Unified Communications as a Service: Der Schlüssel zur neuen Arbeitswelt
Idealerweise bietet eine UCaaS-Lösung zudem noch weitere, im Geschäftsalltag nützliche Funktionen, beispielsweise eine übersichtliche Aufgabenverwaltung, automatisierte Dateifreigaben oder flexibel anpassbare Kalendererinnerungen. Über offene APIs können zudem je nach Bedarf auch Anwendungen von Drittanbietern integriert und bereitgestellt werden.
Durch die Bereitstellung über die Cloud durch einen externen Dienstleister müssen keine hauseigenen Server gesichert oder gewartet werden und Kapazitäten lassen sich je nach Bedarf modular und punktgenau buchen und flexibel skalieren. So können beispielsweise Veränderungen in der Belegschaft oder unvorhergesehene Ereignisse wie die Home Office-Pflicht während der Corona-Pandemie ausgeglichen werden. Zudem fallen Investitionen in PBX-Hardware oder Gebäudeverkabelung für Telefone weg.
Die ideale UCaaS-Implementierung: Planung ist alles
In den meisten Unternehmen wird bereits eine Kollaborations- und Kommunikationsinfrastruktur bestehen. Dementsprechend ist die UCaaS-Implementierung in den meisten Fällen eine Migration von alten auf neue Systeme und Prozesse. Dabei kann vieles schief gehen, muss aber nicht, wenn ein Unternehmen einige grundlegende Aspekte beachtet.
Zunächst, noch bevor ein UCaaS-Anbieter ausgewählt wird, sollten Verantwortliche genau prüfen, welches UCaaS-Modell die Anforderungen des Unternehmens an Kollaboration und Kommunikation bestmöglich erfüllt und ob dieses Modell zudem zu den bestehenden Systemen und Prozessen im Unternehmen passt. Außerdem sollten sich Unternehmen darüber klar werden, welche Faktoren einer UCaaS-Lösung den größten Stellenwert für sie einnehmen: Flexibilität, Skalierbarkeit, Kosten-Management, Funktionsumfang sind dabei die am häufigsten genannten Aspekte, aber je nach Geschäftsanforderungen können es auch andere sein.
Wenn diese Fragen geklärt sind, ergibt sich daraus der nächste Schritt: Die Wahl der richtigen Cloud-Umgebung, von Single-Cloud- über Multi-Cloud- bis hin zu Hybrid-Cloud-Infrastrukturen. Alle verfügen über ihre eigenen Vor- und Nachteile und sind für verschiedene Anwendungsszenarien besser oder schlechter geeignet – demensprechend ist es essenziell, dass Unternehmen gründlich abstecken, was ihre Anforderungen sind. An dieser Stelle ebenfalls essenziell und oft vergessen: Die Kündigungsfristen der bestehenden PBX-Verträge prüfen. So lässt sich vermeiden, dass während und nach der Migration der Altvertrag noch parallel mitläuft und Kosten und – im schlimmsten Fall – technische Probleme verursacht.
Auch die eigentliche Migration sollte sorgfältig geplant werden, beginnend beim Umfang und Tempo: Kleine und mittelständische Unternehmen fahren oft besser, möglichst schnell und umfassend zu migrieren, während für große Unternehmen ein stufenweiser Ansatz besser geeignet ist. Dieser Ansatz ist zudem hilfreich, um mehr Akzeptanz für die Migration und Nutzung der neuen Systeme zu schaffen: Wenn diese bereits in einzelnen Abteilungen erfolgreich genutzt werden und den Arbeitsalltag bestimmter Anwendergruppen erleichtern, ist dies für unter Umständen skeptische Mitarbeiterende ein effektiver Beweis für ihren Mehrwert.
Das Ergebnis: Eine merkliche Erleichterung der Kollaboration und Kommunikation in den Teams und ein effektiveres Arbeiten in hybriden und Remote-Arbeitsmodellen. So können Unternehmen nicht nur alltägliche Arbeitsprozesse effizienter und produktiver gestalten, sondern auch die Anforderungen und Wünsche der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von heute und morgen erfüllen – ein signifikanter USP im Talentmarkt zu Zeiten von Fachkräftemangel und einem Arbeitsmarkt, der sich zunehmend zu Gunsten der Arbeitnehmer wandelt.
