Effizienzsteigerung durch Innovation: Wie künstliche Intelligenz und ChatGPT das Prozessmanagement von morgen verändern
Autor/Redakteur: Gregor Greinke, CEO der GBTEC Software AG/gg
Obwohl die ersten Ideen zur künstlichen Intelligenz (KI) bereits in den 1950er Jahren entstanden, folgte der technologische Durchbruch erst ein halbes Jahrhundert später. Gegenwärtig schlägt der Megatrend KI seine Wurzeln in zahlreichen Geschäftsbereichen bis hin zu globalen Unternehmenslandschaften und verändert grundlegend die Arbeitsweise von Unternehmen. Besonders im Prozessmanagement eröffnet KI revolutionäre Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und zur Bewältigung komplexer Herausforderungen.
Frühere KI-Anwendungen waren oft auf spezifische Aufgaben beschränkt und in der Datenverarbeitung limitiert. Im Zuge beständiger Fortschritte und dem Aufkommen neuer Technologien wie maschinellem Lernen hat KI mit der Zeit ein tiefgreifendes Verständnis für menschenähnliche Kommunikation, analytische Fähigkeiten und die Bewältigung vielfältiger Aufgaben erlangt. Diese Weiterentwicklungen erleichtern in vielerlei Hinsicht das Arbeitsleben, einschließlich der Möglichkeiten zur Gestaltung, Automation, Steuerung und Optimierung von Prozessen im Kontext des Business Process Managements.
Künstliche Intelligenz hebt die Leistungsfähigkeit des Prozessmanagements
Die Nutzung von ChatGPT (Chat Generative Pre-trained Transformer) oder anderen KI-gestützten Sprachmodellen eröffnet die Chance, automatisch präzise Prozessbeschreibungen für einzelne Prozessschritte oder sogar komplexe End-to-End-Arbeitsabläufe zu generieren. Dies erleichtert nicht nur die Prozessdokumentation erheblich, sondern beschleunigt auch die Modellierung von Prozessen, da die Ausgabe beispielsweise direkt in Form eines BPMN-Modells (der Standardnotation im Business Process Management) erfolgen kann. Darüber hinaus kann KI-Technologie Fehler in Prozessdiagrammen erkennen und sicherstellen, dass die Prozesse korrekt abgebildet sind, was wiederum ihre Auswertbarkeit und Automatisierbarkeit gewährleistet. Ergänzend dazu prüft KI erstellte Prozessdiagramme auf wiederkehrende Muster und vergleicht sie mit etablierten Standards. Auf dieser Grundlage können Optimierungsvorschläge und Lösungsansätze entwickelt werden, um Engpässe und Prozessschleifen zu vermeiden.
Die Vorteile künstlicher Intelligenz im Bereich der Prozessoptimierung gehen jedoch noch weiter. Neben mittlerweile standardmäßig eingesetzten Anwendungen wie der Autovervollständigung von Formularfeldern und der Überprüfung der eingegebenen Benutzerdaten auf Konsistenz und Fehler, sucht KI gezielt nach Elementen im Prozessdiagramm und liefert basierend auf den darin enthaltenen Informationen sprachbasierte Antworten. Diese reaktionsschnelle Interaktion erstreckt sich bis hin zu Chatbots, die Anwendern in Echtzeit zur Seite stehen, bei Fragen unterstützen, Wissen vermitteln und Probleme bei der Prozessausführung lösen. Auf diese Weise können Prozessbeteiligte Informationen schneller und einfacher abrufen, ohne jedes Mal aufwendig die gesamte Prozesslandschaft zu durchforsten.
Durch die Fähigkeit zur Analyse großer Mengen an Prozessdaten kann KI zudem Automatisierungspotenziale erkennen und Aufgaben selbstständig automatisieren. Dies beschleunigt und vereinfacht die gesamte Prozessautomatisierung erheblich, reduziert Fehler bei der Bearbeitung und entlastet menschliche Arbeitskräfte von repetitiven Aufgaben.
