Der menschliche Faktor: Schlüssel einer erfolgreichen Digitalstrategie

Autorin/Redakteur: Uta Weiss, Teamleiterin im deutschen Vertriebsteam bei Pleo/gg

Deutsche Unternehmen verschlafen die digitale Transformation. So oder so ähnlich lauten die Schlagzeilen der vergangenen Jahre, nicht nur in einschlägigen Fachmagazinen. Dementsprechend groß war der Schrei nach einem digitalen Wandel der deutschen Unternehmenswelt auch außerhalb der Medienlandschaft. Innerhalb vieler Unternehmen fragten sich viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Wo bleibt sie denn, die viel umworbene digitale Wende? Denn besonders Abteilungen, in denen viele Prozesse manuell ablaufen, wie die Buchhaltung, würden von einem Digitalisierungsschub profitieren. Zettelberge auf den Schreibtischen, verstaubte Regale voller Akten in dunklen Archiven und vor allem die akribische, mühsame, händische Kontierung von Beträgen wäre passé. Ein Traumszenario!

Die gute Nachricht ist: Die Digitalisierung nimmt Fahrt auf! 2020 verdoppelten europäische Betriebe die Ausgaben für Software und digitale Infrastruktur; so eine Ausgabenanalyse des Fintechs Pleo auf Basis von insgesamt 13.000 Kunden (Stand 2020, heute mehr als 20.000 Kunden). Der Startschuss scheint gefallen. Die Bereitschaft ist da! Aber wie steht es um das Wissen, die Tools richtig zu implementieren und gewinnbringend in den Unternehmensalltag zu integrieren? Nur mit der richtigen Digital-Strategie im Gepäck vermeiden Unternehmen das größte Risiko im Implementierungsprozess: Die fehlende Annahme der neuen digitalen Helfer durch die Anwender.

Fokus auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als A und O erfolgreicher Digitaliserungsprozesse

Bereits zu Anfang müssen sich Unternehmensentscheider umfassend mit den Bedürfnissen und Wünschen, aber auch Ängsten der Anwender der neuen Technologien befassen. Sie müssen sich aktiv darum bemühen, mit den Anwendern in einen ehrlichen Austausch zu treten. Auf diese Weise setzen sie das Zeichen: Wir sitzen alle in einem Boot und unterstützen uns gegenseitig, Neues zu lernen. Auf dem Weg dahin, gibt es drei Eckpfeiler der Kommunikation:

1. Transparenz: In offenen Gesprächsrunden oder Einzelgesprächen erfahren Entscheiderinnen und Entscheider mehr über die Wünsche und Bedürfnisse der Belegschaft – aber auch Vorbehalte und Unsicherheiten gegenüber neuen Anwendungen. Sie zeigen ihnen einen gemeinsamen Weg auf, an dessen Ende nicht nur ein neues Arbeitsinstrument steht, sondern auch die Aussicht auf Arbeitserleichterung und einen besseren Workflow für jeden Einzelnen und das ganze Team. Fühlen sich Teams nicht ausreichend abgeholt, entsteht ein Wissensvakuum. Kurz gesagt: gefährliches Halbwissen. Die Gefahr ist groß, dass sich Ängste genau hier niederlassen. Hier helfen Transparenz und Kommunikation auf Augenhöhe.

• Raum zu wachsen: Neue digitale Helfer werden in den Arbeitsalltag von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingreifen, Routinen aufbrechen und lassen neue (unbekannte) Workflows entstehen. Die richtige Hilfestellung in Form von Schulungen und Motivation hilft dabei, diesen Schritt gemeinsam zu gehen. Am Ende eines erfolgreichen digitalen Wandels steht eine Belegschaft, die über sich hinaus gewachsen ist, neues gelernt hat und dieses Wissen zurück in das Unternehmen fließen lässt. 

• Verletzlichkeit zulassen: In einem Team kommen nicht nur verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten, sondern auch die unterschiedlichsten Charaktere zusammen. Und das ist gut so! Wenn Unternehmen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nehmen, wie sie sind und sowohl Stärken als auch Schwächen respektieren, schaffen sie eine solide Basis für ihre digitale Zukunft. Wieso? Mit Akzeptanz und Respekt geben Unternehmen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Vertrauensvorschuss. Und: Vertrauen führt zu Vertrauen.