexeren IBM Notes Applikationen auf die SharePoint Plattform gehoben werden.
Eine stufenweise Migration erleichtert der IT-Abteilung, ebenso wie den Anwendern die Anpassung an die neuen Applikationen. Die schrittweise Implementierung erlaubt eine bessere Planung und Umstellung in verschiedenen Phasen. Damit lässt sich die Migration mit dem täglichen Arbeitsablauf vereinbaren. Ein Big-Bang-Ansatz ist bei der Migration von IBM Notes in den meisten Fällen nicht realisierbar, da dies nicht nur einen hohen Aufwand bedeutet, sondern auch extreme Kosten verursacht. Den Prozess selbst sollten Unternehmen im Rahmen einer Pilotmigration verifizieren – auch, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und diese umzusetzen.
