Checkliste für sauberes Cloud Tagging

Autor/Redakteur: Wolfgang Schuster, Business Value Advisor bei Flexera/gg

Um Multi- und Hybrid-Cloud im Griff zu behalten, braucht man eine ordentlich aufgesetzte Cloud Governance. Das einheitliche Tagging von Cloud-Assets ist dafür essenziell. Doch während die Kennzeichnung selbst noch (relativ) einfachen Regeln folgt, gilt es, die Richtlinien im Nachgang auch durchzusetzen.

„Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es heraus“. Was aber, wenn man gar nicht genau weiß, nach was man rufen soll? Wo ein Name fehlt, ist auch keine Antwort zu erwarten. Und wo die Kennzeichnung für ein IT-Asset fehlt, lassen sich Anwendungen, Instanzen und Rechner nur schlecht verwalten. So banal das klingt, für Cloud-Administratoren ist dieses Problem durchaus real. Vor allem da die Cloud-Welt in Unternehmen kontinuierlich wächst und an Komplexität gewinnt.

Laut State of the Cloud Report 2023 gehört der parallele Einsatz von Public und Private Clouds (Hybrid Cloud) mit 72 Prozent zur Best Practice von Unternehmen. Häufigste Kombination ist ein Mix aus mehreren Public und Private Clouds. Ganze 87 Prozent der Unternehmen setzen zudem auf eine Multi Cloud-Strategie und greifen beim Cloud Computing auf mehr als einen Anbieter zurück.

Namenschaos in der Cloud

Fehlen hier Richtlinien und klar definierte Kategorien sehen sich IT-Verantwortliche schon bald einem Chaos-Cloud gegenüber. Dabei geht es nicht nur um an der IT vorbei angeschafften Instanzen und SaaS-Anwendungen. Die Anarchie in Cloud-Infrastrukturen beginnt auf elementarer Ebene, nämlich bei der Bezeichnung der Cloud-Assets. Anbieter verwenden kryptische Namen für Instanzen, während intern die Ressourcen mit provisorischen Namen versehen werden. Die Tags erfolgen oft keinem einheitlichem Muster, da eine unternehmensübergreifende Governance  entweder fehlt oder in der Praxis ignoriert wird. Alte und neue Datensätze vermischen sich, Tipp- und Rechtschreibfehler bleiben erhalten.

Umso wichtiger ist es für Unternehmen, im Rahmen der Cloud Governance eine unternehmensübergreifende Tagging-Strategie zu implementieren. In der Praxis heißt das, im ersten Schritt aussagekräftige und konsistente Tags zu definieren und diese anschließend als Best Practice im Cloudmanagement durchzusetzen.

Was sind Tags?

Tags sind ein wesentlicher Mechanismus, um Cloud-Assets mit Metadaten zu versehen und damit schnell und zielgerichtet auf wichtige Informationen in der Cloud-Umgebung zugreifen zu können. Sie setzen sich aus einem Schlüssel (Key) und einem Wert zusammen. Der Schlüssel gibt dabei die Kategorie vor, während der Wert eine genauere Beschreibung liefert. Ein gängiger Schlüssel ist beispielweise die Kategorie „Abteilung“, die mit den Werten „IT Compliance“, „DevOps“ oder „Controlling“ versehen wird.

Mit einem konsistenten Satz an Tags, lassen sich IT- und Cloud-Assets den jeweiligen Anwender(gruppen) im Unternehmen eindeutig zuordnen. Sauber aufgesetzt schaffen die Metadaten zudem die Grundlage, um Prozesse weiter zu automatisieren und zu beschleunigen. Dazu gehören unter anderem das Ausgabenmanagement, das Reporting, die Compliance, die Bereitstellung und Installation von Anwendungen sowie die IT-Sicherheit.

Wer ist für die Tags verantwortlich?

Die zahlreichen Anwendungsgebiete zeigen klar: Tags sind für eine Reihe von Stakeholdern im Unternehmen relevant. Für die Definition und Kontrolle der Tagging-Richtlinien ist zwar grundsätzlich ein sogenanntes Cloud Governance Team verantwortlich. Dieses sollte aber keinesfalls im Alleingang agieren. Vielmehr empfiehlt es sich, bei der Feinabstimmung und vor allem bei der Umsetzung der einzelnen Schritte die jeweiligen Ansprechpartner der Abteilungen mit ins Boot zu holen. So lässt sich ein weitreichendes Feedback einholen und ein Verständnis darüber schaffen, wer welche Daten wann und für welche Abläufe innerhalb seiner Abteilung überhaupt benötigt. Fehlt diese Abstimmung im Vorfeld, besteht die Gefahr, dass die Tagging-Strategie mitsamt den schön zurechtgelegten Policies in der Umsetzung ins Leere läuft.

Die Mitglieder des Cloud Governance Teams stammen dabei nicht zwingend aus dem technischen Umfeld, sondern setzen sich aus Verantwortlichen verschiedensten Bereichen zusammen, unter anderem Vertrieb, Marketing, Finanzwesen und Controlling. Diese Vielfalt stellt sicher, dass zukünftige Tagging-Richtlinien die Anforderungen der Anwender zielgerichtet erfüllen und in der Praxis bereitwilliger akzeptiert werden. Sind die unternehmensweiten Tagging-Richtlinien erst einmal gemeinsam definiert, sind die Ressourcenbesitzer und Entwicklungsteams an der Reihe und können im weiteren Verlauf Tags selbständig erstellen und hinzufügen.