Zufriedenheit von Anfang an: Wie Mitarbeiter-Apps das Kündigungsrisiko durch automatisiertes Onboarding senken

Onboarding-Prozesse haben Frontline-Beschäftigte oft nicht im Blick

Sinnvoll ist der Einsatz automatisierter Prozesse vor allem für Unternehmen mit vielen Beschäftigten, die nicht an einem PC arbeiten und dadurch von strukturierten aktuellen Informationen, internem Austausch und digitalen Tools abgeschnitten sind. Das betrifft Mitarbeitende in der Produktion, im Einzelhandel, auf Baustellen, in der Gastronomie und Hotellerie, im Transportwesen, etwa auf Flughäfen und im öffentlichen Nahverkehr, oder im Gesundheitswesen – auch Frontline-Mitarbeiter und -Mitarbeiterinnen genannt. Das Problem ist, dass viele Unternehmen in diesen Branchen Onboarding-Strategien verfolgen, die zwar für Büroangestellte geeignet sind, aber wichtige Anforderungen von Frontline-Mitarbeitenden vernachlässigen. Solche Teams sind oft über verschiedene Standorte verteilt, was persönliche Schulungen kostspielig und ineffizient macht. Hohe Fluktuation und saisonale Arbeitsverträge machen es schwierig, zusätzliche Investitionen in passende Onboarding-Programme zu rechtfertigen. Gerade an diesen Arbeitsplätzen helfen automatisierte Prozesse, insbesondere dann, wenn es um Informationen geht, die neue Beschäftige brauchen, um sich schnell selbständig zurecht zu finden. Eine Studie von Forrester Research hat beispielsweise ergeben, dass 58 Prozent der befragten Frontline-Mitarbeitenden sich einen selbstständigen und bequemen Zugriff auf Schulungsunterlagen wünschen. Eine Mitarbeiter-App kann dies leisten und die wichtigsten Unterlagen, Tools oder Einführungsvideos ortsunabhängig bereitstellen.

Mensch und Technologie arbeiten Hand in Hand

Übrigens haben auch die Manager und Teamleiter oft noch wenig Erfahrung mit der verantwortungsvollen Aufgabe, neue Mitarbeitende einzuarbeiten: Die Harvard Business Review stellte fest, dass bis zu 40 Prozent der Manager von Frontline-Teams im ersten Jahr ihrer Führungstätigkeit sind. Durch die Zuweisung von Aufgaben im Rahmen des automatisierten Onboardings können sie dabei unterstützt werden, die Mitglieder ihrer Teams bestmöglich zu begleiten: Die App erinnert sie beispielsweise an Feedback-Gespräche und liefert eine strukturierte Anleitung für das Gespräch gleich mit.

Denn digitalisierte Prozesse zu nutzen, bedeutet selbstverständlich nicht, die gesamte Einarbeitung zu automatisieren. Automatisierte Prozesse können in vielen Bereichen unterstützen, sie müssen aber immer persönlich begleitet werden. Insbesondere in den ersten Wochen im neuen Job sind der persönliche Kontakt mit Personalern und Führungskräften und der Austausch mit dem Team unverzichtbar. Ersetzen kann eine digitale Lösung das nicht. Aber sie kann alle Beteiligten entlasten und ihnen die Arbeit erleichtern. Ein Beispiel: Die Mitarbeitenden können über die App ihr Feedback zum Onboarding-Prozess geben. Falls dabei Probleme bei der Einarbeitung deutlich werden, sollte ein Personaler oder eine Führungskraft direkt ein Gespräch suchen. Auch die Erwartungen, die der Arbeitgeber an neue Kolleginnen und Kollegen hat, sollten stets persönlich vermittelt werden. Wenn es um Führung geht, ist der persönliche Kontakt nicht zu ersetzen. Aber der automatisierte Workflow stellt sicher, dass die Grundstruktur und die Qualität des Onboarding-Prozesses gewährleistet sind. Und Personalverantwortliche können sich stärker auf die wichtigen persönlichen Kontakte fokussieren. Im Zusammenspiel sorgen Mensch und Technologie so dafür, dass neue Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag an zufrieden sind und legen damit den Grundstein für eine dauerhafte Arbeitsbeziehung.