Künstliche Intelligenz und BPM – das Dreamteam der Zukunft
Das KI-gestützte Prozessmanagement ebnet den Weg für eine völlig neue Dimension der Automatisierung und Optimierung, wodurch die Effizienz und Wirtschaftlichkeit von Prozessen signifikant gesteigert werden können. Diese Fortschritte sind jedoch erst der Anfang, denn die kontinuierliche Entwicklung von KI deutet darauf hin, dass immer weitere Einsatzmöglichkeiten und Potenziale im Bereich des Business Process Managements entstehen werden.
Die Sorge vor KI als Bedrohung für Mitarbeiter, unter dem Gedanken “KI nimmt mir den Job weg”, gilt es dabei zu überwinden. Vielmehr sollte KI als eine Unterstützung angesehen werden, die beispielsweise beim Ausfüllen von Formularen hilft, Informationen strukturiert aufbereitet und Geschäftsabläufe beschleunigt. In der Praxis werden BPM-Lösungen zukünftig sowohl Best-of-Breed-Lösungen wie ChatGPT einsetzen, aber auch eigens entwickelte KI-Algorithmen enthalten, um eine größtmögliche Abdeckung und Genauigkeit der Ergebnisse sicherzustellen.
Vertikalisierung der KI, spezifische Anwendungsfälle und Grenzen
Die Zukunft von KI wird durch eine verstärkte Vertikalisierung geprägt sein, wobei zunehmend maßgeschneiderte KI-Technologien für spezifische Anwendungsfälle entwickelt werden. Dies ermöglicht gezielte Lösungen für komplexe Business-Probleme und treffsichere Antworten. Je komplexer und spezifischer die Prozesse werden, desto wichtiger wird es, Technologien zu entwickeln, die auf die genauen Ansprüche zugeschnitten sind. Zu allgemeine KI-Modelle könnten hier Schwierigkeiten haben, mit der Vielzahl von Anforderungen, Feinheiten und Daten umzugehen.
Bei all der Euphorie rund um KI darf die Rolle des menschlichen Beitrags bei der Überprüfung der von KI generierten Ergebnisse nicht unterschätzt werden. Obwohl KI-Modelle zweifellos leistungsstark sind, immun gegen Fehler, die aufgrund von falschen oder unvollständigen Daten auftreten können, sind sie keineswegs. Solche Fehler lassen sich nur durch menschliche Prüfung erkennen und korrigieren. Ebenso kann KI Schwierigkeiten haben, den Kontext und die Nuancen einer Situation vollständig zu erfassen. Hierbei sind menschliche Fähigkeiten wie ein tieferes Verständnis komplexer Zusammenhänge sowie Empathie und Einfühlungsvermögen von unschätzbarem Wert, um die Angemessenheit der generierten Ergebnisse zuverlässig zu bewerten.
Menschliche Intelligenz ist nicht ersetzbar
Letztlich bleibt menschliche Intelligenz unersetzlich, um die Grenzen und Schwächen von KI auszugleichen und sicherzustellen, dass die erzielten Resultate von hoher Qualität, logisch schlüssig, verlässlich und ethisch vertretbar sind. So führt die Symbiose aus menschlicher Expertise und KI-Technologie oft zum besten Ergebnis. Die kontinuierliche Weiterentwicklung von KI-Technologien wird zweifellos die Art und Weise, wie Prozessmanagement gelebt wird, weiterhin grundlegend transformieren. Die Integration von KI, insbesondere ChatGPT, verspricht bereits heute verlockende Vorteile für Unternehmen. Spezialisierte KI-Technologien haben das Potenzial, effizientere, agilere und datengesteuerte Prozesse zu entwickeln, Raum für kreativere und strategischere Tätigkeiten zu schaffen und so die Grundlage für neue, innovative Geschäftspraktiken zu bilden.
