Zufriedenheit von Anfang an: Wie Mitarbeiter-Apps das Kündigungsrisiko durch automatisiertes Onboarding senken
Autor/Redakteur: Cristian Grossmann, CEO der Beekeeper AG/gg
Wenn Mitarbeitende kündigen, wird es oft teuer: Eine Studie von Deloitte kommt zu dem Ergebnis, dass Einstellung und Entlassung Unternehmen im Jahr 2019 durchschnittlich 14.900 Euro pro Stelle kosteten. Zusätzlich gehen wichtiges Fachwissen und betriebsspezifische Kenntnisse verloren – eine Ressource, die unbezahlbar ist. Wie können Unternehmen verhindern, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kündigen? Zum Beispiel, indem sie dafür sorgen, dass schon die Einarbeitungszeit als angenehm und strukturiert erlebt wird. Ist der erste Eindruck positiv, wirkt sich das langfristig auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und ihre Bindung an das Unternehmen aus. Beim Onboarding können Mitarbeiter-Apps beide Seiten entlasten, indem sie Workflows automatisieren, Feedbacks ermöglichen und Informationen bereitstellen.
In den vergangenen Jahren haben infolge der Pandemie überdurchschnittlich viele Beschäftigte ihren Arbeitgebern den Rücken gekehrt – nicht nur in Gastronomie und Hotellerie, sondern auch an den Flughäfen, in Krankenhäusern oder in Pflegeeinrichtungen. Viele Berufstätige haben ihre Branche auf der Suche nach krisensicheren Arbeitsplätzen vielleicht für immer verlassen. Die höchste Fluktuation weisen in Deutschland laut IAB-Forschungsbericht vom Dezember 2020 die Beherbergungs- und die Gastronomiebranche auf. Am treuesten sind die Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung und in der Kredit- und Versicherungsbranche. Hier bleiben sie im Schnitt mehr als 18 Jahre im selben Betrieb. Die Beschäftigungsdynamik ist mit einer Abwanderungsquote von 23,1 Prozent in mittleren Betrieben am höchsten, gefolgt von Großbetrieben mit einer Quote von 20,5 Prozent.
Von einem erfolgreichen Onboarding profitieren beide Seiten
Aufgrund des Fachkräftemangels wird es für die Personalabteilungen immer schwerer und langwieriger, frei gewordene Stellen mit Kandidatinnen und Kandidaten neu zu besetzen. Unternehmen können nicht immer verhindern, dass Mitarbeitende gehen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, wertvolle Fachkräfte wirkungsvoll an die Firma zu binden. Eine wichtige Basis für eine langfristige Zusammenarbeit ist für alle Beteiligten ein gelungener und effektiver Start in die neue Position. Die Neuen einzustellen, sie zielgerichtet einzuarbeiten und in die bestehenden Abläufe, Strukturen und in die Firmenkultur einzubinden – das Onboarding – ist ein komplexer Prozess für Personaler und Führungskräfte. Je nach Position und Aufgabe kann er sich über mehrere Monate erstrecken. Kein Unternehmen sollte es dem Zufall überlassen, wie neue Teammitglieder ihre ersten Tage erleben. Denn auch aus dem Blickwinkel der Beschäftigten gilt: Der erste Eindruck zählt. In einer Zeit mit viel Wechseldynamik, wie wir sie aktuell erleben, ist es für die Arbeitgeber wiederum wirtschaftlich nicht nur entscheidend, dass neue Kolleginnen und Kollegen über die Probezeit hinaus bleiben, sondern auch, wie zeitnah sie ihre Arbeit produktiv erledigen können. Wer beim Onboarding Zeit verliert, verliert Geld.
Automatisierte Prozesse senken Einarbeitungszeit um 50 Prozent
Wie in anderen Unternehmensbereichen auch sind im Onboarding-Prozess viele Arbeitsabläufe standardisiert. Sie lassen sich daher leicht digitalisieren und automatisieren. Mit digitalen Lösungen können Mitarbeitende jederzeit über eine App auf ihrem Smartphone auf wichtige Informationen zugreifen und in Arbeitsabläufe eingebunden werden. Hier finden sie alles von der Willkommensnachricht und dem Orientierungsvideo über Informationen zu Schulungen, wichtigen Leitfäden und Policies wie Arbeitsanleitungen, Gesundheits- und Sicherheitsverfahren bis hin zu Feedbackformularen und Informationen zu Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen. Zugleich profitiert die Personalabteilung von einem systematischen Prozess, mit dem sie die wichtigsten Informationen und Aufgaben strukturiert an neue Mitarbeitende übermitteln und die Fortschritte bei deren Erledigung nachverfolgen kann.
Unternehmen, die Onboarding-Tools wie unsere Beekeeper-App nutzen, konnten die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter um bis zu 50 Prozent reduzieren. Das Luxushotel Resorts World Las Vegas beispielsweise hat innerhalb weniger Wochen erfolgreich insgesamt 5.000 neue Mitarbeitende in allen Abteilungen eingearbeitet. Wurde zuvor mit mehreren HR-Tools unterschiedlicher Hersteller gearbeitet, finden sich heute alle Standardprozesse und Richtlinien an einem Ort. Die Schulung neuer Kolleginnen und Kollegen erfolgt vollständig ohne Papiermaterialien – und schont so ganz nebenbei die Umwelt und das Budget. Ändern sich Arbeitsanweisungen oder gibt es einen Notfall, so werden über die mobilfähige App zielgerichtet die betroffenen Beschäftigten innerhalb von einer Minute informiert.
