KI und die Cloud – im Vertragsmanagement eine unschlagbare Kombination

Autor/Redakteur: Martin Mohr, Vice President Business Development and Alliances EMEA bei Icertis/gg

Eines der Paradigmen, mit denen sich viele Unternehmen gerade in diesen schwierigen Zeiten, beschäftigen müssen, ist die Digitalisierung. Dass hierbei die Cloud eine wichtige Rolle spielt, steht sicherlich außer Frage.

Ein Bereich jedoch, über den in diesem Zusammenhang vergleichsweise selten gesprochen wird, der aber wirklich jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin zumindest mittelbar betrifft, ist das Vertragsmanagement der Unternehmen. Denn: Ohne Verträge existiert ein Unternehmen gar nicht erst. Das wird sehr schnell deutlich, ruft man sich die Vielfalt der Verträge ins Gedächtnis, die letztendlich das Unternehmen und seine Aktivitäten definieren. Seien es Arbeitsverträge, Verträge mit Kunden, Lieferanten, Partnern und den Gesellschaftern eines Unternehmens, um nur einige Bespiele zu nennen. Auf diese Weise kommen in großen, weltweit tätigen Unternehmen unter Umständen auch mal mehrere Millionen Verträge zustande.

Allerdings liegt der wirkliche Wert der Verträge in den Klauseln und Vereinbarungen unter anderem zu Preisen, Lieferfristen, Qualitäten und anderen Parametern. Diese gilt es zu definieren, mit den Lieferanten und Kunden festzuzurren und schließlich auch deren Einhaltung zu kontrollieren. Und hier ergeben sich gleich eine ganze Reihe von Herausforderungen, vor die die Unternehmen gestellt werden: Wie konsistent sind die Vereinbarungen über bestehende und neu zu vereinbarende Verträge hinweg? Welcher Vertrag hat die aktuell gültigen Parameter für einen existierenden Kunden und welche Vorgaben sind einzuhalten, wenn es um neue Lieferanten geht? Spätestens an dieser Stelle müssen die Mitarbeiter dann das Recherchieren in sogenannten Legacy-Verträgen beginnen, mit ERP- und CRM-Systemen abgleichen und daraus schließlich die richtigen Parameter extrahieren.

CLM und Standardsoftware

Eine Ausnahme von dieser Vorgehensweise bildet ein intelligentes Vertragsmanagement (CLM, Contract Lifecycle Management). Denn CLM, beispielsweise in Form von ICI (Icertis Contract Intelligence) des US-CLM-Spezialisten Icertis, kann in die Anwendungen zur Unternehmenssteuerung wie ERP und CRM integriert werden. Die Möglichkeit zur Integration von ICI in SAP Ariba sorgt dafür, dass wechselseitig im CLM und der Unternehmenssoftware die korrekten Vertragsparameter übernommen werden können. In neue Verträge werden somit automatisch die korrekten Klauseln und Inhalte übernommen. Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Werden in Verträgen die Parameter adaptiert, erfolgt die Übernahme selbiger in SAP Ariba. Diese Optionen bedeuten eine enorme Arbeitserleichterung für Einkauf, Vertrieb und Rechtsabteilung beim Abschluss neuer Verträge.

Altlast Legacy-Verträge

Doch wie sieht es mit bestehenden Verträgen aus, die möglicherweise bereits vor Jahren geschlossen wurden und lediglich in Papierform vorliegen? Damit auch unter diesen Bedingungen produktiver gearbeitet werden kann, müssen die Legacy-Verträge in die Lösung für das Vertragsmanagement übertragen werden.

Das klingt zunächst banal, müssen diese Papier-basierten Dokumente doch „nur“ gescannt werden. Das ist jedoch schlicht zu kurz gedacht. Denn es reicht keineswegs aus, nur eine digitale Kopie der Verträge zu erstellen. Der Wert liegt ja nicht im Abbild, sondern in den Vertragsklauseln, also den Inhalten selbst.

Dazu muss folglich aus dem Vertrag zusätzlich via OCR der Text extrahiert werden – was mit gegenwärtiger OCR-Software kein großes Problem darstellt. Der entscheidende Schritt des Produktivitätssprungs erfolgt jedoch erst danach: Es gilt aus dem Schriftstück die Vertragsinhalte automatisch herauszufiltern. Zwar ist das auch manuell möglich, doch in großen Konzernen mit Millionen von Verträgen (siehe oben), ohne digitale Unterstützung eine kaum zu bewältigende Aufgabe.