Digitale Zusammenarbeit hilft nicht nur in Krisenzeiten

Autor/Redakteur: Dirk Kiefer, Director Public Innovations bei CGI in Deutschland/gg

Die Zweckmäßigkeit moderner Kollaborationswerkzeugen zur Aufrechterhaltung von Geschäftsprozessen zeigt sich drastisch in Krisensituationen. Gleichzeitig demonstrieren sie damit aber auch ihr Potenzial zur Optimierung von Kommunikation und Zusammenarbeit in ganz normalen Zeiten.

Viele Geschäftsabläufe können aktuell mit Hilfe von Kollaborationswerkzeugen und -plattformen aufrechterhalten werden. Für eine ganze Reihe von Unternehmen hängt sprichwörtlich das Überleben von ihnen ab. Aus dieser Erfahrung können Lehren gezogen werden, die auch für den hoffentlich bald wieder anstehenden geschäftlichen Alltag genutzt werden können und sollten.

Je komplexer die Organisation, desto wertvoller die digitale Plattform

Ein entscheidendes Kriterium für Auswahl und Zuschnitt einer geeigneten Lösung ist dabei die Unternehmensgröße. Je größer eine Organisation, desto höher sind die Ansprüche an eine Kommunikations-, Kollaborations- und Kooperationsplattform, die ihrem komplexen Aufbau gerecht wird. Große Unternehmen, Konzerne, Behörden und Institutionen besitzen häufig eine verflochtene interne Struktur mit diversen Silos. Die interne Durchlässigkeit solcher Organisationen über Abteilungen und Ebenen hinweg ist meist sehr gering. Dies behindert die Agilität und Flexibilität von Geschäftsprozessen und erschwert die bei komplexen Organisationen so wichtige Einhaltung gemeinsamer Standards und Richtlinien. Gerade in Zeiten der digitalen Transformation mit ihren disruptiven Veränderungen und Unwägbarkeiten kann sich das als elementarer Wettbewerbsnachteil herausstellen. Um stattdessen die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, sind entsprechend ausgelegte Kollaborationsplattformen eine adäquate Lösung.

Zu den Vorteilen, die eine solche Plattform im Idealfall gegenüber herkömmlichen Formen der Zusammenarbeit bietet, gehören:

• Die einheitliche und transparente Kommunikation nach innen: Sie steigert die Durchlässigkeit sowohl von unten nach oben, als auch zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen im Unternehmen, und beschleunigt die transparente gegenseitige Lernfähigkeit insbesondere im Digitalisierunskontext.
• Die einheitliche und transparente Kommunikation nach außen: Sie gestattet die koordinierte Einbeziehung externer Stakeholder wie Kunden oder Partner und die einfache Partizipation für Kunden oder im öffentlichen Bereich Bürgerinnen und Bürger.
• Die Integration, Verwaltung, Bereitstellung und transparente Kommunikation von Echtzeitdaten und Statusinformationen: Sie verknüpft interne und externe Quellen in einer einfachen, visuellen Benutzeroberfläche für die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten.

All diese Teilaspekte sollte eine Kollaborationsplattform abdecken. Damit können die Beteiligten auf digitaler Ebene in die notwendigen Entwicklungsprozesse eingebunden und so die Transformation transparent und interaktiv gesteuert werden. Die individuelle Anpassung erfolgt durch die Abbildung der Workflows, die Einbindung interner und externer Kommunikationsflüsse und die Erstellung entsprechender Dashboards. Damit ist sie ein adäquates Werkzeug gerade für Veränderungen im Zuge der Digitalen Transformation, weil sie die Konzentration auf Inhalte, Strukturen, Workflows und deren gegenseitige Verflechtung zum Erreichen der gewünschten Mehrwerte gestattet.