Produkt des Monats: ScanSnap iX1400 von Fujitsu

ScanSnap Home als Dokumentenverwaltungszentrale

Neben dem Scan-Fenster bietet die Fujitsu-Software auch noch das Tool „ScanSnap Home“ an. Dieses ermöglicht den Zugriff auf die gescannten Dokumente mit einer Voransicht und Detailinformationen wie der Größe der Files, der Seitenzahl und Ähnlichem. Die Dokumente wurden dabei nach Profil, Dokumententyp und Scanverlauf erfasst, außerdem lassen sich auch Tags vergeben, um Dateien einfacher wieder zu finden.

Im Betrieb kann der Scanner auf Wunsch PDFs, durchsuchbare PDFs sowie Word-, Excel- oder Powerpoint-Dateien erzeugen, die sich anschließend bearbeiten lassen. Beim Scannen von Quittungen und Visitenkarten besteht ebenfalls die Option, die enthaltenen Daten zu extrahieren und auf dem PC weiter zu nutzen.

Das Scan-Fenster ermöglicht es auch, direkt in Anwendungen wie Word zu scannen. Es ist bei Bedarf auch möglich, weitere unterschiedliche Zielorte für Scans anzugeben. Das können Ordner sein, Speicherorte in der Cloud, E-Mails oder Drucker, in letzterem Fall arbeitet das System wie ein Kopierer.

Nachdem wir das System eingerichtet, uns mit der Software vertraut gemacht und erfolgreich unseren ersten Test-Scan durchgeführt hatten, machten wir uns jetzt daran, die in den letzten Monaten liegengebliebenen Visitenkarten mit dem entsprechenden Profil zu scannen. Dabei traten keine Probleme auf und der Scanner verarbeitete unseren Stapel schnell und im Wesentlichen problemlos. Nur ungewöhnlich designte Visitenkarten, beispielsweise mit schräger Schrift, wurden vom System nicht erkannt.

Die aus den Visitenkarten gewonnenen Daten lassen sich nach dem Scan als txt-, vcf-, xml- oder csv-Dateien ausgeben, so dass sie nahtlos in anderen Applikationen, wie beispielsweise dem Outlook-Adressbuch, weiterverwendet werden können. Im Test ergaben sich dabei keine Schwierigkeiten.

Außerdem scannten wir zu diesem Zeitpunkt noch diverse Quittungen und extrahierten die darin enthaltenen Informationen, was ebenfalls ohne Probleme funktionierte. Darüber hinaus digitalisierten wir auch noch einen Aktenordner und diverse Bilder und Postkarten. Das ging schnell und problemlos von der Hand, es kam nur bei dem Aktenordner ein paarmal zu Schwierigkeiten, wenn es darum ging, Dokumente zu scannen, die direkt hintereinander lagen und vollkommen unterschiedliche Formate hatten.

Generall ist unser Fazit des iX1400 also äußerst positiv. Die Software lässt sich tatsächlich einfach bedienen, obwohl sie verhältnismäßig leistungsfähig daher kommt. Das Produkt kann problemlos auch von „IT-Analphabeten“ eingesetzt werden. Es ist auch erstaunlich, was Scannen für einen Spaß macht und was man alles scannt, wenn man eine professionelle Lösung dafür hat und nicht jedes Blatt einzeln einlegen und dann jeweils eine Minute warten muss. Ebenfalls positiv: Fujitsu gibt aktiv Tipps, was man noch alles Scannen könnte und wie man am besten dabei vorgeht, beispielsweise Rezepte oder Dokumentationen.

Probleme beim Update

Einen negativen Punkt können wir an dieser Stelle aber leider nicht unerwähnt lassen: Das Aktualisieren einer bereits installierten Scanner-Software mit Hilfe des dazugehörigen „ScanSnap Online Update“ lief aus unserem System nicht so, wie man sich das vorstellt. Das Update wird zwar gemeldet, wenn es verfügbar ist und die Anwender haben die Option, die zu aktualisierenden Pakete auszuwählen. Danach fragt das System nach Administratorrechten und startet das Update. Dieses brach auf unserem Rechner aber kurz darauf ab, die Fehlermeldung wies darauf hin, dass die Software als Administrator laufen müsse. Also starteten wir das Programm mit der Option „Ausführen als Administrator“ neu. Das funktionierte auch nicht, diesmal bemängelte die Update-Routine, dass noch ein anderer Benutzer angemeldet sei (unser normaler User-Account) und brach das Update erneut ab.

Im nächsten Versuch starteten wir das Update, nachdem wir uns explizit als Administrator angemeldet hatten. Diesmal brach es mit der Meldung ab, dass ScanSnap-Prozesse im Hintergrund liefen. Die Software empfahl uns zu diesem Zeitpunkt, die Lösung komplett neu zu installieren. Dazu hatten wir aber keine Lust. Wir riefen nun den Task-Manager auf, beendeten alle ScanSnap-Prozesse und starteten das Update ein weitere Mal. Diesmal lief alles glatt durch.

So einfach die Lösung im Betrieb auch zu bedienen ist, der Update-Prozess wird unbedarfte Anwender vor unüberwindliche Schwierigkeiten stellen. Hier sollte der Hersteller folglich noch nacharbeiten. Es kann sein, dass auf einem Rechner mit nur einem Benutzerkonto, das auch noch Administrator-Rechte hat, keine Schwierigkeiten auftreten, aber dieser Konfiguration ist aus sicherheitstechnischen Gründen nicht zu empfehlen.

Anmerkung:

Der Hersteller hat uns das Produkt für diesen Test kostenlos und dauerhaft zur Verfügung gestellt. Der Bericht wurde davon nicht beeinflusst und bleibt neutral und unabhängig, ohne Vorgaben Dritter. Diese Offenlegung dient der Transparenz.