Künstliche Intelligenz entfesseln für eine erfrischende Sommerpause: Einblicke aus der Slack Summer Holiday Season-Umfrage
Autorin/Redakteur: Nina Koch, Director Customer Success Continental Europe bei Slack/gg
Der deutsche Mittelstand, historisch bekannt für seine Widerstandsfähigkeit angesichts zahlreicher Herausforderungen, steht nun vor einer weiteren Frage – wie stellen Arbeitgeber sicher, dass ihre Mitarbeiter:innen während des Sommerurlaubs wirklich abschalten können und gleichzeitig die Arbeitsbelastung um diese Auszeiten herum effizient bewältigen? Erste Antworten darauf liefert der “Slack Holiday Season Survey”, eine Umfrage, die vom Marktforschungsinstitut YouGov im Auftrag des Technologieunternehmens Slack durchgeführt wurde und mehr als 1.000 Büroangestellte aus kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland einbezog.
Die Ergebnisse der Befragung zeigen deutlich, dass es in diesem Bereich noch viel zu tun gibt: So können weniger als ein Drittel der befragten Mitarbeiter:innen im mittelständischen Umfeld (28 Prozent) direkt zu Beginn ihres Urlaubs abschalten. Erschreckend: Ein beachtliches Drittel (32 Prozent) der Beschäftigten in kleinen und mittelständischen Unternehmen bleibt während ihres Sommerurlaubs für die Arbeit erreichbar. Und selbst unter denjenigen, die angeben, während ihres Urlaubs nicht erreichbar zu sein, berichten immer noch 16 Prozent, mindestens einmal pro Woche einen Blick in ihre dienstlichen Nachrichten zu werfen. Noch erschreckender ist, dass das Gefühl der Erholung bei rund 56 Prozent der Büroarbeiter:innen innerhalb einer Woche nach dem Urlaub bereits verblasst. Folglich wünscht sich fast die Hälfte (46 Prozent) der Befragten Automatisierungstools und auf künstlicher Intelligenz basierende Anwendungen, die eingehende Nachrichten während ihrer Abwesenheit priorisieren und sortieren können, um eine produktivere Rückkehr zur Arbeit zu gewährleisten.
Die wachsende Nachfrage nach der Integration von KI in Arbeitsabläufe
Längere Auszeiten wie ein Urlaub sollen dazu dienen, dass sich Mitarbeiter:innen erholen, neue Kraft schöpfen und produktiver zur Arbeit zurückkehren Dennoch berichten lediglich 54 Prozent der befragten Mitarbeiter:innen im mittelständischen Umfeld, dass das eigene Produktivitätslevel nach dem Urlaub höher ist als vor dem Urlaub. Das Ziel “Erholung” also verfehlt? Der Schuldige hinter diesem Paradoxon könnte der oft hektische Wiedereinstieg und die Ansammlung von ausstehenden Aufgaben sein. Sie führen dazu, dass jegliche Entspannung, die Büroarbeiter:innen während ihrer Auszeit gewonnen haben, ein jähes Ende hat. Jedoch geben nur 28 Prozent der Teilnehmenden an, dass das eigene Unternehmen derzeit KI und Automatisierung einsetzt, um die Arbeitsbelastung zu bewältigen und die Rückkehr nach dem Urlaub zu erleichtern.
In Kontrast dazu äußert fast die Hälfte (48 Prozent) der Befragten aus dem mittelständischen Umfeld den Wunsch, dass ihre Arbeitgeber KI-Tools einführen, die beispielsweise eingehende Anfragen während ihrer Abwesenheit verwalten und an entsprechende Vertretungen weiterleiten können. Noch überzeugender: 46 Prozent der befragten Mittelständler:innen wünschen sich explizit die Implementierung solcher KI-gesteuerten Tools. Mit Hilfe von KI und automatisierten Workflows können Organisationen verhindern, dass der Workload einzelner Mitarbeitender durch liegengebliebene Aufgaben und Projekte während des Urlaubs über ein machbares Pensum hinaus ansteigt und somit zu Überstunden, Frust und erhöhten Stress rund um die Auszeit führt. Um das volle Entlastungspotenzial auszuschöpfen, lassen sich diese automatisierten Workflows für alle Mitarbeiter:innen am besten mit Hilfe eines benutzerfreundlichen Baukastensystems als Teil einer Produktivitätsplattform erstellen. So können automatisierte Workflows beispielsweise dazu dienen, das Team mit Updates aus beispielsweise dem integrierten CRM-System zu versorgen, Informationen in ein designiertes Dokument zu verschieben oder neue Teammitglieder bei den ersten Schritten und Aufgaben im Onboarding unterstützen.
Unternehmenswissen als Gemeinschaftsgut
Transparentes und einfach zugängliches Wissensmanagement, das allen Mitarbeitenden ermöglicht, sich schnell und präzise einen Überblick über laufende Projekte und Aufgaben zu verschaffen, kann insbesondere während der Urlaubszeit eine große Unterstützung sein. Denn so haben die Abwesenden nicht das ständige Gefühl, für ihre Arbeit erreichbar sein zu müssen. Wird kollektives Unternehmenswissen auf einer zentralen, digitalen Produktivitätsplattform gesammelt und für alle relevanten Stakeholder zugänglich gemacht, erlaubt es allen Mitarbeitenden, relevante Informationen, Dokumente und Arbeitsabläufe effizient zu teilen und abzurufen. So lassen sich strapazierende Engpässe, ausgelöst durch den Ausfall einzelner Kolleg:innen, vermeiden. Das Ergebnis ist nicht nur ein jederzeit reibungsloser Geschäftsbetrieb, sondern auch die gesteigerte kollektive Intelligenz der einzelnen Teams, ein besserer Teamgeist und Zusammenarbeit, bei dem alle sich beteiligt fühlen.
Ausschläge im Arbeitspensum um Auszeiten herum vermeiden
Unsere Studie zeigt unmissverständlich, dass Büroarbeitende bestrebt sind, KI und Automatisierung einzusetzen, um ihre Arbeitsbelastung zu verringern. Durch die Implementierung dieser Tools können Mitarbeiter:innen sich wirklich erholen und eine Rückkehr mit weniger Stress und erhöhter Produktivität erwarten. Flexibles Arbeiten sollte keine dauerhafte Verfügbarkeit bedeuten, die die Möglichkeit des Abschaltens untergräbt. Arbeitgeber müssen deshalb Unterstützung bieten und klare Grenzen setzen. Die digitale Arbeitsplatzinfrastruktur kann eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung des Wohlbefindens der Mitarbeiter:innen spielen.
In der dynamischen Welt des deutschen mittelständischen Unternehmensumfelds zeigt sich deutlich, dass KI und Automatisierung als Schlüsselspieler auf dem Weg zu einer erfrischenden Sommerpause aufkommen, die letztendlich sowohl den allgemeinen Zustand der Mitarbeitenden als auch die organisatorische Produktivität fördert.
